कोटेशन बिक्री प्रक्रिया का अंत नहीं है

कोटेशन भेजने के बाद निर्यात बिक्री के कई अवसर फीके पड़ जाते हैं। प्रतिनिधि कीमत बताता है, प्रतिक्रिया का इंतजार करता है और फिर नए संभावित ग्राहकों की ओर बढ़ जाता है। खरीदार शायद अभी भी आपूर्तिकर्ताओं की तुलना कर रहा हो, लॉजिस्टिक्स की जाँच कर रहा हो, नमूनों की समीक्षा कर रहा हो या आंतरिक अनुमोदन की प्रतीक्षा कर रहा हो। बिना किसी अनुवर्ती योजना के, एक गंभीर अवसर निष्क्रिय हो सकता है।

कोटेशन के बाद फॉलो-अप ऑटोमेशन से टीमों को कीमत भेजे जाने के बाद की अवधि को मैनेज करने में मदद मिलती है। यह निर्णय लेने की क्षमता का विकल्प नहीं है। यह सुनिश्चित करता है कि प्रतिनिधि को पता हो कि कब संपर्क करना है, किस संदर्भ का उल्लेख करना है और किन आपत्तियों पर ध्यान देने की आवश्यकता है।

यह नोट करें कि उद्धरण से क्या समस्या हल होने की उम्मीद है।

एक उपयोगी कोटेशन रिकॉर्ड में कीमत से कहीं अधिक जानकारी होनी चाहिए। इसमें उत्पाद विनिर्देश, मात्रा, गंतव्य, खरीदार की भूमिका, अपेक्षित निर्णय का समय और कोटेशन का कारण शामिल होना चाहिए। यह संदर्भ फॉलो-अप को प्रभावित करता है। तत्काल पुनःपूर्ति चाहने वाले खरीदार को अगले सीज़न की योजना बनाने वाले खरीदार से अलग प्रक्रिया की आवश्यकता होती है।

SaleAI कोटेशन रिकॉर्ड को CRM गतिविधि से जोड़ने में मदद कर सकता है ताकि फॉलो-अप एक सामान्य रिमाइंडर के बजाय खरीदार के संदर्भ पर आधारित हो।

खरीदार की प्रतिक्रिया के आधार पर अलग-अलग फॉलो-अप तरीके अपनाएं।

कोटेशन के बाद की स्वचालित प्रक्रिया में हर खरीदार को एक ही संदेश नहीं भेजा जाना चाहिए। यदि खरीदार कोटेशन खोलता है लेकिन कोई जवाब नहीं देता है, तो प्रतिनिधि यह पूछ सकता है कि क्या विशिष्टताओं में समायोजन की आवश्यकता है। यदि खरीदार शिपिंग के बारे में पूछता है, तो लॉजिस्टिक्स सहायता अगला कदम हो सकता है। यदि खरीदार कीमत को अधिक बताता है, तो प्रतिनिधि को मात्रा, गुणवत्ता या विकल्पों के बारे में स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो सकती है।

• कोई प्रतिक्रिया नहीं: पुष्टि करें कि उद्धरण सही व्यक्ति तक पहुंचा है या नहीं।
• तकनीकी प्रश्न: उत्पाद या इंजीनियरिंग सहायता प्राप्त करने का तरीका।
• मूल्य संबंधी चिंता: मात्रा, विशिष्टताओं और तुलना के आधार की समीक्षा करें।
• सकारात्मक संकेत: अगला व्यावसायिक कदम निर्धारित करें।

कोटेशन की मात्रा ही नहीं, बल्कि उसके उतार-चढ़ाव को मापें।

कई कोटेशन भेजने वाली टीम की भी कमजोर पाइपलाइन हो सकती है यदि उनमें से कुछ ही आगे बढ़ पाती हैं। प्रबंधकों को कोटेशन की समय सीमा, प्रतिक्रिया के प्रकार, आपत्तियां, अगले कदम और सौदे के समापन के परिणामों पर नज़र रखनी चाहिए। इससे यह स्पष्ट रूप से पता चलता है कि सौदे कहां अटके हुए हैं।

कोटेशन फॉलो-अप ऑटोमेशन, कोटेशन के अवसरों को व्यवस्थित कार्य में बदल देता है। यह प्रतिनिधियों को योग्यता निर्धारण, उत्पाद चर्चा और मूल्य निर्धारण में पहले से किए गए प्रयासों को सुरक्षित रखने में मदद करता है।

