एक आरएफक्यू आसान है।
एक खरीदार कीमत पूछता है।
आप उत्पाद की जांच करें।
आप न्यूनतम मात्रा की पुष्टि करें।
आप एक कोटेशन भेजें।
समस्या तब शुरू होती है जब एक ही समय में दस आरएफक्यू खुले होते हैं।
एक खरीदार ने शिपिंग की अद्यतन शर्तों के बारे में पूछा।
एक अन्य व्यक्ति संशोधित मात्रा चाहता है।
एक तीसरे खरीदार ने पूछा कि क्या उत्पाद को अनुकूलित किया जा सकता है।
पिछले हफ्ते का कोई व्यक्ति वापस आकर पूछता है कि क्या पुराना उद्धरण अभी भी मान्य है।
एक सहकर्मी ने नई कीमत भेजी, लेकिन पुरानी फाइल अभी भी किसी के ईमेल थ्रेड में मौजूद है।
आमतौर पर इसी समय निर्यात टीमों को एहसास होता है कि समस्या खुद कोटेशन देने में नहीं है।
समस्या यह है कि अनुरोध प्राप्त होने के बाद उनका प्रबंधन कैसे किया जाए।
यहीं पर आरएफक्यू प्रबंधन प्रणाली उपयोगी साबित होती है।
ऐसा इसलिए नहीं है कि हर निर्यात टीम को जटिल सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होती है। बल्कि इसलिए कि आरएफक्यू में अधिकांश टीमों की अपेक्षा से कहीं अधिक जटिलताएं शामिल होती हैं।
आरएफक्यू इतनी जल्दी अव्यवस्थित क्यों हो जाते हैं?
आरएफक्यू केवल कीमत के लिए अनुरोध नहीं है।
इसमें उत्पाद विनिर्देश, मात्रा, गंतव्य देश, पैकेजिंग संबंधी अनुरोध, प्रमाणीकरण संबंधी प्रश्न, भुगतान की शर्तें, डिलीवरी की अपेक्षाएं और अनुवर्ती कार्रवाई का समय शामिल हो सकता है।
शुरुआत में, एक स्प्रेडशीट ही काफी लगती है।
लेकिन स्प्रेडशीट आमतौर पर प्रक्रिया के केवल एक हिस्से को ही ट्रैक करती हैं:
| स्प्रेडशीट क्या ट्रैक करती है | इसके बाहर अक्सर क्या होता है |
|---|---|
| खरीदार का नाम | अतिरिक्त विवरण सहित ईमेल थ्रेड |
| प्रोडक्ट का नाम | अद्यतन विनिर्देश फ़ाइल |
| मात्रा | नई मात्रा के साथ व्हाट्सएप संदेश |
| कीमत | प्रबंधक का संशोधित बयान |
| स्थिति | किसी की स्मृति में अनुवर्ती अनुस्मारक |
| नोट्स | खरीदारों के प्रश्न विभिन्न चैनलों पर बिखरे हुए हैं |
इसी वजह से आरएफक्यू को नियंत्रित करना मुश्किल लगने लगता है।
टीम प्रयास में कोई कमी नहीं कर रही है।
टीम के पास अनुरोध, कोटेशन, बातचीत और अगली कार्रवाई को व्यवस्थित करने के लिए एक जगह की कमी है।
आरएफक्यू प्रबंधन प्रणाली को वास्तव में क्या प्रबंधित करना चाहिए
आरएफक्यू प्रबंधन प्रणाली को केवल आरएफक्यू को संग्रहित नहीं करना चाहिए।
इससे टीम को प्रत्येक अनुरोध को आगे बढ़ाने में मदद मिलेगी।
