Встреча в формате B2B заканчивается позитивными словами: «Это выглядит интересно», «Давайте оставаться на связи» и «Мы обсудим это внутри компании». Продавец отправляет благодарственное письмо и ждет. Две недели спустя CRM-система по-прежнему показывает, что сделка активна, но решения, ответственного лица и даты нет.

Полезность встречи оценивается не по тому, насколько дружелюбной она была, а по тому, что обе стороны поняли и договорились делать дальше.

Практический ответ на вопрос о том, как действовать после встречи по продажам в сегменте B2B, заключается в том, чтобы отделить принятие решений от обсуждения, подтвердить предпринятые действия и ответственных лиц, отправить краткий отчет покупателю, обновить внутреннюю запись о клиенте и пересмотреть возможность, если согласованные дальнейшие шаги не были предприняты.

Немедленно создайте реестр решений.

В протоколе совещания выделите пять отдельных категорий:

Это предотвращает превращение интересной дискуссии в выдуманное обещание.

Подтвердите проблему покупателя на его языке.

В итоговом отчете должно быть видно, что продавец понимал ситуацию на рынке.

Например:

Ваша первоочередная задача — сократить количество отказов герметизации на линии 2 без изменения утвержденного упаковочного материала. В первую очередь команде необходимо подтвердить, является ли основной причиной колебания температуры или давление в зажимных губках.

Избегайте переформулирования встречи в виде презентации продукта. Если покупатель скорректировал формулировку проблемы, используйте исправленную версию.

Превратите следующие шаги в конкретные действия.

Для каждого действия необходимо:

• Что будет сделано?
• Почему это важно
• Владелец
• Поддерживающее лицо
• Срок оплаты
• Зависимость
• Ожидаемый результат
• Следующий пункт проверки

Слабый:

Отправьте образцы и свяжитесь с нами для дальнейшего обсуждения.

Сильнее:

Инженер-технолог поставщика отправит десять образцов и утвержденный метод испытаний к 28 июля. Инженер по качеству заказчика проведет испытания на линии 2 в течение недели, начинающейся 4 августа, и сообщит результаты (пройдено/не пройдено). Обе команды проанализируют данные 12 августа.

Более решительные действия можно предпринять без догадок.

Напишите краткий обзор для покупателя, а не для CRM-системы.

Полезное электронное письмо может иметь следующую структуру:

Тема: Испытание по линии 2: согласованные действия и обзор от 12 августа.

Спасибо за сегодняшнюю дискуссию. Насколько я понимаю, первоочередной вопрос заключается в том, может ли предлагаемый материал снизить количество отказов уплотнений на линии 2 без изменения утвержденного технологического процесса.

Согласованные действия:

• Мы вышлем десять образцов и методику тестирования к 28 июля.
• Мария будет координировать испытания по второй линии в течение недели, начинающейся 4 августа.
• Ваша команда по контролю качества предоставит результаты измерений перед нашей проверкой 12 августа.

Открытый вопрос: пожалуйста, подтвердите допустимый лимит миграции, чтобы наша техническая команда могла проверить критерии тестирования.

Если я что-то неправильно понял, пожалуйста, исправьте это.

Краткий, конкретный и легко поддающийся корректировке обзор.

После встречи не следует добавлять новые обязательства.

В последующем электронном письме не следует предлагать неутвержденные скидки, обещать доставку, делать технические заявления или расширять объем работ.

Если в результате внутренней проверки позиция продавца изменится, четко укажите это:

После согласования с производственным отделом, запрошенный четырехнедельный срок выполнения заказа пока не подтвержден. Мы сообщим точную дату к пятнице.

Это лучше защищает доверие, чем молчаливое изменение обещания.

Обновите внутреннюю учетную запись отдельно.

Для работы CRM-системы требуется больше деталей, чем просто адрес электронной почты покупателя.

