अधिकांश निर्यात टीमों का मानना है कि वे सौदे इसलिए खो देते हैं क्योंकि:
- कीमत बहुत अधिक है
- डिलीवरी बहुत धीमी है
- प्रतिस्पर्धी सस्ते हैं
कभी-कभी यह सच होता है।
लेकिन कई निर्यात सौदे चुपचाप गायब हो जाते हैं क्योंकि बोली लगाने में छोटी-मोटी गलतियाँ हो जाती हैं जिन पर आंतरिक रूप से किसी का ध्यान नहीं जाता।
खरीदार उन्हें तुरंत नोटिस कर लेता है।
नीचे कुछ सबसे आम बी2बी कोटेशन संबंधी गलतियाँ दी गई हैं जो बातचीत शुरू होने से पहले ही खरीदार का विश्वास कम कर देती हैं।
1. कोटेशन भेजने में देरी होना
एक खरीदार निम्नलिखित पते पर RFQ भेजता है:
- पांच आपूर्तिकर्ता
- उसी दोपहर
तीन आपूर्तिकर्ताओं ने कुछ ही घंटों के भीतर जवाब दिया।
एक आपूर्तिकर्ता दो दिन बाद इस प्रकार उत्तर देता है:
"विलंब के लिए क्षमा चाहते हैं।"
उस समय तक, खरीदार के साथ बातचीत पहले ही किसी और दिशा में आगे बढ़ चुकी हो सकती है।
निर्यात बिक्री में, कोटेशन का समय अक्सर परिचालन क्षमता का संकेत देता है।
धीरे-धीरे उद्धरण देने से संदेह पैदा होता है।
2. पीडीएफ को समझना कठिन बनाना
कुछ उद्धरणों में निम्नलिखित शामिल हैं:
- भीड़भाड़ वाली मेजें
- अस्पष्ट उत्पाद नाम
- असंगत मुद्राएँ
- इनकोटर्म्स गायब हैं
- लंबे पैराग्राफ जिन्हें कोई नहीं पढ़ता
खरीदारों को यह समझना चाहिए:
- मूल्य निर्धारण
- न्यूनतम मात्रा
- समय सीमा
- शिपिंग की शर्तें
कुछ ही सेकंडों के भीतर।
कोटेशन कोई ब्रोशर नहीं है।
यह निर्णय लेने का एक उपकरण है।
3. यह भूल जाना कि खरीदार वास्तव में किन चीजों की तुलना करते हैं
निर्यातकों को अक्सर लगता है कि खरीदार केवल इन चीजों की तुलना करते हैं:
- यूनिट मूल्य
- शिपिंग लागत
वास्तव में, खरीदार इन चीजों की भी तुलना करते हैं:
| खरीदार की चिंता | वे किसका मूल्यांकन करते हैं |
|---|---|
| व्यावसायिकता | लेआउट की स्पष्टता |
| विश्वसनीयता | प्रतिक्रिया गति |
| जोखिम | संचार गुणवत्ता |
| FLEXIBILITY | न्यूनतम ऑर्डर मात्रा और संशोधन |
| आत्मविश्वास | स्थिरता |
कमजोर कोटेशन संरचना से जोखिम की आशंका बढ़ जाती है—भले ही कीमतें प्रतिस्पर्धी हों।
4. प्रत्येक खरीदार को एक ही प्रारूप भेजना
एक वितरक और एक ओईएम खरीद प्रबंधक कोटेशन को एक ही तरीके से नहीं पढ़ते हैं।
वितरक
आमतौर पर इन बातों पर अधिक ध्यान केंद्रित किया जाता है:
- मार्जिन
- डिलीवरी की गति
- मिश्रित-कंटेनर लचीलापन
ओईएम खरीदार
आमतौर पर इन बातों पर अधिक ध्यान केंद्रित किया जाता है:
- विशेष विवरण
- अनुपालन
- पैकेजिंग
- उत्पादन क्षमता
एक ही निश्चित उद्धरण प्रारूप शायद ही कभी हर परिस्थिति में उपयुक्त होता है।
निर्यात वर्कफ़्लो में सबसे अधिक अनदेखी की जाने वाली बी2बी कोटेशन संबंधी गलतियों में से यह एक है।
5. उद्धरण संस्करणों पर नियंत्रण खोना
निर्यात टीमों में ऐसा लगातार होता रहता है।
खरीदार पूछता है:
"क्या आप संशोधित संस्करण दोबारा भेज सकते हैं?"