निर्यात बिक्री के लिए, एक उपयोगी आरएफक्यू वर्कफ़्लो को आमतौर पर निम्नलिखित का प्रबंधन करने की आवश्यकता होती है:
| आरएफक्यू क्षेत्र | किन चीजों का प्रबंधन करना आवश्यक है |
|---|---|
| खरीदार की जानकारी | कंपनी का नाम, देश, संपर्क व्यक्ति, स्रोत |
| उत्पाद अनुरोध | मॉडल, मात्रा, अनुकूलन, प्रमाणीकरण, पैकेजिंग |
| वाणिज्यिक शर्तें | मूल्य, न्यूनतम मात्रा, भुगतान, डिलीवरी का समय, वैधता, व्यापार की शर्तें |
| उद्धरण संस्करण | मूल उद्धरण, संशोधित उद्धरण, अंतिम उद्धरण |
| संचार | ईमेल, व्हाट्सएप, अनुवर्ती टिप्पणियाँ, खरीदार के प्रश्न |
| ज़िम्मेदारी | इस आरएफक्यू का मालिक कौन है और किसे जवाब देना होगा? |
| स्थिति | नया, उद्धृत, प्रतीक्षारत, संशोधित, जीता, हारा, रुका हुआ |
| अगला कदम | अनुवर्ती कार्यवाही की तिथि, कोटेशन अपडेट, नमूना चर्चा, बैठक |
यदि ये विवरण बिखरे हुए हों, तो विक्रेता आगे बढ़ने से पहले बहुत अधिक समय अतीत की ओर देखने में व्यतीत करते हैं।
मैन्युअल आरएफक्यू ट्रैकिंग की छिपी हुई लागत
मैन्युअल ट्रैकिंग हमेशा महंगी नहीं लगती।
यह सामान्य लगता है:
- खरीदार की जानकारी को एक्सेल में कॉपी करें
- उद्धरण फ़ाइलों को फ़ोल्डरों में सहेजें
- विवरण के लिए पुराने ईमेल खोजें
- किसी सहकर्मी से नवीनतम कीमत पूछें।
- पीडीएफ फाइलों का नाम मैन्युअल रूप से बदलें
- कैलेंडर में रिमाइंडर सेट करें
- स्मृति से अनुवर्ती संदेश भेजें
लेकिन लागत तब सामने आती है जब मात्रा बढ़ती है।
खरीदार को जवाब मिलने में देरी हो सकती है।
गलत उद्धरण भेजा जा सकता है।
अनुवर्ती कार्रवाई छूट सकती है।
एक विक्रेता उन विवरणों की जाँच करने में समय बर्बाद कर सकता है जो पहले से ही कहीं और मौजूद थे।
किसी मैनेजर को यह पता नहीं हो सकता है कि कौन से आरएफक्यू निर्णय के करीब हैं।
टीम काम कर रही है, लेकिन कार्यप्रवाह में गड़बड़ी आ रही है।
एक सरल आरएफक्यू वर्कफ़्लो जिसे निर्यात टीमें उपयोग कर सकती हैं
आरएफक्यू को जटिल बनाने की आवश्यकता नहीं है।
लेकिन इसके लिए एक स्पष्ट मार्ग की आवश्यकता है।
एक व्यावहारिक आरएफक्यू वर्कफ़्लो कुछ इस तरह दिख सकता है:
चरण 1: अनुरोध पत्र को स्पष्ट रूप से दर्ज करें
पहला चरण अनुरोध को एक संरचित तरीके से रिकॉर्ड करना है।
महत्वपूर्ण क्षेत्रों में शामिल हैं:
- खरीदार कंपनी
- संपर्क व्यक्ति
- देश
- अनुरोधित उत्पाद
- मात्रा
- आवश्यक विनिर्देश
- लक्षित वितरण समय
- विशेष शर्तें
- जांच का स्रोत
- उत्तर देने की अंतिम तिथि
इससे टीम को केवल मूल ईमेल पर निर्भर रहने से रोका जा सकता है।
