समस्या बूथ पर हुई बातचीत के बाद शुरू होती है।

ट्रेड शो में संभावित ग्राहकों को आकर्षित करने का प्रयास अक्सर आयोजन के दौरान सफल प्रतीत होता है, लेकिन बाद में अव्यवस्थित हो जाता है। बिक्री टीमें बिजनेस कार्ड एकत्र करती हैं, बैज स्कैन करती हैं, संक्षिप्त नोट्स लिखती हैं और फॉलो-अप का वादा करती हैं। एक सप्ताह बाद, CRM में नाम तो होते हैं, लेकिन संदर्भ बहुत कम होता है। प्रतिनिधि यह याद नहीं रख पाते कि किस आगंतुक ने नमूनों के बारे में पूछा, किस खरीदार ने मूल्य निर्धारण के बारे में पूछा और कौन सा खाता केवल ब्राउज़ कर रहा था।

बी2बी निर्यातकों के लिए, किसी ट्रेड शो का महत्व एकत्रित संपर्कों की संख्या में नहीं होता। इसका महत्व इस बात में होता है कि कितनी बातचीत योग्य अनुवर्ती कार्रवाई में परिवर्तित होती है। इसलिए, ट्रेड शो में लीड कैप्चर को केवल एक संग्रह विधि के रूप में नहीं, बल्कि एक कार्यप्रवाह के रूप में डिज़ाइन किया जाना चाहिए।

संदर्भ को ताजा रहते हुए ही कैप्चर कर लें।

ग्राहक की जानकारी रिकॉर्ड करने का सबसे अच्छा समय बातचीत के दौरान या उसके तुरंत बाद होता है। उपयोगी रिकॉर्ड में उत्पाद में रुचि, देश, खरीद की भूमिका, ऑर्डर का समय, मुख्य आपत्तियां और वादा किया गया अगला कदम शामिल होना चाहिए। संक्षिप्त नोट्स भी ठीक हैं, बशर्ते वे इतने व्यवस्थित हों कि बाद में कोई अन्य प्रतिनिधि उन्हें समझ सके।

SaleAI बिखरे हुए बूथ नोट्स को CRM-अनुकूल संदर्भ में बदलने में टीमों की मदद करके इस प्रक्रिया को समर्थन दे सकता है। स्मृति पर निर्भर रहने के बजाय, बिक्री टीम प्रत्येक लीड को इस आधार पर व्यवस्थित कर सकती है कि खरीदार ने वास्तव में क्या चर्चा की।

अनुवर्ती प्राथमिकता के आधार पर आगंतुकों को अलग करें

हर बूथ विज़िटर को एक जैसा जवाब देने की ज़रूरत नहीं है। किसी विशिष्ट उत्पाद श्रृंखला के मूल्य के बारे में पूछने वाले वितरक के साथ वैसा व्यवहार नहीं किया जाना चाहिए जैसा कि ब्रोशर इकट्ठा करने वाले छात्र के साथ किया जाता है। ट्रेड शो में संभावित ग्राहकों को उनकी तत्परता और उपयुक्तता के आधार पर वर्गीकृत करने से उन्हें बेहतर तरीके से समझा जा सकता है।

• संभावित ग्राहकों की जानकारी: उत्पाद की विशिष्ट आवश्यकता, समयसीमा और संपर्क करने की अनुमति।
• संभावित ग्राहक: संबंधित कंपनी लेकिन अपूर्ण खरीद संदर्भ।
• शोध के नतीजे: उपयुक्त हो सकता है लेकिन खाते के सत्यापन की आवश्यकता है।
• कम उपयुक्त संभावित ग्राहक: उत्पाद या बाजार से कोई स्पष्ट प्रासंगिकता नहीं।

कार्यक्रम समाप्त होने से पहले अनुवर्ती कार्रवाई करें।

जब टीमें बहुत देर तक प्रतीक्षा करती हैं तो फॉलो-अप की गुणवत्ता गिर जाती है। एक सरल AI CRM वर्कफ़्लो संदेशों के ड्राफ़्ट तैयार कर सकता है, ज़िम्मेदारों को नियुक्त कर सकता है और प्रतिनिधियों को किए गए वादों की याद दिला सकता है। लक्ष्य हर संबंध को स्वचालित करना नहीं है। लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि बूथ पर हुई अच्छी बातचीत किसी स्प्रेडशीट में गुम न हो जाए।

एक मजबूत ट्रेड शो लीड कैप्चर प्रक्रिया प्रबंधकों को इवेंट के ROI का स्पष्ट दृष्टिकोण प्रदान करती है और प्रतिनिधियों को वास्तविक बिक्री वार्तालापों के लिए एक बेहतर प्रारंभिक बिंदु प्रदान करती है।

SaleAI कहाँ फिट बैठता है?

