बिक्री कार्यों का स्वामित्व महत्वपूर्ण है क्योंकि स्वचालन किसी को भी खरीदार के परिणाम के लिए जिम्मेदार बनाए बिना अधिक अनुस्मारक बना सकता है। स्पष्ट जवाबदेही, कम अनदेखे कार्य और वास्तविक अनुवर्ती कार्रवाई का समर्थन करने वाला बिक्री स्वचालन केवल एक और उपकरण जोड़ने या फ़ील्ड की एक और सूची एकत्र करने से कहीं अधिक पर निर्भर करता है।

एक सिस्टम कोटेशन फॉलो-अप, दस्तावेज़ प्रतिक्रिया, वितरक समीक्षा और निष्क्रिय खातों से संपर्क करने के लिए कार्य बना सकता है। यदि स्वामित्व स्पष्ट नहीं है, तो प्रतिनिधि यह मान सकते हैं कि कोई और इसे संभालेगा, और खरीदार को कोई उपयोगी उत्तर नहीं मिलेगा।

स्वचालन से जिम्मेदारी को समझना आसान होना चाहिए। इससे ऐसे काम का बोझ नहीं बढ़ना चाहिए जिसकी जिम्मेदारी किसी की न हो।

अकाउंट का संदर्भ क्यों दिखाई देना चाहिए

खाता-आधारित बिक्री कार्य में, बिक्री कार्य का स्वामित्व इस प्रकार होना चाहिए कि खाता खोलने वाले अगले व्यक्ति के लिए उसे समझना आसान हो जाए। रिकॉर्ड में खरीदार की गतिविधि, मालिक की ज़िम्मेदारी, लंबित प्रश्न, समय, हाल की गतिविधि और कार्य के अस्तित्व का कारण दर्शाया जाना चाहिए।

इससे बिक्री संबंधी कार्य असंबद्ध अनुस्मारकों के समूह में तब्दील नहीं होता। प्रत्येक कार्रवाई में यह स्पष्ट होना चाहिए कि क्या परिवर्तन हुआ है, यह क्यों महत्वपूर्ण है, और खरीदार से संपर्क करने से पहले टीम को किन बातों की समीक्षा करनी चाहिए। SaleAI संकेतों, रिकॉर्ड और अनुवर्ती कार्यों को एक ही कार्यप्रणाली में जोड़कर इस कार्यशैली को बढ़ावा देता है।

मालिक के बिना कोई कार्य केवल एक सूचना मात्र होता है।

बिक्री कार्यों का स्वामित्व एक अनुस्मारक को जवाबदेही वाले कार्य में बदल देता है। कार्य में यह स्पष्ट होना चाहिए कि अगली कार्रवाई का दायित्व किसका है, कार्य क्यों आवश्यक है, खरीदार के संदर्भ में क्या महत्वपूर्ण है, और इसकी समीक्षा कब की जानी चाहिए।

उस स्पष्टता के अभाव में, स्वचालन से अव्यवस्था उत्पन्न हो सकती है। प्रतिनिधि कार्यों को अस्वीकार कर सकते हैं क्योंकि वे स्रोत पर भरोसा नहीं करते या अपेक्षित परिणाम को नहीं समझते।

कार्य निर्माण को खरीदार के संदर्भ से जोड़ें

SaleAI वर्कफ़्लो किसी कार्य को बनाने से पहले CRM रिकॉर्ड, वेबसाइट व्यवहार, कोटेशन स्थिति और खाता संकेतों को आपस में जोड़ सकता है। इससे बिक्री कार्यों का स्वामित्व अधिक सार्थक हो जाता है क्योंकि मालिक को कार्रवाई का कारण स्पष्ट रूप से दिखाई देता है।

"फॉलो अप" कहने वाला कार्य कमजोर होता है। वहीं, यह कहने वाला कार्य कि एक ज्ञात खरीदार कोटेशन के बाद उत्पाद पृष्ठ पर वापस आया है और आगे कोई कार्रवाई नहीं करनी है, कहीं अधिक मजबूत होता है।

प्रत्येक अगले चरण के लिए एक स्वामी निर्धारित करें

कई बी2बी वर्कफ़्लो में कई लोग शामिल होते हैं: सेल्स प्रतिनिधि, प्रबंधक, वितरक, तकनीकी सहायता, विपणन या संचालन। सहयोग उपयोगी है, लेकिन अगले चरण के लिए अभी भी एक ही व्यक्ति का नेतृत्व आवश्यक है।

मालिक हमेशा हर छोटी-बड़ी बात का ध्यान रखने वाला व्यक्ति नहीं होता। मालिक की ज़िम्मेदारी यह सुनिश्चित करना है कि खरीदार गायब न हो जाए।