चरण 2: जांचें कि क्या आरएफक्यू में बोली लगाना उचित है।
हर रेफरेंस रिक्वेस्ट पर एक समान स्तर का प्रयास करना जरूरी नहीं है।
पूरा कोटेशन तैयार करने से पहले, टीम को निम्नलिखित बातों की जाँच करनी चाहिए:
| सवाल | यह क्यों मायने रखती है |
|---|---|
| क्या उत्पाद संबंधी अनुरोध स्पष्ट है? | अस्पष्ट अनुरोधों के लिए पहले स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो सकती है। |
| क्या मात्रा हमारी न्यूनतम ऑर्डर मात्रा (MOQ) के अनुरूप है? | छोटी-मोटी रिक्वेस्टों के लिए अलग तरह से हैंडलिंग की आवश्यकता हो सकती है। |
| क्या खरीदार ऐसे बाजार में है जहां हम अपनी सेवाएं दे सकते हैं? | रसद और अनुपालन से व्यवहार्यता प्रभावित हो सकती है। |
| क्या खरीदार गंभीर प्रतीत होता है? | कुछ आरएफक्यू केवल कीमतों की तुलना करने के उद्देश्य से भेजे जाते हैं। |
| क्या हम अपेक्षित समय सीमा के भीतर आपूर्ति कर सकते हैं? | अवास्तविक डिलीवरी अपेक्षाएँ जोखिम पैदा करती हैं |
इसका मतलब छोटे खरीदारों को नजरअंदाज करना नहीं है। इसका मतलब है प्रतिक्रिया का सही स्तर चुनना।
कुछ आरएफक्यू के लिए पूर्ण ब्रांडेड कोटेशन की आवश्यकता होती है।
कुछ लोगों को पहले स्पष्टीकरण वाला ईमेल चाहिए होता है।
कुछ लोगों को केवल एक त्वरित मूल्य सीमा की आवश्यकता होती है।
कुछ को बचाया जाना चाहिए लेकिन उन्हें प्राथमिकता नहीं दी जानी चाहिए।
चरण 3: सही प्रारूप में कोटेशन तैयार करें
अलग-अलग आरएफक्यू के लिए अलग-अलग कोटेशन फॉर्मेट की आवश्यकता होती है।
बार-बार खरीदारी करने वाले ग्राहक को एक सरल मूल्य सारणी की आवश्यकता हो सकती है।
एक नए खरीदार को कंपनी के विवरण, भुगतान की शर्तों और उत्पाद संबंधी जानकारी सहित अधिक पेशेवर कोटेशन की आवश्यकता हो सकती है।
व्हाट्सएप पर पूछे गए किसी भी प्रश्न के लिए एक संक्षिप्त और सरल प्रारूप उपयुक्त हो सकता है जो मोबाइल पर आसानी से खुल जाए।
कोटेशन खरीदार की स्थिति के अनुरूप होना चाहिए, न कि केवल आपूर्तिकर्ता के टेम्पलेट के अनुरूप।
चरण 4: संस्करण रिकॉर्ड करें
यहीं पर कई टीमें गलती करती हैं।
एक खरीदार पहले 500 यूनिट की मांग करता है।
फिर 1,000 यूनिट की मांग करता है।
फिर कस्टम पैकेजिंग की मांग करता है।
फिर पूछता है कि क्या EXW के बजाय FOB के लिए कीमत बदलती है।
यदि टीम संस्करणों को रिकॉर्ड नहीं करती है, तो यह जानना मुश्किल हो जाता है कि कौन सा उद्धरण वर्तमान है।
एक बुनियादी संस्करण रिकॉर्ड में निम्नलिखित शामिल होना चाहिए:
