निर्यात से संबंधित अधिकांश ईमेल क्यों अनदेखा कर दिए जाते हैं?
कई निर्यातक पेशेवर दिखने वाले ईमेल भेजते हैं लेकिन फिर भी उन्हें कोई जवाब नहीं मिलता।
समस्या आमतौर पर केवल व्याकरण की ही नहीं होती।
यह प्रासंगिकता है।
खरीदार ईमेल को तब अनदेखा करते हैं जब उन्हें लगता है:
- टेम्पलेट से कॉपी किया गया
- स्कैन करने में बहुत समय लगेगा
- केवल आपूर्तिकर्ता पर केंद्रित
- उत्पाद की उपयुक्तता के बारे में स्पष्ट नहीं है
- एक सरल अगले कदम को छोड़ देना
निर्यात ईमेल लिखना सीखने का मतलब है यह सीखना कि खरीदार कैसे पढ़ते हैं, फ़िल्टर करते हैं और प्रतिक्रिया देते हैं।
अपनी फैक्ट्री से नहीं, खरीदार से शुरुआत करें।
अधिकांश कमजोर निर्यात ईमेल इस तरह शुरू होते हैं:
“हम कई वर्षों के अनुभव वाले एक पेशेवर निर्माता हैं…”
यह बात सच हो सकती है, लेकिन खरीदारों ने यह वाक्य सैकड़ों बार देखा है।
एक सशक्त शुरुआत खरीदार पर केंद्रित होती है:
मैंने देखा कि आपकी कंपनी जर्मनी में स्टेनलेस स्टील के रसोई के बर्तनों का वितरण करती है। हम यूरोपीय संघ के खुदरा विक्रेताओं और वितरकों के लिए ओईएम कुकवेयर सेट का निर्माण करते हैं।
यह तरीका बेहतर काम करता है क्योंकि यह आपके उत्पाद को उनके बाजार से जोड़ता है।
एक अच्छे निर्यात ईमेल में क्या-क्या शामिल होना चाहिए
एक प्रभावी निर्यात ईमेल में आमतौर पर पांच भाग होते हैं:
| अनुभाग | उद्देश्य |
|---|---|
| क्रेता संदर्भ | इससे पता चलता है कि ईमेल यादृच्छिक नहीं है। |
| उत्पाद की प्रासंगिकता | यह बताता है कि आपका प्रस्ताव क्यों उपयुक्त है |
| विश्वसनीयता बिंदु | जल्दी विश्वास कायम करता है |
| सरल CTA | जवाब देना आसान बनाता है |
| अनुवर्ती योजना | बातचीत को जीवंत बनाए रखता है |
यह संरचना लंबी प्रस्तावनाओं की तुलना में अधिक प्रभावी है।
निर्यात ईमेल संरचना का उदाहरण
एक व्यावहारिक ईमेल कुछ इस तरह दिख सकता है:
हाय [नाम],
मैंने देखा कि आपकी कंपनी [बाजार] में [उत्पाद श्रेणी] की आपूर्ति करती है।
हम निर्यातकों और वितरकों के लिए [उत्पाद] का निर्माण करते हैं, साथ ही [न्यूनतम मात्रा मात्रा / ओईएम / प्रमाणीकरण] के लिए सहायता प्रदान करते हैं।
क्या आप चाहेंगे कि मैं आपको हमारी नवीनतम मूल्य सूची या उत्पाद सूची भेज दूं?
