Покупателю не нужно читать всё электронное письмо, чтобы понять, что оно было разослано сотням компаний.

Обычно первых двух строк достаточно.

Уважаемый господин,
Мы являемся профессиональным производителем, предлагающим высококачественную продукцию по конкурентоспособным ценам.

Команды, занимающиеся экспортными продажами, слишком хорошо знают эту фразу. Многие использовали её в той или иной вариации. Она внушает чувство безопасности. Она вежлива. В ней нет ничего плохого.

Но в нем также практически ничего полезного не говорится.

Покупатель не знает, зачем вы ему пишете.
Они не понимают, почему ваш продукт подходит для их рынка.
Они не знают, понимаете ли вы их роль.
Они не знают, что им делать дальше.

В этом случае может помочь рассылка электронных писем с использованием ИИ для экспортеров — не за счет увеличения длины каждого сообщения, а за счет предоставления продавцам возможности начинать работу с учетом контекста, в котором находится покупатель, а не с пустого шаблона.

Тем не менее, ИИ не следует использовать вслепую. Для эффективного взаимодействия с покупателем на экспорт необходимы рассудительность, своевременность и веская причина для контакта.

Почему многие электронные письма с запросами на экспорт игнорируются

Большинство нежелательных электронных писем игнорируются по простым причинам.

Они не конкретны.
Они слишком много говорят о поставщике.
Они не объясняют, почему был выбран именно этот покупатель.
Они сначала привлекают внимание, а затем предоставляют какой-либо полезный контекст.

Типичное электронное письмо для экспорта может содержать:

• История компании
• Заводской размер
• Каталог продукции
• Список сертификатов
• «Лучшая цена»
• "Высокое качество"
• «Надеюсь на сотрудничество»
• Вложение в формате PDF

Ни один из этих вариантов не является всегда неверным.

Проблема в порядке.

Покупателя в первую очередь интересует следующее:

Если в первом электронном письме не удастся быстро ответить на эти вопросы, покупатель может так и не получить доступ к каталогу.

Реальная роль ИИ в рассылке электронных писем экспортерам

Искусственный интеллект не должен превращать слабого потенциального клиента в хорошего покупателя.

Не следует выдумывать факты.
Не стоит давать излишние обещания.
Система не должна отправлять полностью автоматизированные сообщения дорогостоящим покупателям без предварительного ознакомления.

Полезная роль ИИ более узкая и практическая.

Это помогает продавцам подготовить более качественный первый черновик.

Для экспортных команд это означает:

Это ценно, потому что у продавцов часто нет проблем со знанием своего продукта.

Им сложно быстро преобразовать контекст, касающийся покупателя, в сообщение.

Стандартное электронное письмо против электронного письма, ориентированного на покупателя.

Вот простое сравнение.

Пример слабого дебюта:

Мы являемся профессиональным производителем осветительных приборов в Китае. Мы предлагаем высококачественную светодиодную продукцию по конкурентоспособной цене.

Пример более сильного начала:

Я заметил, что ваша компания работает над проектами коммерческого освещения в ОАЭ. Мы поставляем светодиодную продукцию дистрибьюторам и заказчикам проектов, которым необходимы стабильные поставки, четкая смета и готовые решения для проектов.

Вторая версия не идеальна. Перед отправкой по-прежнему требуются реальные данные компании.

Но это дает покупателю повод продолжить чтение.

Начните с покупателя, а не с товара.

Многие коммерческие электронные письма начинаются с обращения к поставщику, потому что именно его лучше всего знает продавец.

Но покупатели не реагируют, потому что ваша компания существует.

Они реагируют, когда сообщение связано с тем, за что они несут ответственность.

Разные категории покупателей обращают внимание на разные вещи:

Это одна из причин, почему не следует отправлять одно и то же электронное письмо каждому человеку.

Генеральный директор не похож на помощника по закупкам.
Дистрибьютору не так важна первая линия поставок, как конечному пользователю.
Покупателю проекта может потребоваться техническая уверенность, прежде чем устанавливать цену.

Эффективная информационная работа отражает это различие.

Где email-рассылка с использованием ИИ приносит наибольшую пользу

Рассылка электронных писем с использованием ИИ наиболее эффективна, когда у продавца уже есть полезная информация.

Например:

• Тип покупателя
• Категория товара
• Целевая страна
• Контактная роль
• Цель информационно-просветительской работы
• Предыдущее взаимодействие
• Статус предложения
• Сроки последующего наблюдения
• беспокойство покупателя

Чем лучше исходные данные, тем лучше черновик.

Неудачным вариантом подсказки может быть:

Напишите электронное письмо для продвижения моего продукта.

Более подходящим вариантом был бы:

Напишите короткое электронное письмо менеджеру по закупкам в компании-дистрибьюторе гостиничной мебели в Дубае. Мы поставляем мебель для гостиничных номеров на заказ. Цель — узнать, рассматривают ли они новых поставщиков для предстоящих проектов. Письмо должно быть естественным и не слишком рекламным.