ऐसी नियत तारीखों का उपयोग करें जो खरीदारों की तात्कालिकता के अनुरूप हों।

हर काम आज ही पूरा करना ज़रूरी नहीं है। उपयुक्त आरएफक्यू के लिए तुरंत कार्रवाई की आवश्यकता हो सकती है, जबकि ग्राहक संबंध बनाए रखने के लिए धीमी गति से काम करना उचित हो सकता है। नियत तारीखें खरीदार की तत्परता, खाते के मूल्य और देरी के जोखिम को दर्शाती होनी चाहिए।

जब हर काम अत्यावश्यक हो जाता है, तो प्रतिनिधि किसी भी काम को अत्यावश्यक मानना ​​बंद कर देते हैं।

समीक्षा अधूरी रह गई और लंबित कार्य

अधूरे छोड़े गए कार्य वर्कफ़्लो संबंधी समस्याओं को उजागर कर सकते हैं। हो सकता है कि कार्य निम्न गुणवत्ता का हो, कार्य का स्वामी गलत हो, खरीदार का संदर्भ गायब हो, या कार्रवाई व्यावसायिक रूप से उपयोगी न हो।

छूटे हुए कार्यों की समीक्षा करने से प्रबंधकों को केवल प्रतिनिधियों से अधिक अनुस्मारक पर क्लिक करने के लिए कहने की तुलना में स्वचालन नियमों में सुधार करने में मदद मिलती है।

कार्य के परिणामों को दृश्यमान बनाएं

किसी कार्य के पूर्ण होने पर उसमें हुई घटनाओं का विवरण दर्ज होना चाहिए: उत्तर भेजा गया, कोटेशन संशोधित किया गया, खरीदार तैयार नहीं था, सहयोगी को भेजा गया, तकनीकी उत्तर प्रतीक्षित है, या खाता अयोग्य घोषित किया गया। परिणाम के बिना कार्य पूर्ण होने से सिस्टम को कुछ भी सीखने को नहीं मिलता।

परिणाम संबंधी नोट्स अगले कार्य को और अधिक स्मार्ट बनाते हैं।

ऐसे संकेत जिनकी प्राथमिकता बदलनी चाहिए

बिक्री कार्यों के स्वामित्व को प्रभावी बनाए रखने का सबसे आसान तरीका यह तय करना है कि किन साक्ष्यों की प्राथमिकता बदलनी चाहिए। स्वामित्व को कारण या परिणाम के समान नहीं माना जाना चाहिए। प्रत्येक संकेत खरीदार की एक अलग स्थिति की ओर इशारा करता है और उसके लिए एक अलग समीक्षा प्रक्रिया तैयार करनी चाहिए।

टीमों को प्राथमिकता का कारण सरल भाषा में लिखना चाहिए। एक रिकॉर्ड तब अधिक उपयोगी होता है जब उसमें यह बताया गया हो कि खरीदार को ध्यान देने की आवश्यकता क्यों हो सकती है, कौन सा संदर्भ इस दृष्टिकोण का समर्थन करता है, और मालिक को जवाब देने से पहले क्या जांच करनी चाहिए। इस तरह डेटा रिपोर्ट में सिर्फ एक संख्या बनकर रह जाने के बजाय बिक्री संबंधी निर्णय बन जाता है।

कार्यप्रवाह को बाधित करने वाली सामान्य गलतियाँ

पहली गलती यह है कि हर दिखने वाली गतिविधि को समान रूप से महत्वपूर्ण मान लिया जाता है। एक खरीदार जो कई पेज क्लिक करता है, अस्पष्ट अनुरोध भेजता है, या किसी बाहरी डेटा स्रोत में दिखाई देता है, वह भी उपयुक्त नहीं हो सकता है। दूसरी गलती सिफारिश के पीछे के कारण को छिपाना है। प्रतिनिधि शायद ही कभी किसी कार्य पर तब तक भरोसा करते हैं जब तक उन्हें यह पता न चल जाए कि वह कहां से आया है।

तीसरी गलती यह है कि ऑटोमेशन से ऐसे नियम को हल करने की अपेक्षा करना जिस पर टीम सहमत नहीं है। यदि प्रबंधक, प्रतिनिधि और चैनल मालिक रूटिंग, उपयुक्तता, तात्कालिकता या योग्यता के बारे में असहमत हैं, तो वर्कफ़्लो उस भ्रम को बड़े पैमाने पर दोहराएगा। नियम इतना स्पष्ट होना चाहिए कि सॉफ़्टवेयर द्वारा उसे लागू करने से पहले कोई व्यक्ति उसे समझा सके।