| संस्करण | परिवर्तन | तारीख | मालिक |
|---|---|---|---|
| वी1 | 500 यूनिट के लिए प्रारंभिक मूल्य | 8 मई | बिक्री प्रतिनिधि |
| वी 2 | मात्रा को अद्यतन करके 1,000 यूनिट कर दिया गया है। | 10 मई | बिक्री प्रतिनिधि |
| वी 3 | कस्टम पैकेजिंग जोड़ी गई | 12 मई | बिक्री प्रबंधक |
| वी4 | व्यापार की शर्तें बदलकर FOB कर दी गईं | 14 मई | बिक्री प्रतिनिधि |
इससे बाद में होने वाली भ्रम की स्थिति से बचा जा सकता है।
चरण 5: कोटेशन की स्थिति के आधार पर फॉलो-अप करें
कोटेशन भेजना ही अंतिम चरण नहीं है।
टीम को यह जानने की जरूरत है कि आगे क्या होगा।
संभावित स्थितियाँ:
| स्थिति | अर्थ | अगला कदम |
|---|---|---|
| नया आरएफक्यू | अनुरोध प्राप्त हुआ लेकिन कोई उत्तर नहीं दिया गया | समीक्षा विवरण |
| स्पष्टीकरण की आवश्यकता है | उत्पाद या मात्रा संबंधी विवरण गायब हैं | खरीदार से अधिक जानकारी मांगें |
| उद्धरित | उद्धरण भेजा गया | अनुवर्ती कार्यवाही का समय निर्धारित करें |
| संशोधित कोटेशन भेजा गया | खरीदार ने बदलाव का अनुरोध किया | पुष्टि करें कि नया कोटेशन काम करता है या नहीं। |
| खरीदार का इंतजार है | खरीदार ने जवाब नहीं दिया है | अनुवर्ती संदेश भेजें |
| बातचीत | खरीदार कीमत या शर्तों पर चर्चा करता है | प्रतिक्रिया तैयार करें |
| जीत गया | खरीदार ने ऑर्डर की पुष्टि की | ऑर्डर प्रक्रिया पर आगे बढ़ें |
| खो गया | खरीदार ने अस्वीकार कर दिया या रोक दिया | कारण दर्ज करें |
| प्रसुप्त | कई बार फॉलोअप करने के बाद भी कोई जवाब नहीं मिला। | विराम लें लेकिन रिकॉर्ड रखें |
इस तरह से स्टेटस ट्रैक करना सरल है, लेकिन इससे आरएफक्यू गायब होने से बचते हैं।
आरएफक्यू प्रबंधन में सेलएआई की भूमिका
SaleAI इसलिए उपयोगी है क्योंकि RFQ निर्यात बिक्री के बाकी हिस्सों से अलग नहीं होते हैं।
एक खरीदार आमतौर पर कई चरणों से गुजरता है:
- खरीदार मिल जाता है या पूछताछ के माध्यम से सामने आता है।
- कंपनी की जांच होनी चाहिए।
- आरएफक्यू के विवरण को समझना आवश्यक है।
- एक कोटेशन तैयार करना आवश्यक है।
- कोटेशन भेजना आवश्यक है।
- खरीददार प्रश्न पूछ सकता है।
- आगे की कार्यवाही आवश्यक है।
- यह रिकॉर्ड सीआरएम में रहना चाहिए।
SaleAI अपने एजेंट, डेटा, ईमेल, कोटेशन और CRM वर्कफ़्लो के माध्यम से इन चरणों को आपस में जोड़ता है।
उदाहरण के लिए:
- लीड फाइंडर एजेंट संभावित खरीदारों को खोजने में मदद करता है।
- कंपनी इनसाइट एजेंट यह आकलन करने में मदद करता है कि खरीदार प्रासंगिक प्रतीत होता है या नहीं।