Искусственный интеллект не заменяет знания в сфере продаж. Он систематизирует их, преобразуя в удобный для использования язык.

Что не следует автоматизировать вслепую?

Некоторые обращения всегда должны проверяться человеком.

Особенно когда:

Для экспортных команд оптимальный процесс — это не "искусственный интеллект пишет и отправляет все".

Более безопасный процесс:

1. Искусственный интеллект готовит черновик.
2. Продавец анализирует контекст ситуации, в которой находится покупатель.
3. Проверяются сведения о товаре и цене.
4. Сообщение скорректировано по тону.
5. Электронное письмо отправлено или запланировано.
6. Дальнейшие действия отслеживаются.

Это позволяет поддерживать скорость, не теряя при этом управляемости.

Практичный алгоритм работы с электронной почтой для экспортных команд.

Эффективный процесс экспорта электронных писем начинается еще до написания текста.

Шаг 1: Проверьте, заслуживает ли потенциальный клиент электронного письма.

Не пишите сначала. Сначала пройдите квалификацию.

Проверять:

• Соответствует ли покупатель вашей товарной категории?
• Компания ведет активную деятельность?
• Имеет ли эта страна какое-либо значение?
• Есть ли вакансия, предполагающая непосредственное взаимодействие с покупателями?
• Можете объяснить, почему вы обращаетесь к нам?

Если вы не сможете ответить на эти вопросы, письмо, скорее всего, будет звучать шаблонно.

Шаг 2: Выберите цель отправки электронного письма.

Не в каждом электронном письме следует запрашивать одно и то же действие.

Возможные цели включают:

Четко сформулированная цель позволяет сократить объем письма.

Шаг 3: Напишите одно сообщение.

Одного электронного письма недостаточно, чтобы решить все проблемы.

В одном сообщении не следует представлять компанию, перечислять все продукты, объяснять все сертификаты, прикреплять все файлы, просить о встрече и требовать ответа.

Выберите один ракурс.

Например:

• Ввод информации о поставщике
• Соответствие изделия
• Последующее уточнение цитаты
• Пример варианта
• Поддержка индивидуальной настройки
• Предложение, адаптированное под конкретный рынок
• Поддержка повторного заказа

Покупатель должен знать, что делать дальше.

Шаг 4: Настройте тембр по каждому каналу.

Электронная почта и WhatsApp не должны звучать одинаково.

В данном случае полезен инструмент Email Writer Agent от SaleAI, поскольку он может помочь преобразовать одно и то же намерение совершить покупку в разные форматы.

Суть не в том, чтобы писать больше.

Суть в том, чтобы писать в формате, который покупатель с большей вероятностью прочитает.

Пример: Первый черновик электронного письма

Вот простая структура электронного письма для экспорта:

Тема: Поставка светодиодного освещения для коммерческих проектов в ОАЭ

Электронная почта:

Привет, [Имя],

Я заметил, что ваша компания занимается коммерческим освещением и поставкой оборудования для проектов в ОАЭ.

Мы производим светодиодную продукцию для дистрибьюторов и заказчиков проектов, которым необходимы стабильные поставки, четкая ценовая поддержка и широкий выбор продукции для коммерческих помещений.

Я не уверен, рассматриваете ли вы сейчас новых поставщиков, но при необходимости могу выслать краткий список товаров с указанием минимального объема заказа и сроков поставки.

С наилучшими пожеланиями,
[Имя]

Это письмо не отличается броскостью.

В этом-то и суть.

Это даёт контекст, объясняет значимость и предлагает небольшой следующий шаг.

Пример: Повторное обращение после отсутствия ответа

В последующем сообщении не следует просто писать: «Ждем вашего ответа».

Лучше:

Привет, [Имя],

В продолжение моего предыдущего сообщения о поставках светодиодного освещения для коммерческих проектов.

Если вы не работаете в этой категории, это не проблема. Если вы планируете выбирать поставщиков в конце этого года, я могу выслать вам краткий список товаров с указанием минимального объема заказа, сроков поставки и вариантов образцов для ознакомления.

С наилучшими пожеланиями,
[Имя]

Это дает покупателю простой способ ответить.

Это также снижает давление.

Пример: Последующее взаимодействие после отправки коммерческого предложения

Привет, [Имя],

Я хотел бы уточнить, соответствуют ли минимальный объем заказа и сроки доставки, указанные в предложении, вашему текущему плану заказов.

Если объем первого заказа все еще неясен, я могу также подготовить меньший пробный заказ для сравнения.

С наилучшими пожеланиями,
[Имя]

Это лучше, чем простое напоминание, потому что оно продолжает обсуждение покупки.

Как SaleAI поддерживает рассылку электронных писем

SaleAI интегрирует процесс написания электронных писем с остальными этапами процесса экспортных продаж.

