Один запрос на коммерческое предложение — это просто.
Покупатель запрашивает цену.
Вы проверяете товар.
Вы подтверждаете минимальный объем заказа.
Вы присылаете ценовое предложение.
Проблема возникает, когда одновременно открыто десять запросов на коммерческие предложения (RFQ).
Один из покупателей запрашивает обновленные условия доставки.
Ещё один хочет пересмотреть количество.
Третий покупатель спрашивает, можно ли персонализировать товар.
Кто-то, с кем мы общались на прошлой неделе, возвращается и спрашивает, актуальна ли еще старая цитата.
Коллега присылает более актуальную цену, но старый файл по-прежнему находится в чьей-то переписке по электронной почте.
Обычно именно в этот момент экспортные команды понимают, что проблема не в самом процессе ценообразования.
Проблема заключается в обработке запросов на коммерческие предложения после их поступления.
Вот тут-то и пригодится система управления запросами предложений (RFQ) .
Не потому, что каждой экспортной команде нужно сложное программное обеспечение, а потому, что запросы на коммерческие предложения включают в себя гораздо больше составляющих, чем ожидает большинство команд.
Почему запросы на коммерческие предложения так быстро превращаются в хаос?
Запрос коммерческого предложения (RFQ) — это не просто запрос цены.
Это может включать в себя технические характеристики продукции, количество, страну назначения, требования к упаковке, вопросы сертификации, условия оплаты, ожидания по доставке и сроки последующих действий.
На первый взгляд, электронной таблицы кажется достаточно.
Но электронные таблицы обычно отслеживают лишь часть процесса:
| Что отслеживает электронная таблица | Что часто происходит за его пределами? |
|---|---|
| имя покупателя | Переписка по электронной почте с дополнительными подробностями |
| Название продукта | Обновленный файл спецификации |
| Количество | Сообщение в WhatsApp с новым количеством |
| Цена | Пересмотренная цитата менеджера |
| Статус | Напоминание в память о ком-либо |
| Примечания | Вопросы покупателей разбросаны по разным каналам. |
Именно поэтому запросы на коммерческие предложения (RFQ) начинают казаться сложными для контроля.
Команда не теряет самообладания.
Команде не хватает единого места для организации запроса, цитаты, обсуждения и дальнейших действий.
Что на самом деле должна управлять система управления запросами предложений (RFQ)?
Система управления запросами предложений (RFQ) должна не только хранить запросы предложений.
Это должно помочь команде продвигать каждый запрос вперед.
Для экспортных продаж удобный рабочий процесс запроса коммерческого предложения обычно должен включать в себя:
| Область запросов предложений | Что необходимо контролировать |
|---|---|
| Информация для покупателя | Название компании, страна, контактное лицо, источник |
| Запрос на продукт | Модель, количество, индивидуальная настройка, сертификация, упаковка |
| Коммерческие условия | Цена, минимальный объем заказа, оплата, сроки поставки, срок действия, торговые условия. |
| Версия с цитатой | Оригинальная цитата, отредактированная цитата, окончательная цитата |
| Коммуникация | Электронная почта, WhatsApp, последующие сообщения, вопросы покупателей. |
| Ответственность | Кому принадлежит этот запрос предложений и кто должен на него ответить? |
| Статус | Новый, цитируемый, ожидающий, пересмотренный, выигранный, проигранный, приостановленный |
| Следующий шаг | Дата последующего контакта, обновление сметы, пример обсуждения, встреча. |
Если эти детали разрознены, продавцы тратят слишком много времени на ретроспективный анализ, прежде чем смогут двигаться вперед.
Скрытая стоимость ручного отслеживания запросов на коммерческие предложения.
Ручное отслеживание не всегда выглядит дорогим.
Это кажется нормальным:
- Скопируйте информацию о покупателе в Excel.
- Сохраняйте файлы с коммерческими предложениями в папках.
- Найдите подробности в старых электронных письмах.
- Уточните актуальную цену у коллеги.
- Переименуйте PDF-файлы вручную.
- Установите напоминание в календаре
- Отправить напоминание по памяти
Но издержки проявляются при увеличении объёма производства.
Покупатель может получить ответ с опозданием.
