आरएफक्यू (अनुरोध अनुरोध) समयबद्ध होते हैं। धीमी प्रतिक्रिया से सक्षम आपूर्तिकर्ता अनुपलब्ध प्रतीत हो सकता है, भले ही उत्पाद और कीमत प्रतिस्पर्धी हों। कई बी2बी बिक्री टीमों के लिए, देरी का कारण आलस्य नहीं होता। यह जानकारी के बिखराव के कारण होता है।
एक विक्रेता को उत्पाद विवरण की जांच करने, न्यूनतम ऑर्डर मात्रा की पुष्टि करने, शिपिंग संबंधी जानकारी की समीक्षा करने, खरीदार को समझने और सावधानीपूर्वक उत्तर लिखने की आवश्यकता हो सकती है। जब एक साथ कई आरएफक्यू (अनुरोध प्रश्न) प्राप्त होते हैं, तो उत्तर की गुणवत्ता असमान हो जाती है।
एआई सेल्स वर्कफ़्लो इस प्रक्रिया को तेज़ बना सकते हैं, बिना जवाब को एक सामान्य टेम्पलेट में बदले।
आरएफक्यू प्रतिक्रिया की गति क्यों मायने रखती है?
जब कोई खरीदार अनुरोध भेजता है, तो वह अक्सर कई आपूर्तिकर्ताओं की तुलना कर रहा होता है। पहला उपयोगी जवाब हमेशा निर्णायक साबित नहीं होता, लेकिन यह खरीदार की धारणा को आकार जरूर देता है।
एक सशक्त आरएफक्यू प्रतिक्रिया से तीन चीजें शीघ्रता से होनी चाहिए:
- पुष्टि करें कि अनुरोध समझ लिया गया है
- अगली उपयोगी जानकारी प्रदान करें
- खरीदार के लिए बातचीत जारी रखना आसान बनाएं।
समस्या यह है कि कई टीमें केवल कीमत पर ही ध्यान केंद्रित करती हैं। खरीदार को डिलीवरी का समय, पैकेजिंग, नियमों का पालन, अनुकूलन, नमूने या भुगतान की शर्तें जैसी बातों की भी परवाह हो सकती है।
जहां मैनुअल आरएफक्यू का काम धीमा हो जाता है
आरएफक्यू प्रक्रिया में सबसे धीमी प्रक्रिया आमतौर पर अंतिम ईमेल भेजने की नहीं होती है। बल्कि उससे पहले के छोटे-छोटे कदम धीमी गति से आगे बढ़ते हैं।
एक प्रतिनिधि को खरीदार की कंपनी की पहचान करने, यह जांचने की आवश्यकता हो सकती है कि क्या अनुरोध लक्षित बाजार से मेल खाता है, सही उत्पाद जानकारी प्राप्त करने, आंतरिक प्रश्न पूछने और यह तय करने की आवश्यकता हो सकती है कि उत्तर के बाद क्या अनुवर्ती कार्रवाई की जानी चाहिए।
यदि प्रत्येक चरण में केवल कुछ मिनट लगते हैं, तब भी कुल देरी घंटों तक बढ़ सकती है।
एआई आरएफक्यू वर्कफ़्लो कैसा दिखता है
एआई वर्कफ़्लो बिक्री संबंधी निर्णय लेने की क्षमता का स्थान नहीं लेता है। यह कार्यक्षेत्र को इस तरह तैयार करता है जिससे प्रतिनिधि बेहतर निर्णय तेज़ी से ले सके।
एक व्यावहारिक आरएफक्यू वर्कफ़्लो में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:
- खरीदार के संदेश से मुख्य विवरण निकालना
- अनुरोध को संबंधित उत्पाद जानकारी से मिलाना
- खरीदार प्रोफ़ाइल में कंपनी के संदर्भ को शामिल करना
- स्पष्ट अगले चरणों के साथ उत्तर का मसौदा तैयार करना
- CRM में फॉलो-अप रिमाइंडर बनाना
SaleAI, AI-सहायता प्राप्त सामग्री, कंपनी संदर्भ, ब्राउज़र कार्य स्वचालन और CRM क्रियाओं को मिलाकर इस प्रकार के वर्कफ़्लो का समर्थन कर सकता है।
चरण 1: अनुरोध को स्पष्ट रूप से दर्ज करें
सबसे पहले, तथ्यों को अनुमानों से अलग करें। अनुरोध अनुरोध में मात्रा, गंतव्य, उत्पाद प्रकार, लक्षित मूल्य, समय सीमा, पैकेजिंग या प्रमाणन संबंधी आवश्यकताओं का उल्लेख हो सकता है।
एआई अनुरोध का सारांश तैयार करने में मदद कर सकता है, लेकिन टीम को फिर भी कीमत, अनुपालन या डिलीवरी को प्रभावित करने वाली किसी भी चीज की समीक्षा करनी चाहिए।
एक अच्छे आंतरिक सारांश में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:
- अनुरोधित उत्पाद
- मात्रा और गंतव्य
- आवश्यक दस्तावेज़ या मानक
