डुप्लिकेट होने से खाता मेमोरी बाधित हो जाती है

CRM में डुप्लिकेट रिकॉर्ड को रोकना महत्वपूर्ण है क्योंकि डुप्लिकेट रिकॉर्ड किसी खाते के बारे में सही जानकारी को विभाजित कर देते हैं। एक रिकॉर्ड में कोटेशन हो सकता है, दूसरे में संपर्क जानकारी और तीसरे में अंतिम शिकायत। ऐसे में प्रतिनिधि अधूरी जानकारी के आधार पर निर्णय लेते हैं।

निर्यात टीमों को विशेष रूप से जोखिम का सामना करना पड़ता है क्योंकि कंपनी के नाम विभिन्न भाषाओं, संक्षिप्त रूपों, कानूनी प्रत्ययों या देश के प्रारूपों में दिखाई दे सकते हैं। एक ही खरीदार कई खातों के रूप में दिखाई दे सकता है, भले ही संबंध एक ही हो।

आयात से पहले डुप्लिकेट को रोकें

डुप्लिकेट रिकॉर्ड हटाने की सबसे अच्छी रणनीति नए रिकॉर्ड CRM में दर्ज होने से पहले ही शुरू हो जाती है। पूछताछ फॉर्म, व्यापार डेटा आयात, इवेंट लिस्ट और मैन्युअल अपलोड, सभी को मिलान नियमों से गुजरना चाहिए। डुप्लिकेट रिकॉर्ड जमा होने तक इंतजार करने से उन्हें हटाना धीमा और अधिक जटिल हो जाता है।

सीआरएम में डुप्लिकेट डेटा की रोकथाम के लिए कंपनी का नाम, डोमेन, ईमेल पैटर्न, देश, फोन नंबर, उपलब्ध होने पर कर पहचानकर्ता और ज्ञात मूल कंपनी संबंधों की तुलना की जानी चाहिए।

• कंपनी के नामों और प्रत्ययों को मानकीकृत करें।
• नए खाते बनाने से पहले डोमेन का मिलान करें।
• एक ही बाजार में समान नामों को चिह्नित करें।
• असाइनमेंट से पहले आयात की समीक्षा करें।

विलय के दौरान स्वामित्व की रक्षा करें

डुप्लिकेट फ़ाइलों को मर्ज करना केवल एक तकनीकी कार्य नहीं है। इससे खाते का स्वामित्व, गतिविधि इतिहास और पाइपलाइन की दृश्यता बदल सकती है। टीमों को यह परिभाषित करना चाहिए कि कौन रिकॉर्ड मर्ज कर सकता है और कौन से फ़ील्ड सुरक्षित रहने चाहिए।

एक अच्छी विलय प्रक्रिया में अवसर इतिहास, कोटेशन, नोट्स, संपर्क और कार्य सभी स्पष्ट रूप से दिखाई देते हैं। इसमें विलय के कारणों का भी रिकॉर्ड रखा जाता है ताकि बाद में आने वाली टीमें निर्णय को समझ सकें।

छिपे हुए डुप्लिकेटों से सावधान रहें

छिपे हुए डुप्लिकेट अक्सर तब सामने आते हैं जब कोई संपर्क व्यक्ति व्यक्तिगत ईमेल का उपयोग करता है, कोई वितरक खरीदार का नाम प्रस्तुत करता है, या किसी सहायक कंपनी को एक अलग कंपनी के रूप में दर्ज किया जाता है। इन मामलों में सटीक मिलान ही नहीं, बल्कि विवेक की भी आवश्यकता होती है।

एआई संभावित संबंधों को चिह्नित करने में मदद कर सकता है, लेकिन बिक्री टीमों को यह पुष्टि करनी चाहिए कि रिकॉर्ड एक ही खाते, संबंधित खातों या वास्तव में अलग-अलग खरीदारों का प्रतिनिधित्व करते हैं या नहीं।

प्रशिक्षण के लिए डुप्लिकेट रिपोर्ट का उपयोग करें

डुप्लिकेट पैटर्न प्रक्रिया संबंधी समस्याओं को उजागर करते हैं। यदि डुप्लिकेट अक्सर ट्रेड शो अपलोड से आते हैं, तो अपलोड टेम्प्लेट में बेहतर फ़ील्ड की आवश्यकता है। यदि डुप्लिकेट इनबाउंड फ़ॉर्म से आते हैं, तो डोमेन मिलान की कमी हो सकती है। यदि प्रतिनिधि मैन्युअल रूप से डुप्लिकेट बनाते हैं, तो उनकी खोज संबंधी आदतों को सुधारने की आवश्यकता हो सकती है।

