Запрос предложений (RFP) может выглядеть привлекательно, потому что покупатель определил требования и сроки. Однако он также может отнимать дни на техническую, юридическую, ценовую и управленческую работу, не предлагая при этом четкого пути к выбору.
Умение вовремя отказаться от участия в тендере — это решение, требующее распределения ресурсов, а не отсутствие амбиций. Перед началом составления проекта команда должна оценить соответствие, доступность, справедливость, стоимость ответа и аргументы в пользу своей победы.
Отметка «Предложить или не предлагать»
| Вопрос | Веская причина для участия в торгах. | Более веская причина для отказа. |
|---|---|---|
| Проблема соответствия | Требование соответствует подтвержденным возможностям. | Серьезные пробелы требуют обещаний или перепроектирования. |
| Доступ к принятию решений | Доступен путь для уточнения информации и заинтересованные стороны. | Контакты и вопросы запрещены. |
| Критерии | Метод оценки понятен. | Критерии являются расплывчатыми или противоречивыми. |
| Время | Сроки ответа и доставки являются реалистичными. | Для работы с временной шкалой требуются неподдерживаемые сочетания клавиш. |
| Занимаемая должность | Открытый конкурс с предоставлением доказательств изменений. | Техническое задание, по всей видимости, составлено для одного поставщика. |
| Коммерческий размер | Объем и условия сделки позволяют сделать выгодное предложение. | Ценовая политика или обязательства неприемлемы. |
| Стоимость ресурсов | Усилия соответствуют потенциальной ценности и уровню обучения. | Ответная реакция вытесняет более перспективные возможности. |
| Путь к победе | Дифференциация имеет значение для заявленных критериев. | Доказать наличие каких-либо убедительных преимуществ невозможно. |
Ни один слабый ответ не обязательно должен быть отклонен. Важен сам факт наличия закономерности.
Ищите реальное решение покупателя.
Некоторые запросы предложений представляют собой рыночные исследования, бюджетные оценки, оценку существующих показателей или требования к документации. Поинтересуйтесь, какое решение принимается после завершения процесса и что изменилось с момента выбора нынешнего подхода.
Руководство по предварительной оценке запросов предложений может помочь в проведении первоначального анализа. Руководство по проверке компании помогает подтвердить заинтересованность в сотрудничестве до начала основных работ.
Рассчитайте нагрузку на реагирование.
Оцените стоимость технического проектирования, документации по соответствию стандартам, образцов, тестирования, переводов, юридической экспертизы, ценообразования, утверждения руководством и планирования поставок. Учтите упущенную выгоду от задержки других работ.
Зачастую команды отказываются от участия в тендере, если ответ требует неподдерживаемой индивидуальной настройки, неприемлемых условий или конфиденциальной информации без предоставления соразмерных возможностей.
Откажитесь, не навредив отношениям.
В ответе, в котором отсутствует предложение, можно объяснить конкретное несоответствие и, при необходимости, предложить более узкую альтернативу. Избегайте критики процесса закупок или притворства, что производственные мощности недоступны, когда реальная проблема заключается в пригодности оборудования.
Зафиксируйте решение в SaleAI.
CRM-система SaleAI может хранить информацию об источнике запроса предложений (RFP), результатах проверки соответствия, стоимости ответа, рисках, принятых решениях и будущих условиях. Агент SaleAI может систематизировать требования и недостающие вопросы, а контрольный список для анализа сделки поддерживает управленческий анализ.
Справочники по торговле по странам могут дополнить информацию о рынке и закупках, а торговая статистика ВТО — предоставить контекст по категориям товаров и услуг. Ни то, ни другое не доказывает, что конкретное соревнование является честным или в нем можно выиграть.
Сохраните уроки, извлеченные из решений об отказе в проведении тендера.
Отслеживайте, какие требования, условия, сроки и положения учетной записи неоднократно приводят к отказу в проведении тендера. Это может улучшить продуктовую стратегию и выбор рынка, не превращая каждый отклоненный запрос предложений в потенциального клиента.
Итоговый вывод
Лучше всего отказаться от участия в тендере до того, как неэффективные усилия станут причиной для продолжения. Подавайте заявку, когда требования соответствуют требованиям, процесс заслуживает доверия, и команда может объяснить, почему представленные доказательства важны.
Изучите SaleAI и цены SaleAI при создании контролируемых рабочих процессов подготовки коммерческих предложений.
Часто задаваемые вопросы
В каких случаях поставщику следует отказаться от участия в тендере?
Когда соответствие, доступность, условия, сроки, стоимость реагирования, надежность процесса или перспективы успеха слишком слабы, чтобы оправдать затраты на работу.
Всегда ли наличие действующего подрядчика делает участие в тендере невозможным для победы?
Нет. У покупателя может быть веская причина для изменения варианта. Обратите внимание на открытые критерии отбора, доступность и доказательства того, что альтернативные варианты будут рассмотрены.
Должно ли каждое решение об отказе в проведении тендера требовать одобрения руководства?
Правила утверждения должны соответствовать масштабу возможностей, стратегической важности и стоимости реагирования. Для обычных запросов с низким уровнем соответствия можно использовать более простые правила управления.
Может ли поставщик задавать уточняющие вопросы?
Да, если позволяет процедура. Сосредоточьтесь на объеме работ, критериях, сроках принятия решения, условиях и информации, необходимой для ответственного предложения.
Как SaleAI помогает в квалификации запросов предложений (RFP)?
SaleAI может систематизировать требования, контекст учетной записи, недостающие данные, риски, информацию о правах собственности и зафиксированное решение по заявке.