Магазин:

• Участники и их роли
• Проблемы покупателей и критерии успеха
• Подтвержденные факты
• Доказательства на этапе принятия решения
• Признаки влияния и авторитета заинтересованных сторон
• Возражения и риски
• Конкурент или существующая альтернатива, где это уместно.
• Документы были обменяны.
• Обязательства продавца
• Обязательства покупателя
• Сроки выполнения и зависимости
• Возможность уверенности
• Дата следующего пересмотра

SaleAI CRM может связать эти поля с информацией о владельце и напоминаниями, не добавляя внутренних пояснений в сводку для покупателя.

Честно разрешайте неясные ситуации на совещаниях.

Иногда дальнейшие действия так и не были согласованы.

Для уточнения отправьте электронное письмо:

Спасибо за обсуждение. Я понял, что ваша команда всё ещё решает, требуется ли в данном случае оценка поставщика. Будет ли полезнее отправить техническое сравнение сейчас, или лучше приостановить процесс до завершения внутренней проверки?

Не создавайте фиктивную дату, чтобы поддерживать работу конвейера.

Наглядный пример анализа экспортных продаж.

Экспортер оборудования встречается с потенциальным дистрибьютором. В ходе разговора обсуждаются размер рынка, демонстрационный ассортимент, обучение, эксклюзивность и три целевых клиента.

Первоначально внутренний менеджер по продажам вносит в CRM-систему запись "дистрибьютор хочет эксклюзивных прав".

Журнал принятия решений показывает другую картину:

• Дистрибьютор поинтересовался, как может работать эксклюзивность, но никаких запросов не выдвинул.
• Компания согласилась предоставить список из десяти целевых клиентов.
• Экспортер согласился предоставить программу обучения и демонстрационную программу.
• Обе стороны договорились рассмотреть трехмесячный пилотный проект, не предусматривающий эксклюзивных условий.
• Условия оплаты и охват услуг остаются открытыми.

В сводке подтверждается подготовка пилотного проекта, а не эксклюзивность. В системе CRM эксклюзивность рассматривается как вопрос, который будет решен в будущем в рамках контракта.

Это различие предотвращает превращение обсуждаемой темы в ложное обещание.

Используйте SaleAI для преобразования заметок в действия.

Агент SaleAI может помочь в организации заметок, если исходный материал и его границы четко определены.

Полезным заданием может быть:

Просмотрите протокол совещания. Отделите подтвержденные факты, решения, открытые вопросы, обязательства продавца, обязательства покупателя и возможные варианты. Составьте краткий обзор для покупателя, используя только согласованную информацию. Подготовьте отдельное обновление в CRM-системе с указанием заинтересованных сторон, рисков, доказательств, ответственных лиц, сроков выполнения и следующего обзора. Отметьте неоднозначные или противоречивые утверждения для проверки человеком.

OutreachPlan Agent может помочь организовать утвержденные последовательности последующих действий, а Data Assets может сохранять повторяющиеся поля для встреч и действий.

Организатор встречи должен утвердить каждое внешнее сообщение, а также коммерческое или техническое заявление.

При необходимости проведите последующие действия.

Учитывайте контекст пропущенного действия.

Пример:

Мы планировали сегодня проанализировать результаты испытаний на второй линии, но, как я понимаю, испытание, возможно, не состоялось. Следует ли нам перенести анализ, скорректировать план отбора проб или приостановить его до тех пор, пока производственный график не позволит провести испытания?

Это лучше, чем "Просто хотел узнать, как дела".

Если несколько действий покупателя были упущены, следует пересмотреть ситуацию:

• Проблема всё ещё актуальна?
• Изменились ли сроки?
• Является ли заинтересованная сторона законным владельцем?
• Блокирует ли прогресс другая зависимость?
• Был ли проект отложен на второй план?
• Следует ли исключить эту возможность из прогноза?

Задержка в принятии решения является доказательством, а не автоматическим отказом.

Преобразуйте поведение покупателей в правильную реакцию аккаунта.

Не используйте одно и то же напоминание для всех ситуаций.

Эта таблица позволяет связать последующие действия с имеющимися доказательствами. Она также помогает менеджерам развивать навыки принятия решений в зависимости от ситуации, вместо того чтобы спрашивать только, было ли отправлено еще одно электронное письмо.

