सुबह 9:10 बजे, एक खरीदार कस्टम पैकेजिंग के लिए एक आरएफक्यू भेजता है।
सुबह 9:25 बजे, एक अन्य खरीदार ने पिछली बोली पर संशोधित मूल्य निर्धारण के लिए कहा।
सुबह 10:40 बजे, एक वितरक ने अनुरोध किया:
- अद्यतन न्यूनतम मात्रा
- तेज़ लीड टाइम
- नई शिपिंग शर्तें
इस बीच, बिक्री टीम अभी भी खोजबीन कर रही है:
- एक्सेल शीट
- पुरानी पीडीएफ
- व्हाट्सएप चैट
- पिछले ईमेल थ्रेड्स
यहीं से आमतौर पर कोटेशन वर्कफ़्लो में गड़बड़ी शुरू हो जाती है।
जब कोटेशन गतिविधि मैन्युअल समन्वय की तुलना में अधिक तेजी से बढ़ती है, तो एआई कोटेशन वर्कफ़्लो उपयोगी हो जाता है।
निर्यात कोटेशन का प्रबंधन करना कठिन क्यों हो जाता है?
समस्या शायद ही कभी एक उद्धरण होती है।
समस्या यह है कि दर्जनों उद्धरणों को एक साथ प्रबंधित करना है:
- अलग-अलग खरीदार
- विभिन्न मुद्राएँ
- विभिन्न उत्पाद संस्करण
- अलग-अलग डिलीवरी की शर्तें
आरएफक्यू की संख्या बढ़ने के साथ, निर्यातकों को अक्सर निम्नलिखित समस्याओं का सामना करना पड़ता है:
| कार्यप्रवाह समस्या | परिचालनात्मक प्रभाव |
|---|---|
| बार-बार मैन्युअल संपादन | धीमे उत्तर |
| उद्धरणों के खोए हुए संस्करण | खरीदार भ्रम |
| असंगत मूल्य निर्धारण | आंतरिक गलतियाँ |
| अनुवर्ती जांच छूट गई | खोए हुए अवसर |
| संचार बाधित | कम दृश्यता |
टीमों को इसका एहसास होने से बहुत पहले ही कोटेशन का काम परिचालन की दृष्टि से काफी जटिल हो जाता है।
आधुनिक कोटेशन वर्कफ़्लो के अंदर क्या होता है?
एक संरचित एआई कोटेशन वर्कफ़्लो में आमतौर पर कई जुड़े हुए चरण शामिल होते हैं।
चरण 1 — आरएफक्यू प्राप्त करना
खरीदार की पूछताछ को निम्न प्रकार से दर्ज किया जाता है:
- उत्पाद विवरण
- मात्रा
- बाजार लक्ष्य
- डिलीवरी अनुरोध
- अनुकूलन नोट्स
इससे शुरुआती चरण में जानकारी के छूटने की संभावना कम हो जाती है।
चरण 2 — मूल्य निर्धारण और कोटेशन तैयार करना
कोटेशन को मैन्युअल रूप से दोबारा बनाने के बजाय, टीमें संरचित फ़ील्ड का उपयोग करती हैं:
- उत्पाद विनिर्देश
- न्यूनतम मात्रा
- शिपिंग की शर्तें
- भुगतानी की शर्तें
- डिलीवरी का समय
इससे खरीदारों के बीच एकरूपता में सुधार होता है।
चरण 3 — पीडीएफ जनरेशन और डिलीवरी
कोटेशन को एक साफ-सुथरे फॉर्मेट में एक्सपोर्ट किया जाता है जिससे खरीदार ये कर सकते हैं:
- जल्दी से समीक्षा करें
- आंतरिक रूप से तुलना करें
- खरीद टीमों को अग्रेषित करें
कई निर्यातकों की अपेक्षा से कहीं अधिक प्रस्तुति की गुणवत्ता खरीदार के भरोसे को प्रभावित करती है।
चरण 4 — अनुवर्ती कार्यप्रवाह
कई सौदे यहीं पर हाथ से निकल जाते हैं।
बिना संरचित अनुवर्ती कार्रवाई के उद्धरण अक्सर निम्नलिखित में गुम हो जाता है:
- भीड़ भरे इनबॉक्स
- खरीद में देरी
- आपूर्तिकर्ता तुलना चक्र
एक बेहतर कार्यप्रणाली में निम्नलिखित शामिल हैं:
- कोटेशन डिलीवरी
- अनुस्मारक समय
- खरीदार प्रतिक्रिया ट्रैकिंग
- संशोधित उद्धरण प्रबंधन
मैनुअल कोटेशन सिस्टम बड़े पैमाने पर विफल क्यों होते हैं?
मैन्युअल वर्कफ़्लो निम्नलिखित पर बहुत अधिक निर्भर करते हैं:
- याद
- स्प्रेडशीट
- कॉपी किए गए टेम्पलेट
- व्यक्तिगत बिक्री की आदतें
टीमों के बढ़ने के साथ-साथ, इससे निम्नलिखित स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं:
- असंगत संचार
- आरएफक्यू हैंडलिंग में देरी
- डुप्लिकेट उद्धरण संस्करण
- सौदों में पारदर्शिता की कमी
मुद्दा सिर्फ गति का नहीं है।
यह कार्यप्रवाह की विश्वसनीयता है।
एआई किस प्रकार कोटेशन प्रक्रियाओं को बेहतर बनाता है?
एआई सिस्टम निर्यातकों की मदद करते हैं:
- कोटेशन संरचना को मानकीकृत करें
- बार-बार किए जाने वाले दस्तावेज़ संबंधी कार्यों को कम करें
- अनुवर्ती मसौदे तैयार करें
- कोटेशन के चरणों को ट्रैक करें
- आरएफक्यू इतिहास व्यवस्थित करें
इसका उद्देश्य सेल्सपर्सन को बदलना नहीं है।
इसका उद्देश्य कोटेशन से संबंधित परिचालन संबंधी बाधाओं को कम करना है।
SaleAI कोटेशन वर्कफ़्लो को कैसे सपोर्ट करता है
SaleAI निर्यातकों को एक संरचित वर्कफ़्लो के भीतर RFQ, कोटेशन, संशोधन और अनुवर्ती संचार को प्रबंधित करने में मदद करता है।
टीमें ये कर सकती हैं:
- खरीदारों के अनुरोधों को व्यवस्थित करें
- तेजी से कोटेशन प्राप्त करें
- कोटेशन इतिहास को ट्रैक करें
- आरएफक्यू के बाद खरीदार के साथ जुड़ाव का प्रबंधन करें
एक मजबूत एआई कोटेशन वर्कफ़्लो संपूर्ण निर्यात बिक्री प्रक्रिया में एकरूपता में सुधार करता है - न केवल कोटेशन दस्तावेज़ में।