बिक्री और विपणन विभाग को फीडबैक कैसे साझा करना चाहिए

बिक्री कार्यों का स्वामित्व तब बेहतर ढंग से काम करता है जब बिक्री और विपणन विभाग एक ही साक्ष्य की समीक्षा करते हैं। बिक्री विभाग यह रिपोर्ट कर सकता है कि खरीदार कौन से प्रश्न बार-बार पूछते हैं, कौन से स्रोत उपयोगी बातचीत को बढ़ावा देते हैं और कौन से रिकॉर्ड समय बर्बाद करते हैं। विपणन विभाग उस फीडबैक का उपयोग पेजों, अभियानों, फॉर्मों और शैक्षिक सामग्री को बेहतर बनाने के लिए कर सकता है।

उदाहरण के लिए, यदि कोई मालिक बार-बार सामने नहीं आता है, तो टीम को केवल प्रतिनिधियों को अधिक मेहनत करने के लिए नहीं कहना चाहिए। उन्हें यह समीक्षा करनी चाहिए कि क्या पेज, कैंपेन, फॉर्म या बिक्री नियम सही अपेक्षाएँ पैदा कर रहा है। यदि संदर्भ का अभाव आम बात हो जाती है, तो प्रबंधकों को यह तय करना चाहिए कि फॉलो-अप से पहले वर्कफ़्लो को और अधिक सुव्यवस्थित करने या बेहतर प्रमाण प्रस्तुत करने की आवश्यकता है या नहीं।

आगे क्या-क्या दस्तावेज़ में दर्ज करना है ताकि अगला व्यक्ति इसे जारी रख सके

यह रिकॉर्ड उस व्यक्ति को भी समझ में आना चाहिए जिसने पहली बातचीत नहीं की थी। इसमें खरीदार का संदर्भ, स्रोत, वर्तमान प्रश्न, मालिक, नवीनतम कार्रवाई और अगले कदम का कारण शामिल होना चाहिए। निर्यात बिक्री में यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, जहां एक कोटेशन, वितरक का नोट या तकनीकी उत्तर में अलग-अलग समय क्षेत्रों में रहने वाले कई लोग शामिल हो सकते हैं।

अच्छा दस्तावेज़ीकरण लंबा नहीं होता, बल्कि विशिष्ट होता है। खरीदार के वास्तविक प्रश्न को स्पष्ट करने वाला एक संक्षिप्त नोट, आगे क्या होना चाहिए यह न बताने वाले लंबे गतिविधि लॉग से कहीं अधिक उपयोगी होता है।

प्रबंधक गुणवत्ता का आकलन कैसे कर सकते हैं?

मैनेजरों को केवल डैशबोर्ड देखकर नहीं, बल्कि वास्तविक रिकॉर्ड पढ़कर कार्यप्रवाह का आकलन करना चाहिए। एक उपयोगी रिकॉर्ड से कुछ ही सेकंड में अगली कार्रवाई स्पष्ट हो जानी चाहिए। इससे जोखिम भी स्पष्ट होने चाहिए: जैसे कि प्रमाण का अभाव, कमज़ोर तालमेल, अस्पष्ट प्रक्रिया, धीमी प्रतिक्रिया, अपूर्ण कोटेशन इनपुट, या फॉलो-अप के बाद भी खरीदार की कोई गतिविधि न होना।

समीक्षा में जीत और हार दोनों शामिल होनी चाहिए। जीती हुई अवसर यह दर्शाते हैं कि किन संकेतों पर कार्रवाई करना उचित था। हारी हुई या रुकी हुई अवसर यह दर्शाते हैं कि योग्यता, विषयवस्तु, प्रबंधन या समय में कहाँ कमी थी। यह आदत बिक्री कार्यों के स्वामित्व को व्यावसायिक अनुभव से जोड़े रखती है, न कि इसे एक बार की सेटअप परियोजना में बदल देती है।

जहां कार्यप्रवाह सीमित रहना चाहिए

कार्यप्रवाह को उन निर्णयों को अपने हाथ में नहीं लेना चाहिए जिनमें अभी भी व्यावसायिक विवेक की आवश्यकता होती है। मूल्य निर्धारण संबंधी वादे, चैनल संबंधी विवाद, तकनीकी गारंटी, कानूनी शब्दावली और रणनीतिक खाता प्रबंधन के लिए मानवीय समीक्षा आवश्यक है। स्वचालन तब सबसे प्रभावी होता है जब वह साक्ष्य तैयार करता है, छूटे हुए संदर्भ को उजागर करता है और स्वामित्व को स्पष्ट रखता है।

इस सीमा को स्पष्ट रूप से बनाए रखना भी अपनाने में सहायक होता है। प्रतिनिधि किसी प्रणाली का उपयोग करने के लिए तब अधिक इच्छुक होते हैं जब वे देख सकते हैं कि यह उनके निर्णय का समर्थन करती है, बजाय इसके कि इसे किसी कठोर नियम से बदल दिया जाए।

कार्य स्वामित्व फ़ील्ड

स्वचालन कार्य जोखिम

कार्यप्रवाह को जटिल बनाए बिना इस विचार को कैसे लागू किया जाए?

