Die erste Woche nach einer Show entscheidet über vieles.
Die Nachbereitung von Messen scheitert oft, weil jeder Kontakt als gleich dringlich behandelt wird. Die Außendienstmitarbeiter kehren mit Ausweisscans, Visitenkarten, Besprechungsnotizen und vagen Erinnerungen zurück. Wenn das Team nicht schnell priorisiert, warten wichtige Kunden, während weniger wichtige Kontakte Standard-E-Mails erhalten.
Ein optimierter Prozess priorisiert Accounts, bevor die Kontaktaufnahme beginnt. So erhalten die am besten passenden Käufer die relevantesten Folgeinformationen, solange das Gespräch noch frisch ist.
Passform ist wichtiger als Begeisterung
Ein lockeres Gespräch am Messestand führt nicht immer zu einem Verkauf. Ein ruhigeres Gespräch mit einem potenziellen Kunden kann wertvoller sein. Teams sollten die Art des Kundenkontos, die Region, die Produktrelevanz, die Rolle des Käufers und die Übereinstimmung des Unternehmens mit dem idealen Kundenprofil prüfen.
SaleAI unterstützt die Nachbereitung von Messen, indem es Veranstaltungsnotizen, CRM-Datensätze, Käuferdaten und Folgeaufgaben verknüpft. So erkennen Vertriebsmitarbeiter, welche Kontakte sofortiges Handeln erfordern.
Nutzen Sie Notizen, um die tatsächliche Nachfrage von der Neugier zu unterscheiden.
Gute Veranstaltungsnotizen erfassen die wichtigsten Anliegen des Käufers: Produktkategorie, Anwendung, Zeitplan, Einwände, Dokumentenanforderungen, Interesse an Mustern oder Fragen zum Vertriebspartner. Ohne Notizen muss das Team anhand des Firmennamens und eines Namensschildscans raten.
Ist die Anfrage wenig aussagekräftig, sollte die Nachfrage weniger formell sein. Enthält die Anfrage eine klare Geschäftsfrage, sollte der Vertriebsmitarbeiter konkret antworten und den nächsten Schritt vorschlagen.
Prioritätsstufen erstellen
Ein einfaches Stufenmodell hat sich bewährt. Stufe eins umfasst Zielkunden mit klarem Produktinteresse und einem zugesagten nächsten Schritt. Stufe zwei beinhaltet relevante Kunden, die weiterer Qualifizierung bedürfen. Stufe drei umfasst allgemeine Kontakte zur Kundenpflege. Stufe vier umfasst unpassende oder unklare Datensätze.
So bleibt die Nachbereitung von Messen realistisch. Nicht jeder Kontakt benötigt am ersten Tag eine persönliche Nachricht, aber die besten Kontakte sollten nicht warten.
Ordnen Sie die Nachricht dem Gespräch zu.
Die Nachfassaktion sollte sich auf das Geschäftsthema und nicht nur auf die Veranstaltung beziehen. Falls der Käufer nach einem Zertifikat gefragt hat, senden Sie ihm den Dokumentenpfad. Wurden Muster besprochen, bestätigen Sie die Testkriterien. Wurde der Vertrieb erwähnt, stellen Sie Fragen zur Partnerübereinstimmung.
Dadurch wirkt die Botschaft wie eine Fortsetzung des Gesprächs und nicht wie eine Massenkampagne.
Routenkonten vor der doppelten Arbeit der Vertreter
Kontakte auf Messen überschneiden sich häufig mit bestehenden Kunden, Vertriebspartnern oder regionalen Verantwortlichen. Prüfen Sie daher vor der Kontaktaufnahme die Zuständigkeiten im CRM-System und die Kanalregeln. So verhindern Sie, dass zwei Vertriebsmitarbeiter denselben Kunden mit unterschiedlichen Nachrichten kontaktieren.
Eine klare Routenführung schützt die Beziehungen und trägt dazu bei, dass das Unternehmen nach der Veranstaltung organisiert wirkt.
Überprüfung der Ergebnisse nach der Kampagne
Teams sollten die Stufen anhand tatsächlicher Antworten, Meetings, Angebote, Arbeitsproben und Ausschlussgründe vergleichen. Falls Stufe eins nicht die erwarteten Ergebnisse lieferte, müssen die Kriterien möglicherweise angepasst werden. Waren Kontakte niedrigerer Stufen hingegen wertvoll, entgeht dem Team möglicherweise ein wichtiges Signal.
Diese Auswertung verbessert den Nachbereitungsplan für die nächste Messe und hilft Vertrieb und Marketing, sich darüber zu einigen, wie ein guter Event-Lead wirklich aussieht.
Bereiten Sie das Bewertungsmodell vor dem Ereignis vor.
Die Priorisierung funktioniert besser, wenn das Team das Bewertungsmodell vor der Veranstaltung festlegt. Entscheiden Sie, welche Faktoren relevant sind: Zielmarkt, Produktpassung, Rolle des Käufers, Gesprächsqualität, Dringlichkeit, bestehende CRM-Historie, Interesse an Produktmustern oder Vertriebspartnerpotenzial. Schulen Sie anschließend das Standpersonal, diese Details zu erfassen.
Wenn das Team bis nach der Veranstaltung wartet, sind die Notizen möglicherweise zu ungenau, um eine effektive Nachbereitung der Messe zu unterstützen. Ein gutes Bewertungsmodell beginnt bereits vor dem Scannen des ersten Ausweises.
Nutzen Sie die Ergebnisse der Nachbeobachtung, um die Veranstaltungsstrategie zu verbessern.
Nach der Kampagne sollte analysiert werden, welche Gespräche zu konkreten Geschäftschancen geführt haben. Waren geplante Meetings, spontane Besuche am Messestand, die Vorstellung von Vertriebspartnern, technische Demos oder produktspezifische Gespräche die erfolgreichsten Ergebnisse? Diese Erkenntnisse sollten die Planung der nächsten Veranstaltung prägen.
Die Nachbereitung von Messen beschränkt sich nicht nur auf das Versenden von Nachrichten im Anschluss an die Veranstaltung. Sie ist ein Feedback-Kreislauf, der die Zielgruppenansprache, die Gespräche am Messestand und die Vertriebsvorbereitung für die nächste Veranstaltung verbessert.
Geben Sie den Vertriebsmitarbeitern ein klares Menü für erste Handlungsschritte.
Nach der Priorisierung sollten Vertriebsmitarbeiter nicht selbst entscheiden müssen, wie es weitergeht. Erstellen Sie ein einfaches Aktionsmenü: Zugesagtes Dokument versenden, technisches Gespräch vereinbaren, Eignung des Vertriebspartners prüfen, Musterkriterien anfordern, an den zuständigen Account Manager weiterleiten, in die Kundenbetreuung aufnehmen oder als unpassend schließen. So wird die Nachbereitung von Messen schneller und einheitlicher.
Ein übersichtliches Aktionsmenü hilft Managern außerdem dabei, zu erkennen, ob wichtige Kontakte aktiv sind oder einfach nur im CRM-System verbleiben.
