रुके हुए सौदों के लिए एक नियमित प्रक्रिया की आवश्यकता होती है, न कि दोषारोपण की।
निर्यात अवसरों की समीक्षा से प्रबंधकों को यह पता लगाने में मदद मिलनी चाहिए कि कौन से अवसर रुक गए हैं और आगे क्या होना चाहिए। अक्सर, पाइपलाइन समीक्षा सौदों के नामों और संभावित अपडेट की सूची बनकर रह जाती है। इससे यह पता नहीं चलता कि खरीदार किसी दस्तावेज़ का इंतज़ार कर रहा है, प्रतिनिधि मूल्य निर्धारण का इंतज़ार कर रहा है, या खाता बंद कर दिया जाना चाहिए।
एक बेहतर दिनचर्या संदर्भ, टालमटोल के कारण और अगली कार्रवाई पर केंद्रित होती है।
बढ़ती उम्र के अवसरों से शुरुआत करें
पहली समीक्षा सूची में उन अवसरों को शामिल किया जाना चाहिए जिनमें हाल ही में कोई गतिविधि नहीं हुई है, पुराने कोटेशन, लंबित कार्य और अस्पष्ट मालिक हैं। ये वे रिकॉर्ड हैं जिनमें राजस्व हानि छिपी होने की सबसे अधिक संभावना है। कुछ को ठीक किया जा सकता है। कुछ को बंद कर देना चाहिए। दोनों ही परिणाम उपयोगी हैं।
इसका लक्ष्य है पाइपलाइन को साफ करना और वास्तविक अवसरों को दबने से बचाना।
कारण की समीक्षा करें, न कि केवल चरण की।
किसी विशेष नाम से समस्या का समाधान नहीं हो जाता। "कोटेशन भेजा गया" का मतलब यह हो सकता है कि खरीदार आंतरिक रूप से समीक्षा कर रहा है, प्रमाण पत्र की प्रतीक्षा कर रहा है, माल ढुलाई की तुलना कर रहा है, या अब उसकी रुचि नहीं है। प्रबंधकों को अगला कदम उठाने से पहले देरी का कारण अवश्य पूछना चाहिए।
SaleAI , CRM नोट्स, कोटेशन हिस्ट्री, खरीदार के संकेतों और फॉलो-अप कार्यों को जोड़कर निर्यात के अवसरों की समीक्षा में सहायता कर सकता है, जिससे कारण को समझना आसान हो जाता है।
अगला कदम चुनें
हर समीक्षा किए गए अवसर के लिए बैठक के अंत में एक निश्चित कार्रवाई तय होनी चाहिए। यह कार्रवाई खरीदार से संपर्क करना, आंतरिक दस्तावेज़ का अनुरोध करना, कोटेशन अपडेट करना, वितरक से संपर्क करना, संबंध सुधारना या सौदे को पूरा करना हो सकती है। "नज़र रखें" जैसी अस्पष्ट कार्रवाइयां शायद ही कभी पाइपलाइन को बेहतर बनाती हैं।
एक स्पष्ट मालिक और एक नियत तारीख ही मामले को आगे बढ़ाने के लिए पर्याप्त है।
समीक्षा के निष्कर्षों का उपयोग प्रक्रिया को सुधारने के लिए करें।
यदि कई अवसर एक ही कारण से रुक जाते हैं, तो प्रक्रिया में सुधार की आवश्यकता है। बार-बार दस्तावेज़ों में देरी होने पर बेहतर दस्तावेज़ लाइब्रेरी की आवश्यकता हो सकती है। बार-बार कोटेशन न मिलने पर रिकवरी वर्कफ़्लो की आवश्यकता हो सकती है। बार-बार स्वामित्व संबंधी भ्रम होने पर रूटिंग में सुधार की आवश्यकता हो सकती है।
अवसरों की समीक्षा से भविष्य में होने वाले कार्यों के क्रियान्वयन में सुधार होना चाहिए, न कि केवल वर्तमान सौदों का निरीक्षण करना।
दिनचर्या को संक्षिप्त और नियमित रखें।
किसी विशिष्ट सूची की साप्ताहिक समीक्षा लंबी मासिक बैठक से बेहतर है। प्रबंधक सबसे अधिक जोखिम वाले अवसरों की समीक्षा कर सकते हैं, कार्रवाई निर्धारित कर सकते हैं और यह ट्रैक कर सकते हैं कि कार्रवाई पूरी हुई या नहीं। इससे पाइपलाइन समीक्षा को तमाशा बनाए बिना जवाबदेही सुनिश्चित होती है।
