डैशबोर्ड हर बात को स्पष्ट नहीं करते।
बिक्री खाते से संबंधित नोट्स अक्सर किसी अन्य डैशबोर्ड की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण होते हैं क्योंकि वे किसी घटना के घटित होने का कारण बताते हैं। डैशबोर्ड से यह पता चल सकता है कि कोई अवसर रुक गया है, लेकिन नोट से यह स्पष्ट हो सकता है कि खरीदार किसी दस्तावेज़ की प्रतीक्षा कर रहा है, वितरक से संपर्क कर रहा है या विशिष्टताओं की तुलना कर रहा है।
नोट्स के बिना, प्रबंधक गतिविधि तो देख पाते हैं लेकिन उसका संदर्भ नहीं समझ पाते। प्रतिनिधि बिना इतिहास वाले खाते ही संभाल लेते हैं। एआई सिस्टम कमजोर सुझाव देते हैं क्योंकि महत्वपूर्ण विवरण सीआरएम के बाहर मौजूद होते हैं।
अच्छे नोट्स संक्षिप्त लेकिन सटीक होते हैं।
एक उपयोगी नोट लंबा होना ज़रूरी नहीं है। इसमें खरीदार की स्थिति, उत्पाद में उसकी रुचि, अनसुलझे सवाल, अगली कार्रवाई और मालिक का विवरण होना चाहिए। उदाहरण के लिए: “खरीदार वितरक को पुनर्विक्रय के लिए दो उत्पाद श्रेणियों की तुलना कर रहा है; उसे प्रमाणपत्र की पुष्टि चाहिए; लॉजिस्टिक्स को समय सीमा बतानी होगी; शुक्रवार को फॉलो-अप करें।”
इस तरह का नोट "फॉलो अप किया गया" या "जवाब का इंतजार है" जैसे संदेशों की तुलना में कहीं अधिक उपयोगी होता है।
नोट्स से हैंडऑफ़ में सुधार होता है।
कई बी2बी अवसरों में हैंडऑफ़ की वजह से कमज़ोरी आ जाती है। कोई प्रतिनिधि जा सकता है, कोई वितरक जुड़ सकता है, या किसी तकनीकी सहकर्मी को किसी प्रश्न का उत्तर देने की आवश्यकता हो सकती है। सेल्स अकाउंट नोट्स अगले व्यक्ति को बातचीत फिर से शुरू करने से रोकते हैं।
SaleAI , नोट्स सहित संरचित CRM संदर्भ का उपयोग करके अनुवर्ती सुझाव, खाता सारांश और कार्य अनुशंसाओं में सहायता प्रदान कर सकता है।
नोट्स एआई को जमीनी स्तर पर बने रहने में मदद करते हैं।
एआई की सिफारिशें तभी उपयोगी होती हैं जब संदर्भ सही हो। यदि सीआरएम खरीदार की स्थिति को स्पष्ट नहीं करता है, तो एआई सतही संकेतों पर बहुत अधिक निर्भर हो सकता है। व्यवस्थित नोट्स सिस्टम को यह समझने में मदद करते हैं कि खाता क्यों महत्वपूर्ण है और क्या कार्रवाई उचित है।
इससे सामान्य अनुवर्ती कार्रवाई कम हो जाती है और आगे के कदमों के सुझावों की गुणवत्ता में सुधार होता है।
नोट मानक बनाएं
टीमों को नोट्स के लिए एक सरल संरचना पर सहमत होना चाहिए। एक अच्छे प्रारूप में संदर्भ, समस्या, अगली कार्रवाई, ज़िम्मेदार व्यक्ति और तिथि शामिल होनी चाहिए। प्रतिनिधियों से निबंध लिखने के लिए नहीं कहा जाना चाहिए। मानक से नोट्स लिखना तेज़ और पढ़ना आसान हो जाएगा।
मैनेजर स्पष्टता और निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए हर हफ्ते कुछ नोट्स की समीक्षा कर सकते हैं।
अपने विचारों को कार्रवाई में बदलें