अब सेल्स टीम खोज करती है:
- इनबॉक्स
- साझा फ़ोल्डर
- पुरानी पीडीएफ
- व्हाट्सएप फ़ाइलें
किसी को नहीं मालूम:
- कौन सी फ़ाइल नवीनतम है?
- जिस न्यूनतम मात्रा को मंजूरी दी गई थी
- क्या शिपिंग शर्तों में बदलाव हुआ है?
अब मुद्दा उद्धरण देने का नहीं है।
यह परिचालन दृश्यता है।
6. अनुवर्ती योजनाओं के बिना कोटेशन भेजना
कुछ निर्यातक कोटेशन को कार्यप्रवाह का अंत मानते हैं।
वास्तव में, यह उद्धरण आमतौर पर निम्न की शुरुआत होता है:
- वार्ता
- संशोधन
- खरीद संबंधी चर्चाएँ
- आंतरिक खरीदार अनुमोदन
बिना सुनियोजित अनुवर्ती कार्रवाई के दिया गया उद्धरण अक्सर चुपचाप गुम हो जाता है।
अच्छी निर्यात टीमों को पहले से ही पता होता है:
- कब याद दिलाना है
- क्या स्पष्ट करना है
- खरीदारों को आगे किस जानकारी की आवश्यकता हो सकती है
पीडीएफ भेजे जाने से पहले ही।
7. कोटेशन को प्रशासनिक कार्य की तरह समझना
यह शायद सबसे बड़ी गलती हो सकती है।
एक उद्धरण केवल इतना ही नहीं है:
- एक दस्तावेज़
- मूल्य सूची
- एक पीडीएफ संलग्नक
यह अक्सर खरीदार की पहली वास्तविक धारणा होती है:
- आपकी परिचालन गुणवत्ता
- आपके संचार मानक
- एक आपूर्तिकर्ता के रूप में आपकी विश्वसनीयता
मजबूत उद्धरण अनिश्चितता को कम करते हैं।
कमजोर उद्धरण संशय पैदा करते हैं।
एआई किस प्रकार कोटेशन संबंधी त्रुटियों को कम करने में मदद करता है?
एआई-समर्थित वर्कफ़्लो निर्यात टीमों की मदद करते हैं:
- कोटेशन प्रारूपों को मानकीकृत करें
- आरएफक्यू के चरणों को व्यवस्थित करें
- कोटेशन संशोधनों को ट्रैक करें
- अनुवर्ती मसौदे तैयार करें
- अधूरी जानकारी को कम करें
इसका महत्व केवल गति ही नहीं है।
यह बढ़ती बिक्री गतिविधि में निरंतरता है।
SaleAI कोटेशन वर्कफ़्लो को कैसे सपोर्ट करता है
SaleAI निर्यात टीमों की मदद करता है:
- संरचित उद्धरण उत्पन्न करें
- आरएफक्यू वर्कफ़्लो का प्रबंधन करें
- उद्धरण इतिहास व्यवस्थित करें
- अनुवर्ती कार्रवाई के समय पर नज़र रखें
- खरीदार चरणों के साथ संपर्क स्थापित करें
एक निर्यात-केंद्रित कार्यप्रवाह के भीतर।
बी2बी कोटेशन में होने वाली गलतियों को कम करने का मतलब सिर्फ पीडीएफ फाइलों को और अधिक आकर्षक बनाना नहीं है।
इसका उद्देश्य खरीदारों के निर्णय लेने की प्रक्रिया को सुगम बनाना है।
अंतिम विचार
यदि खरीदार कोटेशन भेजने के बाद नियमित रूप से जवाब देना बंद कर देते हैं, तो खुद से ये सवाल पूछें:
"क्या समस्या वास्तव में कीमत थी - या बातचीत शुरू होने से पहले ही कार्यप्रवाह में बाधा उत्पन्न हो रही थी?"
यह सवाल आमतौर पर किसी अन्य छूट से कहीं अधिक जानकारी प्रकट करता है।