Возможно, будет отправлена неверная версия цитаты.
Возможно, вы пропустите последующее наблюдение.
Продавец может потратить время на проверку информации, которая уже существовала где-то ещё.
Менеджер может не знать, по каким запросам предложений (RFQ) уже принято решение.
Команда работает, но в рабочем процессе есть утечки.
Простой рабочий процесс экспорта запросов предложений (RFQ), который могут использовать команды.
Запрос предложений не обязательно должен быть сложным.
Но для этого необходим четкий путь.
Практический рабочий процесс запроса коммерческого предложения может выглядеть следующим образом:
Шаг 1: Четко сформулируйте запрос на коммерческое предложение (RFQ).
Первый шаг — структурированная регистрация запроса.
К важным областям относятся:
- Компания-покупатель
- Контактное лицо
- Страна
- Запрошенный товар
- Количество
- Требуемые характеристики
- Целевой срок доставки
- Особые условия
- Источник запроса
- Крайний срок для ответа
Это предотвращает ситуацию, когда команда полагается только на исходное электронное письмо.
Шаг 2: Проверьте, стоит ли отправлять коммерческое предложение по запросу.
Не каждый запрос предложений заслуживает одинакового внимания.
Перед составлением полного коммерческого предложения команда должна проверить следующее:
| Вопрос | Почему это важно |
|---|---|
| Запрос на продукт понятен? | Неясные запросы, возможно, потребуют предварительного уточнения. |
| Соответствует ли количество нашему минимальному объему заказа? | Для небольших запросов может потребоваться иной подход. |
| Находится ли покупатель на рынке, который мы можем обслуживать? | Логистика и соблюдение нормативных требований могут повлиять на осуществимость. |
| Покупатель выглядит серьезным? | Некоторые запросы на коммерческие предложения — это просто сравнение цен. |
| Сможем ли мы осуществить поставку в ожидаемые сроки? | Нереалистичные ожидания по срокам поставки создают риски. |
Это не значит игнорировать мелких покупателей. Это значит выбрать правильный уровень реагирования.
Для некоторых запросов на коммерческие предложения требуется полное фирменное предложение.
Некоторым сначала требуется уточнить информацию по электронной почте.
Некоторым достаточно быстро определить ценовой диапазон.
Некоторые вещи следует сохранить, но не отдавать им приоритет.
Шаг 3: Подготовьте коммерческое предложение в правильном формате.
Для разных запросов на коммерческие предложения требуются разные форматы.
Постоянный покупатель может предпочесть простую таблицу цен.
Новому покупателю может потребоваться более профессиональное коммерческое предложение с указанием данных компании, условий оплаты и характеристик товара.
Для запроса через WhatsApp может потребоваться более простое ценовое предложение, которое легко открывается на мобильном устройстве.
Предложение должно соответствовать ситуации покупателя, а не просто шаблону поставщика.
Шаг 4: Запишите версию
Здесь многие команды допускают ошибки.
Покупатель сначала запрашивает 500 единиц.
Затем запрашивает 1000 единиц.
Затем запрашивает индивидуальную упаковку.
Затем спрашивается, меняется ли цена для условий FOB вместо EXW.
Если команда не записывает версии, становится сложно определить, какая цитата является актуальной.
Базовая запись версии должна включать:
| Версия | Изменять | Дата | Владелец |
|---|---|---|---|
| В1 | Первоначальная смета на 500 единиц | 8 мая | Торговый представитель |
| V2 | Количество увеличено до 1000 единиц. | 10 мая | Торговый представитель |
| V3 | Добавлена индивидуальная упаковка. | 12 мая | Менеджер по продажам |
| V4 | Изменен торговый термин на FOB. | 14 мая | Торговый представитель |
Это предотвратит путаницу в дальнейшем.
Шаг 5: Последующие действия в зависимости от статуса предложения.
Отправка коммерческого предложения — это ещё не конец.
Команде необходимо знать, что произойдет дальше.