- कोट जनरेटर एजेंट एक स्पष्ट कोटेशन तैयार करने में मदद करता है।
- ईमेल राइटर एजेंट कोटेशन ईमेल या फॉलो-अप संदेश लिखने में मदद करता है।
- सीआरएम कोटेशन की स्थिति, खरीदार के नोट्स और आगे की कार्रवाई को ट्रैक करने में मदद करता है।
यह केवल एक कोटेशन फाइल बनाने से अलग है।
इसका महत्व आरएफक्यू को बिक्री प्रक्रिया से जोड़े रखने में है।
आरएफक्यू प्रबंधन केवल बड़ी टीमों के लिए नहीं है
कुछ छोटी टीमों का मानना है कि आरएफक्यू प्रबंधन की आवश्यकता तभी होती है जब कई विक्रेता हों।
यह बात हमेशा सच नहीं होती।
दो लोगों की निर्यात टीम भी निम्नलिखित स्थितियों में अपना रास्ता भटक सकती है:
- आरएफक्यू कई चैनलों से आते हैं।
- खरीदार उत्पाद से संबंधित कई प्रश्न पूछते हैं।
- कीमतें अक्सर बदलती रहती हैं
- यह टीम कई एसकेयू बेचती है।
- अनुवर्ती कार्रवाई स्मृति पर निर्भर करती है
- उद्धरण फ़ाइलें व्यक्तिगत फ़ोल्डरों में सहेजी जाती हैं।
एक छोटी टीम को शायद किसी जटिल प्रणाली की आवश्यकता न हो। लेकिन फिर भी उसे एक स्पष्ट प्रक्रिया की आवश्यकता होती है।
संरचना जितनी जल्दी बनाई जाएगी, उसे बढ़ाना उतना ही आसान होगा।
आरएफक्यू में आने वाली आम समस्याएं और उनके बेहतर समाधान
| संकट | सामान्य प्रतिक्रिया | बेहतर समाधान |
|---|---|---|
| खरीदार ने अधूरी जानकारी दी है | फिर भी एक अनुमानित लागत भेज दें। | पहले व्यवस्थित स्पष्टीकरण प्रश्न पूछें। |
| उद्धरणों के बहुत सारे संस्करण | फ़ाइलों का नाम मैन्युअल रूप से बदलें | तिथि, परिवर्तन और स्वामी के आधार पर संस्करणों को ट्रैक करें |
| अनुवर्ती कार्रवाई छूट जाती है | स्मृति पर निर्भर | स्थिति और अगली कार्रवाई ट्रैकिंग का उपयोग करें |
| खरीदार आपूर्तिकर्ताओं की तुलना करता है | बहुत जल्दी कीमत कम करना | मूल्य, वितरण, सेवा और शर्तों की व्याख्या करें। |
| पुरानी कीमतों का पुनः उपयोग किया जाता है | पिछले उद्धरण से कॉपी किया गया | भेजने से पहले कीमत, वैधता और मात्रा की समीक्षा कर लें। |
| उद्धरण असंगत प्रतीत होता है | प्रत्येक विक्रेता इसे प्रारूपित करे | नियंत्रित कोटेशन टेम्पलेट का उपयोग करें |
| आरएफक्यू इनबॉक्स में ही रहते हैं | बाद में ईमेल थ्रेड्स खोजें | आरएफक्यू विवरण को सीआरएम या संरचित वर्कफ़्लो में स्थानांतरित करें |
यहीं से काम अधिक प्रबंधनीय हो जाता है।
सही नहीं।
लेकिन दिखाई देता है।
और बिक्री में दृश्यता मायने रखती है।
आरएफक्यू रिकॉर्ड में क्या-क्या शामिल होना चाहिए?