निर्यात के अवसरों की समीक्षा करने की एक मजबूत नियमित प्रक्रिया टीमों को मूल्य पुनः प्राप्त करने और यह जानने में मदद करती है कि बिक्री प्रक्रिया में कहां सुधार की आवश्यकता है।
मानक विलंब-कारण सूची का उपयोग करें
जब प्रबंधक एक मानक विलंब कारण सूची का उपयोग करते हैं, तो निर्यात अवसरों की समीक्षा अधिक स्पष्ट हो जाती है। सामान्य कारणों में खरीदार की चुप्पी, मूल्य की वैधता, प्रमाण पत्र अनुरोध, नमूने की स्थिति, माल ढुलाई संबंधी प्रश्न, वितरक की भागीदारी, आंतरिक कोटेशन में देरी और मालिक की अस्पष्टता शामिल हैं। एक मानक सूची अस्पष्ट अपडेट को वास्तविक समस्या को छिपाने से रोकती है।
यह सूची इतनी छोटी होनी चाहिए कि इसका उपयोग हर सप्ताह किया जा सके। यदि कोई कारण बार-बार सामने आता है, तो टीम यह तय कर सकती है कि दस्तावेज़ प्रक्रिया को ठीक किया जाए, मूल्य निर्धारण में लगने वाले समय को कम किया जाए या बेहतर रिकवरी वर्कफ़्लो बनाया जाए।
खरीदार की आखिरी महत्वपूर्ण कार्रवाई की समीक्षा करें।
अगला कदम चुनने से पहले, प्रबंधकों को यह पूछना चाहिए कि खरीदार ने आखिरी बार ऐसा क्या किया जिससे उसकी रुचि का पता चला। क्या उन्होंने संशोधित कोटेशन मांगा? क्या उन्होंने उत्पाद पर चर्चा शुरू की? क्या उन्होंने प्रमाणपत्र मांगा? क्या उन्होंने किसी नए हितधारक को शामिल किया? आखिरी महत्वपूर्ण कार्रवाई अक्सर यह स्पष्ट करती है कि अगले संदेश में किस विषय पर बात होनी चाहिए।
इससे टीम को उन अवसरों पर सामान्य "हालचाल पूछने वाले" संदेश भेजने से रोका जा सकता है जिन्हें एक विशिष्ट उत्तर की आवश्यकता होती है।
सीखने की प्रक्रिया को खोए बिना कमजोर रिकॉर्ड को सुधारें
कुछ रुके हुए अवसरों को समाप्त कर देना चाहिए। यदि समाप्ति का कारण स्पष्ट हो तो यह विफलता नहीं है। स्पष्ट समाप्ति से प्रक्रिया की सटीकता बढ़ती है और प्रबंधकों को यह बेहतर ढंग से समझने में मदद मिलती है कि निर्यात सौदे आगे क्यों नहीं बढ़ रहे हैं।
इसलिए, एक व्यावहारिक निर्यात अवसर समीक्षा में जो कुछ भी पुनः प्राप्त किया जा सकता है उसे पुनः प्राप्त करना, जो अब सक्रिय नहीं है उसे बंद करना और बार-बार होने वाले गतिरोध के पैटर्न को प्रक्रिया सुधार में वापस लाना शामिल होना चाहिए।
समीक्षा नोट्स को साप्ताहिक सुधार सूची में बदलें
प्रत्येक समीक्षा के बाद, प्रबंधकों को प्रक्रिया में सुधार के लिए कुछ बिंदुओं की एक संक्षिप्त सूची बनानी चाहिए। इस सूची में कोई गुम दस्तावेज़, धीमी मूल्य निर्धारण प्रक्रिया, मालिक का कोई भ्रामक नियम या उत्पाद से संबंधित कोई ऐसा प्रश्न शामिल हो सकता है जिसके लिए बेहतर सामग्री की आवश्यकता है। समय के साथ ये छोटे-छोटे सुधार मिलकर एक महत्वपूर्ण प्रभाव डालते हैं।
यही कारण है कि निर्यात अवसरों की समीक्षा महज़ पाइपलाइन निरीक्षण से कहीं अधिक महत्वपूर्ण हो जाती है। यह रुकी हुई आय को पुनः प्राप्त करने और उस बिक्री प्रणाली में सुधार करने की एक नियमित प्रक्रिया बन जाती है जिसके कारण यह रुकावट उत्पन्न हुई थी।