Возможные статусы:
| Статус | Значение | Следующее действие |
|---|---|---|
| Новый запрос предложений | Запрос получен, но ответа не получен. | Подробности обзора |
| Требуется уточнение. | Отсутствуют сведения о товаре или количестве. | Запросите у покупателя дополнительную информацию. |
| Цитата | Цитата отправлена | Запланируйте последующие действия |
| Отправлена исправленная цитата | Покупатель запросил изменения. | Подтвердите, работает ли новая цена. |
| Ожидание покупателя | Покупатель не ответил | Отправить напоминание |
| Переговоры | Покупатель обсуждает цену или условия. | Подготовьте ответ |
| Выиграл | Покупатель подтверждает заказ | Переход к процессу оформления заказа |
| Потерянный | Покупатель отклонил или прекратил покупку | Причина записи |
| Спящий | После нескольких напоминаний ответа так и не последовало. | Сделайте паузу, но сохраните запись. |
Такой способ отслеживания статуса прост, но он предотвращает исчезновение запросов на коммерческие предложения.
Какова роль SaleAI в управлении запросами предложений?
SaleAI полезен тем, что запросы на коммерческие предложения (RFQ) не изолированы от остальной части экспортных продаж.
Обычно покупатель проходит несколько этапов:
- Покупатель найден или появился по запросу.
- Компанию необходимо проверить.
- Необходимо понимать детали запроса предложений (RFQ).
- Необходимо сформировать коммерческое предложение.
- Коммерческое предложение необходимо отправить.
- Покупатель может задавать вопросы.
- Необходимо провести дальнейшие действия.
- Запись должна оставаться в CRM.
SaleAI объединяет эти этапы в рамках своих рабочих процессов: агент, данные, электронная почта, коммерческое предложение и CRM.
Например:
- Lead Finder Agent помогает находить потенциальных покупателей.
- Company Insight Agent помогает оценить, насколько перспективен покупатель.
- Генератор коммерческих предложений помогает подготовить качественное коммерческое предложение.
- Сервис Email Writer Agent помогает написать электронное письмо с коммерческим предложением или последующее сообщение.
- CRM помогает отслеживать статус коммерческих предложений, заметки покупателя и дальнейшие действия.
Это отличается от простого создания файла с коммерческим предложением.
Ценность заключается в том, чтобы поддерживать связь запроса коммерческого предложения с процессом продаж.
Управление запросами на коммерческие предложения (RFQ) — это не только задача для больших команд.
Некоторые небольшие команды считают, что управление запросами предложений необходимо только при наличии большого количества продавцов.
Это не всегда так.
Даже команда из двух человек, занимающаяся экспортом, может потерять контроль над ситуацией, если:
- Запросы на коммерческие предложения поступают из различных каналов.
- Покупатели задают много вопросов о товарах.
- Цены часто меняются
- Команда продает множество товарных позиций.
- Дальнейшие действия зависят от памяти.
- Файлы с цитатами сохраняются в личных папках.
Небольшой команде, возможно, не понадобится сложная система. Но ей все равно необходим четкий процесс.
Чем раньше будет построено сооружение, тем легче будет его масштабировать.
Типичные проблемы, возникающие при запросе коммерческих предложений, и способы их решения.
| Проблема | Обычная реакция | Лучшее решение |
|---|---|---|
| Покупатель предоставляет неполную информацию. | В любом случае, пришлите примерную смету. | Сначала задайте структурированные уточняющие вопросы. |
| Слишком много вариантов цитат | Переименуйте файлы вручную. | Отслеживание версий по дате, изменению и владельцу. |
| Последующие действия упускаются из виду | Зависит от памяти | Используйте отслеживание статуса и дальнейших действий. |
| Покупатель сравнивает поставщиков | Снижение цены слишком быстро. | Объясните ценность, доставку, обслуживание и условия. |
| Старые цены используются повторно. | Скопировано из предыдущей цитаты | Перед отправкой проверьте цену, срок действия и количество. |
| Цитата выглядит противоречивой. | Пусть каждый продавец сам это отформатирует. | Используйте шаблоны контролируемых коммерческих предложений. |
| Запросы предложений остаются во входящих сообщениях. | Поиск в переписке по электронной почте позже | Перенесите данные запроса коммерческого предложения в CRM-систему или структурированный рабочий процесс. |
Вот здесь работа становится более выполнимой.
Не идеально.