आरएफक्यू रिकॉर्ड से टीम के किसी भी सदस्य को अनुरोध को समझने के लिए पर्याप्त संदर्भ मिल जाना चाहिए।
एक उपयोगी आरएफक्यू रिकॉर्ड में निम्नलिखित शामिल होते हैं:
| मैदान | उदाहरण |
|---|---|
| खरीदार कंपनी | एबीसी डिस्ट्रीब्यूशन लिमिटेड |
| देश | मेक्सिको |
| संपर्क | क्रय प्रबंधक |
| उत्पाद | स्वचालित पैकेजिंग मशीन |
| मात्रा | 2 इकाइयाँ |
| आवश्यकताएं | खाद्य-योग्य पैकेजिंग, स्पेनिश मैनुअल |
| व्यापार की शर्तें | एफओबी शेन्ज़ेन |
| भुगतान की शर्तें | 30% अग्रिम भुगतान, 70% शिपमेंट से पहले |
| उद्धरण की वैधता | 15 दिन |
| स्थिति | संशोधित कोटेशन भेजा गया |
| अगला कदम | तीन दिन बाद फॉलो-अप करें |
| मालिक | बिक्री प्रतिनिधि ए |
| नोट्स | खरीदार ने अतिरिक्त पुर्जों के बारे में पूछा |
यह रिकॉर्ड सिर्फ रिपोर्टिंग के लिए नहीं है। यह विक्रेता को तेजी से और अधिक सटीक रूप से जवाब देने में मदद करता है।
आरएफक्यू को प्राथमिकता कैसे दें
हर आरएफक्यू पर समान ध्यान नहीं दिया जाना चाहिए।
एक व्यावहारिक प्राथमिकता मॉडल मददगार साबित हो सकता है।
| प्राथमिकता | आरएफक्यू की शर्तें | सुझाया गया उत्तर |
|---|---|---|
| उच्च | उत्पाद की उपयुक्तता स्पष्ट है, मात्रा यथार्थवादी है, खरीदार सक्रिय है। | जल्दी से विस्तृत कोटेशन तैयार करें |
| मध्यम | फिटिंग अच्छी है लेकिन कुछ डिटेल्स की कमी है | स्पष्टीकरण मांगें और आंशिक कोटेशन तैयार करें |
| कम | अपर्याप्त मिलान या बहुत अस्पष्ट अनुरोध | संक्षिप्त प्रतिक्रिया या योग्यता संबंधी प्रश्न भेजें |
| घड़ी | भविष्य में संभावित खरीदार हैं, लेकिन अभी तत्काल आवश्यकता नहीं है। | इसे सेव करें और बाद में फॉलो अप करें |
| अस्वीकार करना | उत्पाद का बेमेल होना या अवास्तविक अनुरोध | विनम्रतापूर्वक मना करें या पुनर्निर्देशित करें |
इससे टीम को समय बचाने में मदद मिलती है।
गलत खरीदार के लिए जल्दबाजी में दिया गया कोटेशन सही खरीदार के लिए धीरे-धीरे दिए गए कोटेशन से कहीं अधिक महंगा साबित हो सकता है।
आरएफक्यू प्रबंधन से फॉलो-अप में कैसे सुधार होता है
पहला कोटेशन भेजने के बाद कई कोटेशन के अवसर हाथ से निकल जाते हैं।
इसलिए नहीं कि खरीदार ने मना कर दिया।
क्योंकि किसी ने भी ठीक से फॉलो-अप नहीं किया।
एक संरचित आरएफक्यू वर्कफ़्लो बेहतर अनुवर्ती प्रश्नों को प्रेरित कर सकता है:
- क्या खरीदार ने कोटेशन खोला या उसे स्वीकार किया?
- क्या उन्होंने कीमत, डिलीवरी या न्यूनतम मात्रा (एमओक्यू) के बारे में पूछा था?
- क्या वे आपूर्तिकर्ताओं की तुलना कर रहे हैं?
- क्या हमें संशोधित कोटेशन भेजना चाहिए?
- क्या हमें नमूना देना चाहिए?
- क्या हमें ईमेल या व्हाट्सएप के जरिए संपर्क करना चाहिए?
- क्या कोटेशन की समय सीमा समाप्त हो गई है?