जब टीम प्रत्येक सफाई कार्य को एक प्रक्रियात्मक पाठ के रूप में लेती है, तो सीआरएम में डुप्लिकेट आइटम की रोकथाम में सुधार होता है।

डेटा की गुणवत्ता का मासिक मापन करें।

मासिक समीक्षा में डुप्लिकेट दर, मर्ज वॉल्यूम, अनसुलझे संभावित मिलान और डुप्लिकेट से संबंधित स्वामित्व विवादों पर नज़र रखी जानी चाहिए। ये मेट्रिक्स पाइपलाइन समीक्षाओं को प्रभावित करने से पहले डेटा की गुणवत्ता को स्पष्ट रूप से दर्शाते हैं।

अकाउंट डेटा को साफ-सुथरा रखने से ऑटोमेशन, लीड रूटिंग, पूर्वानुमान और लीड रिटेंशन का काम अधिक विश्वसनीय हो जाता है।

दैनिक बिक्री में डुप्लिकेट नियमों का उपयोग करें

CRM में डुप्लीकेट डेटा की रोकथाम दैनिक बिक्री कार्यों का हिस्सा होनी चाहिए, न कि केवल तिमाही सफाई परियोजना का। जब कोई प्रतिनिधि नया खाता बनाता है, तो रिकॉर्ड सहेजने से पहले CRM को संभावित मिलान दिखाने चाहिए। जब ​​आयात सूची आती है, तो असाइनमेंट से पहले संभावित डुप्लीकेट की समीक्षा की जानी चाहिए। ये छोटे-छोटे जाँच बाद में बड़े पैमाने पर सफाई की आवश्यकता को कम करते हैं।

निर्यात टीमें उन खातों के लिए समीक्षा चरण भी जोड़ सकती हैं जो विभिन्न बाजारों में एक ही डोमेन, फ़ोन पैटर्न या समान कानूनी नाम साझा करते हैं। वितरक शाखा, मूल कंपनी और सहायक कंपनी के लिए अलग-अलग रिकॉर्ड की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन संबंध स्पष्ट रूप से दिखाई देना चाहिए। बेहतर रोकथाम से सभी संबंधित कंपनियों को एक ही रिकॉर्ड में समाहित किए बिना संरचना बनी रहती है।

रिपोर्टिंग को दोहराव और विकृति से बचाएं

डुप्लिकेट डेटा डैशबोर्ड को वास्तविकता से बेहतर या बदतर दिखा सकता है। लीड की संख्या बढ़ सकती है जबकि खाते की गुणवत्ता कम हो सकती है। पाइपलाइन बड़ी दिख सकती है क्योंकि एक ही खरीदार के पास अलग-अलग नामों से कई अवसर खुले हो सकते हैं। CRM डुप्लिकेट रोकथाम खातों की पहचान को इतना स्पष्ट रखकर रिपोर्टिंग को सुरक्षित रखता है कि प्रबंधक संख्याओं पर भरोसा कर सकें।

डुप्लिकेट रोकने के लिए एक चेकलिस्ट बनाएं

एक छोटी चेकलिस्ट कई डुप्लिकेट रिकॉर्ड को रोक सकती है। खाता बनाने से पहले, प्रतिनिधियों को कंपनी डोमेन, संपर्क ईमेल, अनुवादित कंपनी नाम और जाने-माने ब्रांड नाम के आधार पर खोज करनी चाहिए। सूची आयात करने से पहले, संचालन विभाग को मौजूदा रिकॉर्ड के साथ एक नमूना का परीक्षण करना चाहिए और उच्च-विश्वसनीय मिलान की समीक्षा करनी चाहिए।

यह प्रक्रिया CRM में डुप्लिकेट रिकॉर्ड को रोकने को बिक्री की नियमित प्रक्रिया का हिस्सा बनाती है। साथ ही, इससे बाद में तनाव भी कम होता है, क्योंकि रिकॉर्ड असाइन करने से पहले ही खाते की पहचान की जाँच हो जाने से स्वामित्व स्पष्ट हो जाता है।

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