Но видимый.
А прозрачность имеет значение в продажах.
Что должно быть включено в запрос предложений (RFQ)?
В документе с запросом предложений (RFQ) должно быть достаточно информации для понимания запроса любым членом команды.
Полезная запись запроса предложений включает в себя:
| Поле | Пример |
|---|---|
| Компания-покупатель | ABC Distribution Ltd. |
| Страна | Мексика |
| Контакт | Менеджер по закупкам |
| Продукт | Автоматическая упаковочная машина |
| Количество | 2 единицы |
| Требования | Упаковка, пригодная для пищевых продуктов, инструкция на испанском языке. |
| Торговый термин | ФОБ Шэньчжэнь |
| Условия оплаты | 30% предоплата, 70% перед отправкой. |
| Действительность цитаты | 15 дней |
| Статус | Отправлена исправленная цитата |
| Следующее действие | Повторный визит через 3 дня. |
| Владелец | Торговый представитель А |
| Примечания | Покупатель поинтересовался наличием запасных частей. |
Этот документ предназначен не только для составления отчетов. Он помогает продавцу реагировать быстрее и точнее.
Как расставить приоритеты в запросах предложений (RFQ)
Не каждому запросу на коммерческое предложение следует уделять одинаковое внимание.
В этом может помочь практичная модель определения приоритетов.
| Приоритет | Условия запроса коммерческого предложения | Предложенный ответ |
|---|---|---|
| Высокий | Четкое соответствие товара заявленным характеристикам, реалистичное количество, активный покупатель. | Быстро подготовьте подробное коммерческое предложение |
| Середина | Хорошо сидит, но не хватает некоторых деталей. | Запросите уточнения и подготовьте частичную смету. |
| Низкий | Несоответствие или очень нечеткий запрос | Отправьте вопросы для получения ответа или квалификационные вопросы. |
| Смотреть | Потенциальный будущий покупатель, но срочной необходимости нет. | Сохраните и свяжитесь с нами позже. |
| Отклонять | Несоответствие товара или нереалистичный запрос | Вежливо отклоните или перенаправьте запрос. |
Это помогает команде экономить время.
Спешно составленное предложение для неподходящего покупателя может обойтись дороже, чем более медленное предложение для подходящего.
Как управление запросами предложений улучшает последующие действия
Многие возможности для получения коммерческого предложения упускаются после отправки первого запроса.
Не потому, что покупатель сказал «нет».
Потому что никто не предпринял надлежащих мер.
Структурированный рабочий процесс запроса предложений (RFQ) может способствовать задаванию более эффективных дополнительных вопросов:
- Покупатель открыл или подтвердил получение предложения?
- Они спрашивали о цене, сроках доставки или минимальном объеме заказа?
- Они сравнивают поставщиков?
- Следует ли нам отправить пересмотренное предложение?
- Стоит ли нам предложить образец?
- Как лучше связаться с ними: по электронной почте или через WhatsApp?
- Срок действия предложения истёк?
Хорошее последующее действие — это не просто:
Просто уточняю, получили ли вы мое предложение.
Более удачным вариантом будет следующее:
Я хотел бы уточнить, соответствуют ли минимальный объем заказа и сроки доставки, указанные в предложении, вашему текущему плану заказов. Если объем первого заказа все еще неясен, я могу подготовить меньший пробный заказ для сравнения.
Второе сообщение более полезно, поскольку оно продолжает диалог о покупке.
Чего не следует чрезмерно автоматизировать
Управление процессом запроса предложений должно создавать структуру, а не исключать возможность принятия решений.
Командам, занимающимся экспортом, по-прежнему необходимо проводить проверку:
| Область | Почему необходима проверка? |
|---|---|
| Окончательная цена | Цены могут меняться в зависимости от количества, рынка и сроков поставки. |
| Срок поставки | Производственная нагрузка и логистика могут изменяться. |
| Условия торговли | Условия FOB, CIF, EXW и DDP подразумевают разные обязанности. |
| Сертификация | Неверные заявления могут подорвать доверие. |
| Настройка | Детали OEM/ODM могут повлиять на стоимость и сроки. |
| Серьезность покупателя | Некоторые запросы на коммерческие предложения представляют собой лишь проверку цен. |
| Решения о скидках | Для ведения ценовых переговоров необходима коммерческая рассудительность. |
Автоматизация должна упростить управление процессом.