Координировать работу внутренних сотрудников

Технические, коммерческие, сервисные и управленческие команды могут покинуть совещание с различными интерпретациями.

Выполните краткую внутреннюю проверку в следующих случаях:

• Обсуждались цены или условия.
• Технические утверждения требуют проверки.
• Несколько продавцов-владельцев совершили действия.
• Покупатель попросил сделать исключения.
• Может существовать конфликт интересов между дистрибьютором или каналом сбыта.
• Публичные заявления и личные заметки противоречат друг другу.

Один из владельцев аккаунта должен разрешить противоречия до того, как покупатель получит несколько сообщений.

Используйте источники и вложения ответственно.

Прикрепляйте только те документы, которые были согласованы на встрече. Проверьте версии, права доступа, претензии и информацию, относящуюся к конкретному клиенту.

Для более широкого понимания рыночной ситуации внутренние ресурсы, такие как страновые торговые справочники и статистические данные ВТО, могут помочь в подготовке, однако в итоговом отчете о встрече следует сосредоточиться на фактическом обсуждении, проведенном покупателем.

Оцените качество следующего шага.

К полезным мерам относятся:

• Встречи с подтвержденной проблемой бизнеса
• Действия с владельцами и датами
• Краткие обзоры отправлены и исправлены.
• Покупатель выполнил свои обязательства.
• Обязательства продавца выполнены в срок.
• Возможности пересмотрены после упущенных возможностей.
• Внутренние обещания проверяются перед отправкой.
• Время от встречи до обновления CRM-системы до появления полезных обновлений
• Внесенные заинтересованными сторонами корректировки зафиксированы.

Не следует измерять только количество последующих писем.

Итоговый вывод

Как действовать после встречи в сфере B2B-продаж: важно сохранить смысл и чувство ответственности. Отделяйте решения от возможных вариантов, подтверждайте выполнение действий, отправляйте краткий отчет, обновляйте внутреннюю информацию и используйте пропущенные шаги для честного пересмотра ситуации.

SaleAI помогает преобразовывать заметки со встреч в действия, подлежащие проверке, без потери формулировок покупателя. Команды могут ознакомиться с ценами на SaleAI при планировании согласованных рабочих процессов от встреч до CRM.

Часто задаваемые вопросы

Как скоро мне следует связаться с вами после B2B-встречи?

Отправьте краткий обзор, пока обсуждение еще свежо в памяти, как правило, в течение одного рабочего дня. Перед отправкой подтвердите технические или коммерческие обязательства.

Что должно содержаться в электронном письме, отправленном после встречи?

Укажите проблему покупателя, подтвержденные решения, действия, владельцев, даты, открытые вопросы и следующий этап проверки.

Следует ли отправлять покупателю все протоколы совещаний?

Нет. Отправьте краткий общий отчет. Внутренние интерпретации, оценки взаимоотношений и конфиденциальные заметки о продажах храните в контролируемой записи CRM.

Что если дальнейшие действия не будут согласованы?

Скажите об этом честно и спросите, хочет ли покупатель получить дополнительную информацию, более поздний обзор или сделать паузу. Не выдумывайте никаких обязательств.

Как следует поступать с упущенными действиями покупателя?

Спросите, что изменилось, предложите подходящие варианты, скорректируйте сроки или этап и избегайте повторяющихся общих напоминаний.

Может ли SaleAI составить последующее электронное письмо?

SaleAI может систематизировать заметки и составить краткое изложение. Факты, утверждения, обещания, получатели и вложения должны быть утверждены человеком-владельцем.

Что должно быть внесено в CRM-систему после совещания?

Информация о заинтересованных сторонах, проблеме, этапе, доказательствах, возражениях, рисках, решениях, обязательствах, ответственных лицах, сроках выполнения, документах и ​​следующем обзоре.

Какая самая распространённая ошибка при проведении последующих действий после встречи?

Воспринимайте позитивный разговор как обязательство и отправляйте общее благодарственное письмо вместо подтверждения четких дальнейших действий.