अगले चरण का उल्लेख किए बिना कोई भी नोट अधूरा होता है। हर महत्वपूर्ण नोट किसी कार्य, चरण परिवर्तन या निर्णय से जुड़ा होना चाहिए। इसी तरह नोट रिकॉर्ड रखने से लेकर बिक्री क्रियान्वयन तक की प्रक्रिया को आगे बढ़ाते हैं।
सर्वश्रेष्ठ सीआरएम सिस्टम बिक्री के अगले अवसर के दौरान खाते की जानकारी को उपयोगी बनाते हैं।
अगले पाठक के लिए उपयोगी नोट्स बनाएं
बिक्री खाता संबंधी नोट्स केवल लिखने वाले व्यक्ति के लिए ही नहीं, बल्कि अगले पाठक के लिए भी लिखे जाने चाहिए। अगला पाठक कोई प्रबंधक, नया खाता मालिक, तकनीकी सहकर्मी या अनुशंसा तैयार करने वाला एआई सहायक हो सकता है। उस पाठक को संदर्भ की आवश्यकता होती है, न कि निजी संक्षिप्त भाषा की।
“खरीददार को अपडेट चाहिए” जैसा नोट कमजोर है क्योंकि यह कारण को छिपा देता है। “खरीददार ने पूछा है कि क्या संशोधित पैकेज विनिर्देश वितरक पुनर्विक्रय का समर्थन करता है; उत्पाद टीम दस्तावेज़ की जाँच कर रही है; मालिक गुरुवार को जवाब देगा” जैसा नोट अगले व्यक्ति को कुछ उपयोगी कार्य करने का अवसर देता है।
तथ्यों को निर्णय से अलग करें
अच्छे नोट्स में अक्सर तथ्य और निर्णय दोनों शामिल होते हैं, लेकिन इन्हें लापरवाही से नहीं मिलाना चाहिए। तथ्यों में यह शामिल होता है कि खरीदार ने क्या पूछा, क्या भेजा गया और क्या अभी भी लंबित है। निर्णय में यह शामिल होता है कि क्या मामला गंभीर प्रतीत होता है, क्या समय सीमा में कोई बदलाव आया है, या क्या अवसर को कम महत्व दिया जाना चाहिए।
इन दोनों को अलग करने से सेल्स अकाउंट नोट्स अधिक विश्वसनीय हो जाते हैं। इससे एआई और मैनेजर्स को सेल्स प्रतिनिधि के अनुमान को खरीदार के पुष्ट व्यवहार के रूप में मानने से बचने में भी मदद मिलती है।
पाइपलाइन स्वच्छता के हिस्से के रूप में समीक्षा नोट्स।
मैनेजरों को हर सप्ताह कुछ चुनिंदा नोट्स की समीक्षा करनी चाहिए। इसका उद्देश्य कागजी कार्रवाई बढ़ाना नहीं है। इसका उद्देश्य यह देखना है कि महत्वपूर्ण खातों में अच्छे निर्णय लेने के लिए पर्याप्त जानकारी मौजूद है या नहीं।
नोट्स बेहतर होने से काम का हस्तांतरण बेहतर होता है, पूर्वानुमान बेहतर होता है और खाता अनुवर्ती कार्रवाई किसी एक व्यक्ति की स्मृति पर कम निर्भर करती है। यही कारण है कि बिक्री खाता नोट्स अक्सर किसी अन्य दृश्य रिपोर्ट की तुलना में अधिक मूल्यवान होते हैं।
बार-बार किए जाने वाले काम को कम करने के लिए नोट्स का उपयोग करें।
अच्छी अकाउंट मेमोरी से दोहराव वाले काम कम हो जाते हैं। अगर प्रतिनिधि बार-बार एक ही ग्राहक के बारे में जानकारी जुटाते हैं, एक ही आंतरिक प्रश्न पूछते हैं, या एक ही कोटेशन के संदर्भ को दोबारा बनाते हैं, तो नोट्स अपना काम नहीं कर रहे हैं। प्रबंधक कई गतिविधियों वाले लेकिन आगे के कदम की स्पष्टता में कमी वाले खातों की समीक्षा करके इसे पहचान सकते हैं।
बेहतर सेल्स अकाउंट नोट्स से सीआरएम हल्का महसूस होता है क्योंकि अगले व्यक्ति को बिखरे हुए ईमेल, चैट और पुराने कार्यों से पूरी कहानी को फिर से बनाने की आवश्यकता नहीं होती है।
