एक खरीदार का कहना है कि परियोजना "इस वर्ष के लिए योजनाबद्ध" है। बिक्री विभाग तिमाही के अंत में सौदे को अंतिम रूप देने की तारीख तय करता है। दो महीने बाद, तारीख आगे बढ़ जाती है। बैठकें जारी रहने के कारण अवसर अभी भी सक्रिय प्रतीत होता है, लेकिन किसी को नहीं पता कि तकनीकी मूल्यांकन, बजट अनुमोदन, आपूर्तिकर्ता को शामिल करना या खरीद प्रक्रिया वास्तव में चल रही है या नहीं।
खरीद प्रक्रिया कोई एक निश्चित उलटी गिनती वाली घड़ी नहीं है। यह निर्णयों की एक श्रृंखला है जो अलग-अलग गति से आगे बढ़ सकती है।
किसी बी2बी खरीदार के खरीद चक्र का अनुमान लगाने का व्यावहारिक तरीका यह है कि पहले यह परिभाषित किया जाए कि किस निर्णय का समय निर्धारित किया जा रहा है, महत्वपूर्ण पड़ावों से संबंधित प्रत्यक्ष प्रमाण एकत्र किए जाएं, ऐतिहासिक और परिचालन संदर्भ को शामिल किया जाए, स्पष्ट मान्यताओं के साथ एक समय सीमा निर्धारित की जाए और प्रत्येक घटना के बाद अनुमान को संशोधित किया जाए। लक्ष्य सटीक भविष्यवाणी करना नहीं है। बल्कि खरीद से पहले जो होना चाहिए उसका एक ईमानदार दृष्टिकोण प्राप्त करना है।
खरीद प्रक्रिया के दौरान घड़ियों को अलग करें
जटिल खरीद में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:
- समस्या की पहचान
- आवश्यकता परिभाषा
- तकनीकी मूल्यांकन
- नमूना या परीक्षण
- आंतरिक व्यापार मामला
- बजट आवंटन
- आपूर्तिकर्ता योग्यता
- जोखिम या अनुपालन समीक्षा
- वाणिज्यिक वार्ता
- खरीद आदेश की स्वीकृति
- उत्पादन और वितरण योजना
- पुनरावृत्ति-आदेश निर्णय
पूछें कि खरीदार किस घड़ी के बारे में बात कर रहा है। "हमें यह अक्टूबर में चाहिए" का मतलब इंस्टॉलेशन, डिलीवरी, ऑर्डर देना या आंतरिक अनुमोदन हो सकता है।
चरण-साक्ष्य मानचित्र बनाएं
| अवस्था | अधिक मजबूत सबूत | कमजोर सबूत |
|---|---|---|
| मांग | लिखित विनिर्देश, आवेदन समीक्षा | इस श्रेणी में सामान्य रुचि |
| मूल्यांकन | नमूना योजना, परीक्षण तिथि, नामित मूल्यांकनकर्ता | विवरणिका के लिए अनुरोध |
| बजट | परियोजना स्वीकृत, बजट स्वामी की पुष्टि | कंपनी की वृद्धि की घोषणा |
| आपूर्तिकर्ता अनुमोदन | ऑनबोर्डिंग फॉर्म, ऑडिट, अनुपालन अनुरोध | ईमेल में खरीद संपर्क जोड़ा गया |
| वाणिज्यिक निर्णय | निर्धारित दायरे पर बातचीत | सामान्य मूल्य प्रश्न |
| आदेश | खरीद प्रक्रिया और अनुमोदन मार्ग की पुष्टि हो गई है। | अगले चरण के बिना मौखिक इरादा |
इस चरण में खरीदार के साक्ष्य प्रदर्शित होने चाहिए, न कि विक्रेता की गतिविधि। कोटेशन भेजने से यह साबित नहीं होता कि खरीदार ने व्यावसायिक मूल्यांकन शुरू कर दिया है।
समय से संबंधित ऐसे प्रश्न पूछें जिनका उत्तर देना आसान हो।
जब तक प्रक्रिया स्पष्ट न हो, तब तक "आप कब खरीदेंगे?" जैसे प्रश्न पूछने से बचें।
ऐसे प्रश्न पूछें जैसे:
- आपूर्तिकर्ता का चयन करने से पहले किन बातों पर निर्णय लेना आवश्यक है?
- अगला तकनीकी या परिचालन संबंधी महत्वपूर्ण पड़ाव कौन सा होगा?
- क्या परियोजना की तिथि निश्चित है, किसी अन्य घटना पर निर्भर है, या अभी भी अस्थायी है?
- इस प्रकार की खरीद के लिए बजट सामान्यतः कब स्वीकृत किए जाते हैं?
- क्या आपूर्तिकर्ता की सदस्यता तकनीकी चयन से पहले होती है या बाद में?
- परीक्षण के परिणामों की समीक्षा करने की आवश्यकता किसे है?
- परियोजना में देरी होने का क्या कारण हो सकता है?
- आपकी टीम के लिए कौन सी तारीख सबसे ज्यादा मायने रखती है: अनुमोदन, ऑर्डर, डिलीवरी या स्टार्टअप?