खरीद की स्थिति के अनुसार समय का मिलान करें

कोटेशन के बाद स्वचालित फॉलो-अप प्रक्रिया को खरीदार के निर्णय चक्र का ध्यान रखना चाहिए। तत्काल प्रतिस्थापन पुर्जों के लिए कोटेशन पर कुछ ही दिनों में प्रतिक्रिया की आवश्यकता हो सकती है। मौसमी खरीद के लिए कोटेशन पर हफ्तों तक कई बार संपर्क करने की आवश्यकता हो सकती है। तकनीकी समीक्षा की आवश्यकता वाले कोटेशन के लिए भुगतान शर्तों की प्रतीक्षा कर रहे कोटेशन से अलग मालिक की आवश्यकता हो सकती है।

इसलिए फॉलो-अप शेड्यूल किसी तय टेम्पलेट पर आधारित नहीं होना चाहिए, बल्कि संदर्भ के अनुसार होना चाहिए। सेल्स टीम उत्पाद के प्रकार, गंतव्य, कोटेशन मूल्य और खरीदार के चरण के आधार पर अलग-अलग रिमाइंडर सेट कर सकती है। इससे फॉलो-अप उपयोगी बना रहता है, न कि परेशान करने वाला।

आपत्तियों को एक व्यवस्थित तरीके से दर्ज करें

हर वह कोटेशन जो रुक जाता है, उससे कुछ न कुछ सीखने को मिलता है। खरीदार कीमत, डिलीवरी का समय, न्यूनतम ऑर्डर मात्रा, पैकेजिंग, दस्तावेज़ीकरण या आंतरिक अनुमोदन जैसे मुद्दों का ज़िक्र कर सकता है। अगर ये आपत्तियां अलग-अलग ईमेल तक ही सीमित रहती हैं, तो मैनेजरों को पैटर्न समझ में नहीं आता। कोटेशन फॉलो-अप ऑटोमेशन को CRM में आपत्तियों की श्रेणियों को दर्ज करना चाहिए।

SaleAI उन आपत्तियों को भविष्य की कार्रवाइयों से जोड़ने में मदद कर सकता है। यदि कीमत समस्या है, तो अगला कदम मात्रा पर चर्चा हो सकता है। यदि विनिर्देश स्पष्ट नहीं हैं, तो अगला कदम तकनीकी सामग्री हो सकता है। यदि खरीदार कोई प्रतिक्रिया नहीं देता है, तो अगला कदम एक संक्षिप्त पुष्टिकरण संदेश भेजना हो सकता है।

उद्धरण देने की प्रक्रिया को सुधारने के लिए अनुवर्ती कार्रवाई का उपयोग करें।

कोटेशन फॉलो-अप ऑटोमेशन से यह भी पता चल सकता है कि क्या टीम बहुत जल्दी कोटेशन भेज रही है। यदि कीमत मिलने के बाद कई खरीदार चुप हो जाते हैं, तो समस्या फॉलो-अप के समय से संबंधित नहीं हो सकती है। हो सकता है कि प्रतिनिधि विनिर्देश, अधिकार, तात्कालिकता या तुलना मानदंडों की पुष्टि किए बिना ही कोटेशन भेज रहे हों।

मैनेजरों को गुम या अटके हुए कोटेशन की समीक्षा करनी चाहिए और यह पूछना चाहिए कि कीमत भेजने से पहले कौन सी जानकारी अधूरी थी। इससे फॉलो-अप डेटा एक प्रशिक्षण उपकरण में बदल जाता है और टीम को लाभ मार्जिन बनाए रखने में मदद मिलती है।

एक सरल साप्ताहिक समीक्षा इस कार्य को सुव्यवस्थित रखती है। टीमों को नियोजित कार्रवाई, खरीदार की प्रतिक्रिया और अगले सीआरएम चरण की तुलना करनी चाहिए ताकि प्रक्रिया में छोटे-छोटे सुधारों को व्यक्तिगत इनबॉक्स में गुम होने से पहले ही दर्ज किया जा सके।

SaleAI कहाँ फिट बैठता है?

SaleAI बिक्री डेटा, एआई एजेंट, सीआरएम वर्कफ़्लो और शॉप कंटेंट को आपस में जोड़ता है ताकि बी2बी टीमें इस प्रक्रिया को बिखरे हुए मैन्युअल शोध के बजाय दोहराने योग्य कार्य में बदल सकें।