- खरीदार की समय सीमा
- गयाब सूचना
- अगला प्रश्न सुझाया गया
इससे जवाब अधिक सटीक हो जाता है और यदि किसी अन्य टीम सदस्य को मदद की आवश्यकता हो तो कार्यभार सौंपना आसान हो जाता है।
चरण 2: जवाब देने से पहले खरीदार का संदर्भ जोड़ें
त्वरित उत्तर देते समय भी जानकारीपूर्ण लहजा झलकना चाहिए। यदि खरीदार वितरक, आयातक, खुदरा विक्रेता या निर्माता है, तो संदेश में उस संदर्भ का प्रतिबिंब होना चाहिए।
SaleAI डेटा कंपनी संबंधी जानकारी और बाजार का संदर्भ प्रदान करने में सहायक हो सकता है। SaleAI एजेंट सार्वजनिक कंपनी पेजों की जांच करने या प्रासंगिक पृष्ठभूमि जानकारी एकत्र करने जैसे दोहराए जाने योग्य अनुसंधान कार्यों में मदद कर सकता है।
हमारा लक्ष्य ईमेल को अनावश्यक जानकारी से भरना नहीं है। हमारा लक्ष्य अन्य सभी आपूर्तिकर्ताओं की तरह न दिखना है।
चरण 3: एक उपयोगी प्रतिक्रिया का मसौदा तैयार करें
एक अच्छा आरएफक्यू जवाब आमतौर पर संक्षिप्त होता है, लेकिन सतही नहीं होना चाहिए। इसमें अनुरोध को स्वीकार किया जाना चाहिए, जिन सवालों के जवाब दिए जा सकते हैं उनका जवाब दिया जाना चाहिए और जो जानकारी अधूरी है उसके बारे में पूछा जाना चाहिए।
एक व्यावहारिक संरचना इस प्रकार है:
- खरीदार को धन्यवाद दें और उनके अनुरोध का उल्लेख करें।
- उत्पाद या विनिर्देश की पुष्टि करें
- उपलब्ध जानकारी प्रदान करें या अगला व्यावहारिक कदम बताएं।
- एक या दो आवश्यक प्रश्न पूछें
- अगली प्रतिक्रिया के लिए अपेक्षा निर्धारित करें
एआई इस संरचना को शीघ्रता से तैयार कर सकता है। विक्रेता को तब लहजा, व्यावसायिक विवरण और किसी भी संवेदनशील जानकारी को समायोजित करना चाहिए।
चरण 4: भेजने से पहले अनुवर्ती संदेश तैयार करें
कई आरएफक्यू (परिणामस्वरूप अनुरोध) पहले जवाब के बाद ही गुम हो जाते हैं क्योंकि सही समय पर कोई फॉलो-अप नहीं करता। संदर्भ ताजा रहते हुए ही फॉलो-अप करना चाहिए।
SaleAI CRM खरीदार की प्रोफ़ाइल, संदेश इतिहास और अगली कार्रवाई को आपस में जोड़े रखने में मदद कर सकता है। इससे RFQ हैंडलिंग एक बार के जवाब से बदलकर एक व्यवस्थित बिक्री प्रक्रिया बन जाती है।
किन चीजों को अंधाधुंध स्वचालित नहीं करना चाहिए
जब तक आपके आंतरिक नियम स्पष्ट न हों, अंतिम मूल्य निर्धारण अनुमोदन को स्वचालित न करें। डिलीवरी समयसीमा या प्रमाणन मनगढ़ंत न बनाएं। जटिल आवश्यकताओं वाले अनुरोध (आरएफक्यू) में समीक्षा के बिना एआई को संदेश भेजने की अनुमति न दें।
एआई तब सबसे उपयोगी होता है जब यह तैयारी का समय कम करता है और एकरूपता बढ़ाता है। इसे व्यावसायिक निर्णयों से जवाबदेही को खत्म नहीं करना चाहिए।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
प्रश्न: क्या एआई स्वचालित रूप से आरएफक्यू का जवाब दे सकता है? उत्तर: एआई आरएफक्यू के जवाब तैयार और व्यवस्थित कर सकता है, लेकिन टीमों को भेजने से पहले मूल्य निर्धारण, वितरण, अनुपालन और उत्पाद विवरण की समीक्षा करनी चाहिए।
प्रश्न: SaleAI RFQ वर्कफ़्लो में कैसे मदद करता है? उत्तर: SaleAI खरीदार अनुसंधान, प्रतिक्रिया तैयार करने, ब्राउज़र-आधारित कार्य स्वचालन और CRM फॉलो-अप प्रबंधन में मदद कर सकता है।
प्रश्न: आरएफक्यू प्रतिक्रिया की गति को बेहतर बनाने का सबसे अच्छा तरीका क्या है? उत्तर: कार्यप्रवाह को मानकीकृत करें: अनुरोध विवरण एकत्र करें, खरीदार का संदर्भ जोड़ें, प्रतिक्रिया का मसौदा तैयार करें और संदेश भेजने से पहले अनुवर्ती कार्रवाई निर्धारित करें।