एक अच्छा फॉलो-अप केवल इतना ही नहीं होता:
मैं बस यह जानना चाहता था कि क्या आपको मेरा कोटेशन मिल गया है।
बेहतर अनुवर्ती कार्रवाई यह होगी:
मैं यह जानना चाहता था कि कोटेशन में दी गई न्यूनतम ऑर्डर मात्रा (MOQ) और डिलीवरी का समय आपकी मौजूदा ऑर्डर योजना के लिए उपयुक्त है या नहीं। यदि पहली ऑर्डर मात्रा अभी भी अनिश्चित है, तो मैं तुलना के लिए एक छोटा ट्रायल ऑर्डर विकल्प भी तैयार कर सकता हूँ।
दूसरा संदेश अधिक उपयोगी है क्योंकि यह खरीदारी संबंधी बातचीत को जारी रखता है।
किन चीजों को जरूरत से ज्यादा स्वचालित नहीं करना चाहिए
आरएफक्यू प्रबंधन को संरचना बनानी चाहिए, न कि निर्णय लेने की क्षमता को खत्म करना चाहिए।
निर्यात टीमों को अभी भी निम्नलिखित की समीक्षा करनी चाहिए:
| क्षेत्र | समीक्षा की आवश्यकता क्यों है? |
|---|---|
| अंतिम कीमत | मात्रा, बाजार और समय के आधार पर कीमतों में बदलाव हो सकता है। |
| डिलीवरी का समय | उत्पादन भार और लॉजिस्टिक्स में बदलाव हो सकता है |
| व्यापार के नियम | FOB, CIF, EXW और DDP की अलग-अलग जिम्मेदारियां होती हैं। |
| प्रमाणन | गलत दावे भरोसे को नुकसान पहुंचा सकते हैं। |
| अनुकूलन | ओईएम/ओडीएम विवरण लागत और समय-सीमा को प्रभावित कर सकते हैं। |
| खरीदार की गंभीरता | कुछ आरएफक्यू केवल मूल्य की जाँच के लिए होते हैं। |
| छूट के निर्णय | मूल्य निर्धारण के लिए व्यावसायिक सूझबूझ की आवश्यकता होती है। |
स्वचालन से प्रक्रिया को नियंत्रित करना आसान हो जाना चाहिए।
इससे टीम में लापरवाही नहीं आनी चाहिए।
आपकी टीम को बेहतर आरएफक्यू प्रबंधन की आवश्यकता के संकेत
यदि आपकी टीम को निम्नलिखित स्थितियों में अधिक संरचित आरएफक्यू प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता हो सकती है:
- आप अक्सर कोटेशन के विवरण की पुष्टि करने के लिए पुराने ईमेल खोजते हैं।
- अलग-अलग विक्रेता अलग-अलग प्रारूपों में कोटेशन भेजते हैं।
- खरीदार संशोधित कोटेशन मांगते हैं और इससे भ्रम की स्थिति पैदा हो जाती है।
- कोटेशन भेजने के बाद अक्सर फॉलो-अप नहीं हो पाते हैं।
- मैनेजर यह नहीं देख सकते कि कौन से आरएफक्यू सक्रिय हैं।
- उद्धरण फाइलें व्यक्तिगत फोल्डरों में सहेजी जाती हैं।
- खरीदार वही सवाल बार-बार पूछते हैं क्योंकि पहले दी गई जानकारी अधूरी थी।
- सेल्स प्रतिनिधि पुराने कोटेशन फाइलों की कॉपी बनाने में बहुत अधिक समय व्यतीत करते हैं।
यदि इनमें से तीन या अधिक बातें हो रही हैं, तो समस्या संभवतः व्यक्तिगत अनुशासन की नहीं है।
यह कार्यप्रवाह संरचना है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
आरएफक्यू प्रबंधन प्रणाली क्या है?