Это не должно приводить к беспечности команды.
Признаки того, что вашей команде необходимо улучшить управление запросами на коммерческие предложения (RFQ).
Вашей команде может потребоваться более структурированная система управления запросами предложений, если:
- Вы часто просматриваете старые электронные письма, чтобы подтвердить детали предложения.
- Разные продавцы отправляют коммерческие предложения в разных форматах.
- Покупатели запрашивают пересмотренные предложения, и в результате возникает путаница с различными версиями.
- После отправки коммерческих предложений часто упускаются из виду последующие контакты.
- Менеджеры не могут видеть, какие запросы на коммерческие предложения активны.
- Файлы с цитатами сохраняются в личных папках.
- Покупатели задают одни и те же вопросы, потому что ранее полученная информация была неполной.
- Торговые представители тратят слишком много времени на копирование старых файлов с коммерческими предложениями.
Если происходит три или более из перечисленных событий, проблема, вероятно, не в индивидуальной дисциплинарной ответственности.
Это структура рабочего процесса.
Часто задаваемые вопросы
Что такое система управления запросами предложений (RFQ)?
Система управления запросами на коммерческие предложения (RFQ) помогает отделам продаж систематизировать детали запроса, информацию о покупателе, варианты предложений, заметки о переписке, статус последующих действий и дальнейшие шаги в рамках единого структурированного рабочего процесса.
Зачем экспортерам нужна система управления запросами коммерческих предложений (RFQ) ?
Экспортерам необходима система управления запросами на коммерческие предложения (RFQ), когда отслеживать запросы, подробную информацию о продуктах, ценовые варианты и переписку с покупателями становится сложно с помощью электронных таблиц, переписки по электронной почте и личных заметок.
Управление запросами на коммерческие предложения (RFQ) предназначено только для крупных экспортных команд?
Нет. Небольшие экспортные команды также могут извлечь выгоду из структуры запроса предложений (RFQ), особенно если они получают запросы из нескольких каналов, работают с большим количеством товаров или им необходимо поддерживать связь с покупателями после отправки предложений.
Что должны отслеживать экспортеры в процессе обработки запроса предложений (RFQ)?
Экспортерам следует отслеживать информацию о компании-покупателе, стране, запрашиваемом продукте, количестве, технических характеристиках, цене, условиях торговли, варианте предложения, владельце, статусе, дате последующего контакта и примечаниях покупателя.
Может ли SaleAI помочь в управлении запросами на коммерческие предложения (RFQ)?
SaleAI может помочь в управлении запросами на коммерческие предложения (RFQ), объединив поиск покупателей, проверку компаний, генерацию предложений, написание электронных писем и последующее взаимодействие с CRM в более структурированный рабочий процесс экспортных продаж.
Как командам избежать отправки неправильной версии коммерческого предложения?
Чтобы избежать ошибок в коммерческих предложениях, команды могут записывать каждую версию, указывая дату, причину изменения, ответственного лица и текущий статус, прежде чем отправлять исправленные предложения покупателям.
Итоговый вывод
Запросы на коммерческие предложения не становятся сложными из-за того, что один покупатель запрашивает цену.
Они становятся сложными, потому что каждый запрос порождает детали, версии, файлы, вопросы и последующие действия.
Электронная таблица может помочь на начальном этапе. Но как только запросы на коммерческие предложения начинают передаваться по электронной почте, WhatsApp, через файлы с предложениями и заметки в CRM-системе, команде необходима более понятная система.
Хорошая система управления запросами предложений помогает экспортным командам увидеть:
- То, что запросил покупатель.
- Какая цитата была отправлена?
- Что изменилось
- Кому принадлежит следующий шаг?
- Когда следует проводить последующие действия?
SaleAI помогает объединить эти этапы, чтобы запросы предложений не оставались разрозненными файлами. Они становятся частью единого рабочего процесса продаж, от проверки покупателем до составления коммерческого предложения, отправки электронного письма, последующих действий и работы с CRM.