एक ऐसे अकाउंट टाइप से शुरुआत करें जहां खरीदार का प्रश्न दिखाई दे और बिक्री संबंधी कार्रवाई की समीक्षा की जा सके। बिक्री कार्य के स्वामित्व के लिए, पहले संस्करण में अकाउंट, स्रोत, खरीदार का प्रश्न, मालिक और अगला चरण दिखना चाहिए। टीम को पांच अलग-अलग टूल खोले बिना यह समझाने में सक्षम होना चाहिए कि यह कार्रवाई क्यों आवश्यक है।

शुरुआती चरण में इसे इतना छोटा रखें कि मैन्युअल रूप से इसकी जांच की जा सके। हर हफ्ते कुछ रिकॉर्ड पढ़ें और पूछें कि क्या वर्कफ़्लो ने किसी प्रतिनिधि को बेहतर जवाब लिखने, किसी खाते को तेज़ी से आगे बढ़ाने, गलत कोटेशन से बचने या रुकी हुई बातचीत को फिर से शुरू करने में मदद की। यदि जवाब स्पष्ट नहीं है, तो अधिक डेटा जोड़ने से पहले नियम को सरल बनाएं।

प्रभावी क्रियान्वयन कैसा होना चाहिए

बेहतर प्रस्तुति से खरीदार को रिकॉर्ड खोलने वाले अगले व्यक्ति के लिए समझना आसान हो जाता है। संदर्भ स्पष्ट होना चाहिए, समय का प्रयोग तर्कसंगत होना चाहिए, और अगली कार्रवाई इतनी विशिष्ट होनी चाहिए कि बाद में उसकी समीक्षा की जा सके।

बिक्री कार्यों का स्वामित्व स्पष्ट जवाबदेही, कम उपेक्षित कार्यों और वास्तविक अनुवर्ती कार्रवाई को बढ़ावा देने वाले बिक्री स्वचालन का समर्थन करना चाहिए। यह एक और असंबद्ध डैशबोर्ड या खरीदार की कहानी के बिना एक और कार्य कतार नहीं बनना चाहिए। सावधानीपूर्वक उपयोग करने पर, यह कार्यप्रवाह बिक्री टीमों को डेटा, निर्णय और अनुवर्ती कार्रवाई को इस तरह से जोड़ने में मदद करता है जिससे खरीदार इसे महसूस कर सकें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

सेल्स टास्क ओनरशिप क्या है?

बिक्री कार्य स्वामित्व का अर्थ है कि एक व्यक्ति अगली बिक्री कार्रवाई, समय सीमा, संदर्भ और परिणाम के लिए जिम्मेदार है।

स्वचालन से पहले बिक्री कार्यों का स्वामित्व क्यों महत्वपूर्ण है?

स्वचालन से कई कार्य उत्पन्न हो सकते हैं, लेकिन स्वामित्व यह सुनिश्चित करता है कि वे कार्य वास्तव में खरीदार द्वारा किए गए कार्यों की पूर्ति में परिणत हों।

SaleAI किस प्रकार सहायता कर सकता है?

SaleAI खरीदार के संकेतों, CRM संदर्भ और बिक्री कार्यों को आपस में जोड़ सकता है ताकि मालिक यह समझ सकें कि प्रत्येक कार्य क्यों मौजूद है।

क्या हर कार्य का एक ही मालिक होना चाहिए?

हां। कई लोग इस कार्रवाई का समर्थन कर सकते हैं, लेकिन प्रगति के लिए एक व्यक्ति को जवाबदेह होना चाहिए।

किसी कार्य में क्या-क्या शामिल होना चाहिए?

एक उपयोगी कार्यसूची में मालिक, खरीदार का संदर्भ, कारण, नियत तिथि, अपेक्षित कार्रवाई और परिणाम शामिल होते हैं।

मैनेजरों को लंबित कार्यों को कैसे संभालना चाहिए?

उन्हें यह समीक्षा करनी चाहिए कि क्या कार्य उपयोगी था, सही ढंग से सौंपा गया था और पर्याप्त संदर्भ द्वारा समर्थित था।

क्या स्वचालन से बहुत अधिक कार्य उत्पन्न हो सकते हैं?

हां। यदि कार्य की गुणवत्ता कमजोर है, तो स्वचालन से अनावश्यक शोर उत्पन्न हो सकता है और प्रतिनिधियों का विश्वास कम हो सकता है।

किसी कार्य का अच्छा परिणाम क्या होता है?

एक अच्छा परिणाम यह बताता है कि क्या हुआ और आगे क्या होना चाहिए, न कि केवल यह कि कार्य पूरा हो गया।