एक आरएफक्यू प्रबंधन प्रणाली बिक्री टीमों को अनुरोध-आधारित विवरण, खरीदार की जानकारी, कोटेशन के संस्करण, संचार नोट्स, अनुवर्ती स्थिति और अगली कार्रवाइयों को एक संरचित कार्यप्रवाह में व्यवस्थित करने में मदद करती है।
निर्यातकों को आरएफक्यू प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता क्यों होती है?
निर्यातकों को आरएफक्यू प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता तब होती है जब स्प्रेडशीट, ईमेल थ्रेड और व्यक्तिगत नोट्स के माध्यम से कोटेशन अनुरोधों, उत्पाद विवरणों, मूल्य संस्करणों और खरीदार वार्तालापों को ट्रैक करना मुश्किल हो जाता है।
क्या आरएफक्यू प्रबंधन केवल बड़ी निर्यात टीमों के लिए है?
नहीं। छोटी निर्यात टीमें भी आरएफक्यू संरचना से लाभ उठा सकती हैं, खासकर यदि उन्हें कई चैनलों से पूछताछ प्राप्त होती है, वे कई उत्पादों का प्रबंधन करती हैं, या कोटेशन भेजने के बाद खरीदारों के साथ फॉलो-अप करने की आवश्यकता होती है।
निर्यातकों को आरएफक्यू वर्कफ़्लो में किन-किन चीजों पर नज़र रखनी चाहिए?
निर्यातकों को क्रेता कंपनी, देश, उत्पाद अनुरोध, मात्रा, विनिर्देश, मूल्य, व्यापार शर्तें, कोटेशन संस्करण, मालिक, स्थिति, अनुवर्ती तिथि और क्रेता के नोट्स का ट्रैक रखना चाहिए।
क्या SaleAI RFQ प्रबंधन में मदद कर सकता है?
SaleAI खरीदार खोज, कंपनी सत्यापन, कोटेशन निर्माण, ईमेल लेखन और CRM फॉलो-अप को अधिक संरचित निर्यात बिक्री वर्कफ़्लो में जोड़कर RFQ प्रबंधन में सहायता कर सकता है।
टीमें गलत कोटेशन वर्जन भेजने से कैसे बच सकती हैं?
टीमों को खरीदारों को संशोधित कोटेशन भेजने से पहले प्रत्येक संस्करण को तिथि, परिवर्तन का कारण, मालिक और वर्तमान स्थिति के साथ रिकॉर्ड करके गलत कोटेशन संस्करणों से बचा जा सकता है।
अंतिम निष्कर्ष
किसी एक खरीदार द्वारा कीमत पूछे जाने से आरएफक्यू (परिभाषित अनुरोध) प्रक्रिया कठिन नहीं हो जाती।
ये प्रक्रिया कठिन हो जाती है क्योंकि प्रत्येक अनुरोध के साथ विवरण, संस्करण, फाइलें, प्रश्न और अनुवर्ती कार्रवाई शामिल होती हैं।
शुरुआत में स्प्रेडशीट मददगार हो सकती है। लेकिन एक बार जब आरएफक्यू ईमेल, व्हाट्सएप, कोटेशन फाइलों और सीआरएम नोट्स के माध्यम से भेजे जाने लगते हैं, तो टीम को एक स्पष्ट प्रणाली की आवश्यकता होती है।
एक अच्छा आरएफक्यू प्रबंधन सिस्टम निर्यात टीमों को निम्नलिखित देखने में मदद करता है:
- खरीदार ने क्या अनुरोध किया
- कौन सा उद्धरण भेजा गया था?
- क्या बदल गया
- अगला कदम किसका है?
- अनुवर्ती कार्रवाई कब होनी चाहिए
SaleAI इन सभी चरणों को एक साथ लाने में मदद करता है, जिससे RFQ बिखरी हुई फाइलों के रूप में नहीं रह जाते। वे खरीदार की जाँच से लेकर कोटेशन, ईमेल, फॉलो-अप और CRM तक एक जुड़े हुए बिक्री वर्कफ़्लो का हिस्सा बन जाते हैं।