यह संक्षिप्त, सीधा और उत्तर देने में आसान है।
जब निर्यातक निर्यात ईमेल लिखने का तरीका सीखते हैं, तो इस प्रकार की संरचना आमतौर पर ब्रोशर शैली के लेखन की तुलना में बेहतर प्रदर्शन करती है।
निर्यातकों को किन गलतियों से बचना चाहिए
आम गलतियों में शामिल हैं:
- पहले ईमेल में बड़े कैटलॉग संलग्न करना
- अस्पष्ट विषय पंक्तियों का उपयोग करना
- कारखाने के इतिहास के बारे में बहुत ज्यादा लिखना
- हर खरीदार को एक ही संदेश भेजना
- रुचि होने से पहले ही बैठकों के लिए पूछना
- कोई जवाब न मिलने पर आगे की कार्रवाई करने में विफल रहना
एक अनभिज्ञ ईमेल से बातचीत शुरू होनी चाहिए, न कि एक ही बार में सब कुछ समझा देना चाहिए।
विषय पंक्तियाँ जो बेहतर काम करती हैं
अच्छे विषय वाक्य विशिष्ट और सरल होते हैं:
- आपके बाजार के लिए OEM पैकेजिंग आपूर्तिकर्ता
- आपके उत्पाद स्रोत के बारे में एक छोटा सा प्रश्न
- [उत्पाद श्रेणी] के लिए आरएफक्यू समर्थन
- वितरकों के लिए अनुकूलित [उत्पाद] निर्माता
अतिशयोक्तिपूर्ण विषय पंक्तियों से बचें, जैसे:
- सर्वोत्तम गुणवत्ता, सबसे कम कीमत
- अत्यावश्यक व्यापार सहयोग
- शीर्ष आपूर्तिकर्ता आपके उत्तर की प्रतीक्षा कर रहा है
खरीदार प्रचार से ज्यादा स्पष्टता पर भरोसा करते हैं।
फॉलो-अप ईमेल रणनीति का एक हिस्सा है।
अधिकांश खरीदार पहले संदेश का जवाब नहीं देते हैं।
एक व्यावहारिक निर्यात ईमेल वर्कफ़्लो में निम्नलिखित शामिल हैं:
- पहला संपर्क ईमेल
- 3-5 दिनों के बाद हल्का फॉलो-अप।
- उत्पाद विवरण या मामले के साथ मूल्यवर्धित संदेश
- अंतिम चेक-इन
अच्छे निर्यातक केवल निर्यात ईमेल लिखना ही नहीं सीखते।
वे पहले संदेश के बाद बातचीत को जारी रखना सीखते हैं।
SaleAI निर्यातकों को बेहतर ईमेल लिखने में कैसे मदद करता है
SaleAI का ईमेल राइटर एजेंट निर्यातकों को खरीदार की भूमिका, उत्पाद श्रेणी और संचार लक्ष्य के आधार पर खरीदार-केंद्रित आउटरीच ईमेल, कोटेशन फॉलो-अप और व्हाट्सएप-शैली के संदेश उत्पन्न करने में मदद करता है।
निश्चित टेम्पलेट्स पर निर्भर रहने के बजाय, SaleAI टीमों को ऐसे संदेश लिखने में मदद करता है जो खरीदार के चरण और अपेक्षित अगली कार्रवाई से मेल खाते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
एक्सपोर्ट ईमेल की लंबाई कितनी होनी चाहिए?
पहले भेजे जाने वाले अधिकांश ईमेल 150 शब्दों से कम होने चाहिए। छोटे ईमेल खरीदारों के लिए पढ़ने और जवाब देने में आसान होते हैं।
क्या निर्यातकों को उत्पाद कैटलॉग शामिल करना चाहिए?
हमेशा नहीं। आमतौर पर बड़े दस्तावेज़ भेजने से पहले खरीदार से यह पूछना बेहतर होता है कि क्या उन्हें कैटलॉग चाहिए।
एक्सपोर्ट ईमेल के लिए सबसे अच्छा CTA क्या है?
सरल कॉल-अप (CTA) सबसे अच्छा काम करते हैं, जैसे कि "क्या आप कीमत जानना चाहेंगे?" या "क्या मैं उत्पाद विवरण भेज सकता हूँ?"
निर्यातकों को कितने फॉलो-अप भेजने चाहिए?
खरीदार की प्रतिक्रिया और उत्पाद की जटिलता के आधार पर, अधिकांश टीमें दो से तीन सप्ताह में 3-5 फॉलो-अप भेजती हैं।
क्या एआई निर्यात ईमेल लिखने में मदद कर सकता है?
जी हां। एआई आउटरीच को संरचित करने, लहजे को समायोजित करने और अनुवर्ती कार्रवाई के विभिन्न तरीके उत्पन्न करने में मदद कर सकता है, लेकिन खरीदार की प्रासंगिकता अभी भी सबसे ज्यादा मायने रखती है।