Практический рабочий процесс может выглядеть следующим образом:

1. Используйте Lead Finder Agent для поиска потенциальных покупателей по продукту и рынку.
2. Воспользуйтесь сервисом Company Insight Agent , чтобы проверить, стоит ли связываться с данной компанией.
3. Используйте Email Writer Agent для создания первого сообщения на основе роли и цели покупателя.
4. Воспользуйтесь инструментом «Генератор ценовых предложений», если покупатель запрашивает информацию о ценах.
5. Используйте CRM для отслеживания статуса ответа, статуса коммерческого предложения и сроков последующих действий.

Это важно, потому что работа с общественностью — это не только написание текстов.

Успех электронного письма зависит от следующих факторов:

• Кто является покупателем?
• Что им может понадобиться
• Какой продукт им подходит?
• Они запрашивали ценовое предложение или нет.
• Отвечали ли они раньше?
• Какими должны быть следующие действия?

Когда эти детали взаимосвязаны, написание электронных писем становится более актуальным.

Как измерить эффективность рассылки электронных писем

Одного показателя открываемости недостаточно.

Экспортным командам следует отслеживать:

Цель состоит не в том, чтобы писать красивые электронные письма.

Цель состоит в том, чтобы подтолкнуть реальных покупателей к следующему шагу.

Распространенные ошибки при рассылке электронных писем с целью экспорта.

Ошибка 1: Начинать с представления компании.

Покупателям не нужна вся информация о вашей компании в первой строке. Начните с того, почему это сообщение актуально для них.

Ошибка 2: Отправка одного письма на каждую должность.

Генеральный директор, менеджер по закупкам, дистрибьютор и заказчик проекта не должны получать одно и то же сообщение.

Ошибка 3: Перегрузка первого письма информацией.

Слишком большое количество товаров, претензий, файлов и запросов затрудняет ответ на электронное письмо.

Ошибка 4: Использование ИИ без учета контекста покупателя.

Если входные данные являются общими, то и выходные данные будут общими. Искусственному интеллекту необходимы роль покупателя, продукт, рынок и цель.

Ошибка 5: Забыть о последующих действиях.

Многие покупатели не отвечают на первое письмо. Четкий план дальнейших действий так же важен, как и первоначальный черновик.

Часто задаваемые вопросы

Что такое email-рассылка с использованием ИИ для экспортеров ?

Использование ИИ для рассылки электронных писем экспортерам означает применение искусственного интеллекта для составления, корректировки и последующего сопровождения коммерческих писем зарубежным покупателям. Он может поддерживать отправку писем при первом контакте, ответы на запросы предложений, последующие действия по коммерческим предложениям и написание сообщений в зависимости от роли пользователя.

Может ли искусственный интеллект писать электронные письма для экспортных продаж лучше, чем шаблоны?

Искусственный интеллект может писать лучше, чем статические шаблоны, если он учитывает контекст покупателя, категорию товара, целевой рынок и цель взаимодействия. Однако продавцам все равно следует проверять факты, тон и коммерческие детали перед отправкой.

Что должно содержать электронное письмо, предназначенное для экспортных продаж?

В электронном письме, предназначенном для экспортных продаж, следует указать контекст для покупателя, актуальность продукта, краткое описание поставщика, одну четкую причину для продолжения разговора и простой следующий шаг.

Какой должна быть длина первого письма, отправляемого при экспорте?

Первое письмо, предназначенное для экспорта, обычно должно быть коротким. Часто достаточно 100–150 слов, если сообщение конкретное и на него легко ответить.

Следует ли экспортерам использовать один и тот же адрес электронной почты для всех покупателей?

Нет. Разные специалисты по закупкам заботятся о разных вещах. Дистрибьютор, менеджер по закупкам, генеральный директор и заказчик проекта должны получать информацию с разных точек зрения.

Как SaleAI может помочь в рассылке электронных писем для экспорта?

SaleAI помогает, объединяя поиск покупателей, аналитику компании, написание электронных писем с помощью ИИ, генерацию коммерческих предложений и отслеживание запросов в CRM, благодаря чему сообщения создаются на основе контекста, а не являются скопированными шаблонами.

Итоговый вывод

Написать первое письмо несложно, потому что сложно писать.

Это сложно, потому что сообщение должно быстро доказать свою актуальность.

Покупателю не нужна очередная, ничем не отличающаяся от остальных, презентация поставщика. Ему нужно понять, почему вы с ним связались, что вы предлагаете и какой небольшой следующий шаг будет целесообразным.

Искусственный интеллект может помочь командам, занимающимся экспортом, быстрее достичь поставленных целей.

Однако наиболее убедительные результаты достигаются при использовании ИИ с учетом контекста покупателя, а не в качестве шаблонного механизма, работающего вслепую.

SaleAI помогает связать этот контекст — от поиска потенциальных клиентов до анализа компании, написания электронных писем, составления коммерческих предложений и последующего взаимодействия с CRM — чтобы команды, занимающиеся экспортом, могли писать сообщения, которые звучат менее шаблонно и более привлекательно для ответа.