SaleAI, B2B बिक्री टीमों को डेटा, AI एजेंट, सामग्री और CRM वर्कफ़्लो को जोड़ने में मदद करता है ताकि इस प्रक्रिया को हर संदेश को एक ही टेम्पलेट में बदले बिना दोहराना आसान हो जाए।

अच्छे बूथ नोट्स में क्या-क्या शामिल होना चाहिए

अच्छे बूथ नोट्स संक्षिप्त होते हैं, लेकिन अस्पष्ट नहीं। इनमें बिक्री टीम को यह स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए कि आगंतुक किस बारे में जानना चाहता था और क्या कार्रवाई का वादा किया गया था। "उत्पाद A में रुचि है" लिखना एक खाली रिकॉर्ड से बेहतर है, लेकिन इससे अगले प्रतिनिधि को अनुमान लगाने की गुंजाइश बनी रहती है। एक अधिक प्रभावी नोट में यह बताया जाता है कि खरीदार ने चिली में एक वितरक चैनल के लिए उत्पाद A के बारे में पूछा, न्यूनतम ऑर्डर मात्रा (MOQ) के बारे में मार्गदर्शन मांगा और कार्यक्रम के बाद नमूना नीति की अपेक्षा की।

इस स्तर की विस्तृत जानकारी ट्रेड शो में संभावित ग्राहकों को आकर्षित करने को और भी उपयोगी बनाती है, क्योंकि CRM टीम के लिए एक मेमोरी सिस्टम का काम करता है। इससे प्रबंधकों को यह समझने में भी मदद मिलती है कि कौन सी बातचीत गंभीर थी और कौन सी बूथ पर हुई अनौपचारिक बातचीत थी।

आयोजन के बाद होने वाली देरी से कैसे बचें

कार्यक्रम समाप्त होने से पहले ही फॉलो-अप प्लान तैयार कर लेना चाहिए। प्रतिदिन के आधार पर अकाउंट ओनर्स नियुक्त करें, कोटेशन अनुरोधों को अत्यावश्यक चिह्नित करें और बातचीत के ताज़ा रहते ही शुरुआती जवाब तैयार कर लें। यदि टीम सभी के कार्यालय लौटने तक प्रतीक्षा करती है, तो छोटी-छोटी लेकिन महत्वपूर्ण बातें छूट जाती हैं।

SaleAI ट्रेड शो नोट्स को अकाउंट संदर्भ, फॉलो-अप कार्यों और संदेश के दृष्टिकोण के अनुसार व्यवस्थित करके इस हस्तांतरण में सहायता कर सकता है। इसका उद्देश्य सेल्स प्रतिनिधि के निर्णय को प्रतिस्थापित करना नहीं है। इसका उद्देश्य ट्रेड शो लीड कैप्चर को असंबद्ध कार्डों और स्क्रीनशॉटों के ढेर में तब्दील होने से बचाना है।

बैज स्कैन से अधिक मापें

बैज स्कैन भ्रामक हो सकते हैं। एक बेहतर इवेंट रिव्यू में योग्य लीड्स, मीटिंग की गुणवत्ता, फॉलो-अप की गति, कोटेशन रिक्वेस्ट और CRM की पूर्णता की तुलना की जाती है। इससे टीम को यह बेहतर ढंग से समझने में मदद मिलती है कि किन शो, उत्पादों और खरीदार वर्गों में भविष्य में निवेश करना फायदेमंद होगा।

इवेंट टीमों के लिए परिचालन संबंधी नोट

अगले कार्यक्रम से पहले, न्यूनतम नोट मानक और फॉलो-अप की समय सीमा पर सहमति बना लें। एक सरल नियम कारगर साबित होता है: प्रत्येक योग्य आगंतुक को कार्यक्रम से एक मालिक, उत्पाद के बारे में जानकारी और सीआरएम में दर्ज अगली कार्रवाई के साथ जाना चाहिए।