ये प्रश्न खरीदार को किसी प्रतिबद्धता के लिए बाध्य किए बिना प्रक्रिया का वर्णन करने में मदद करते हैं।
तिथियों के लिए साक्ष्य पदानुक्रम का उपयोग करें
क्रम निर्धारण साक्ष्य।
- एक परिभाषित परियोजना से संबंधित औपचारिक खरीदार की समय सीमा
- खरीदार का सीधा विवरण जिसमें महत्वपूर्ण पड़ाव और मालिक का नाम शामिल हो।
- अगली कार्रवाई पर सहमति बन गई है और तारीख भी तय हो गई है।
- उसी खाते और खरीद प्रकार से ऐतिहासिक पैटर्न
- एप्लिकेशन से संबंधित परिचालन घटना
- सार्वजनिक कंपनी या बाजार संकेत
- विक्रेता का अनुमान
निम्न-स्तरीय साक्ष्य अनुसंधान को दिशा दे सकते हैं, लेकिन उन्हें प्रत्यक्ष जानकारी का खंडन नहीं करना चाहिए।
देश-आधारित वाणिज्यिक मार्गदर्शिकाएँ टीमों को बाज़ार और खरीद के संदर्भ को समझने में मदद कर सकती हैं, जबकि विश्व व्यापार संगठन (WTO) के सांख्यिकी संसाधन व्यापक व्यापार पृष्ठभूमि प्रदान कर सकते हैं। इनमें से कोई भी स्रोत किसी नामित क्रेता की आंतरिक अनुमोदन तिथि स्थापित नहीं करता है।
ऐतिहासिक खरीदारी की लय को ध्यानपूर्वक शामिल करें।
CRM और ऑर्डर हिस्ट्री से निम्नलिखित बातें पता चल सकती हैं:
- पहली पूछताछ से लेकर पहले ऑर्डर तक का समय
- सामान्य नमूना और अनुमोदन अवधि
- वार्षिक बजट अवधि
- मौसमी उत्पादन परिवर्तन
- अंतरालों को पुनर्व्यवस्थित करें
- निविदा कैलेंडर
- आपूर्तिकर्ता ऑडिट का समय
- छुट्टियों, बंद होने या क्षमता संबंधी कारणों से होने वाली देरी
तुलनीय खरीदारी का उदाहरण लें। एक प्रतिस्थापन पुर्जा और एक नई उत्पादन लाइन के चक्र अलग-अलग होते हैं।
ऐतिहासिक लय एक पूर्वधारणा है, कोई वादा नहीं। बताइए कि वर्तमान परियोजना तेज़ या धीमी क्यों हो सकती है।
परिचालन संबंधी घटनाओं को अक्षरशः पढ़ें।
प्रासंगिक घटनाओं में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:
- नई सुविधा का निर्माण
- उत्पाद प्रक्षेपण
- उपकरण प्रतिस्थापन
- प्रमाणन की समय सीमा
- क्षमता में वृद्धि
- अंतिम ग्राहक पुरस्कार
- रखरखाव कार्य के लिए बंद
- मौजूदा अनुबंध की समाप्ति
घटना की व्याख्या करने से पहले उसका वर्णन करें।
बेहतर रिकॉर्ड:
कंपनी ने घोषणा की है कि नई उत्पादन लाइन से अगले साल की पहली छमाही में उत्पादन शुरू होने की उम्मीद है। आपूर्तिकर्ता मूल्यांकन की तिथि अभी तक तय नहीं हुई है।
खराब रिकॉर्ड:
खरीदार इस तिमाही में ऑर्डर देगा।
पहला शोध प्रश्न तैयार करता है। दूसरा तात्कालिकता की स्थिति उत्पन्न करता है।
किसी एक असमर्थित तिथि के बजाय एक सीमा का अनुमान लगाएं।
तीन तिथियों का उपयोग करें:
| अनुमान लगाना | अर्थ | आवश्यक नोट |
|---|---|---|
| सबसे पहले | यदि सभी ज्ञात चरण बिना किसी देरी के आगे बढ़ते हैं तो खरीदारी संभव हो सकती है। | कुछ धारणाएँ आवश्यक हैं |
| सबसे अधिक संभावना | वर्तमान साक्ष्य इस संभावना का समर्थन करते हैं। | सबसे महत्वपूर्ण मील के पत्थर और निर्भरताएँ |
| नवीनतम | ज्ञात जोखिमों के कारण निर्णय में बदलाव आ सकता है। | विलंब की शर्तें |
उदाहरण:
- सबसे पहला ऑर्डर: सितंबर में, यदि अगस्त में प्लांट ट्रायल सफल रहता है और सप्लायर को शामिल करने की प्रक्रिया समानांतर चलती रहती है।
- खरीदार द्वारा बताई गई अनुमोदन प्रक्रिया के आधार पर, सबसे संभावित समय अक्टूबर से नवंबर के बीच है।
- नवीनतम जानकारी: जनवरी, यदि पूंजी अनुमोदन अगले बजट चक्र में स्थानांतरित हो जाता है।
यह दायरा अनिश्चितता को छिपाने के बजाय उसे स्पष्ट करता है।
खरीद चक्र का एक उदाहरण स्वरूप अनुमान
एक पैकेजिंग निर्माता कंपनी पेय पदार्थ के ग्राहक के लिए एक नई सामग्री का मूल्यांकन कर रही है।
उपलब्ध साक्ष्य:
- तकनीकी टीम छह सप्ताह में लाइन ट्रायल करने की योजना बना रही है।
- परीक्षण डेटा पूरा होने के बाद गुणवत्ता अनुमोदन में आमतौर पर तीन सप्ताह का समय लगता है।
- खरीद विभाग तकनीकी समीक्षा के दौरान आपूर्तिकर्ता को शामिल करने की प्रक्रिया शुरू कर सकता है।
- गुणवत्ता की मंजूरी मिलने के बाद ही व्यापारिक शर्तों पर बातचीत की जाएगी।
- उत्पादन शुरू करने का लक्ष्य फरवरी में रखा गया है।
निर्यातक को तत्काल ऑर्डर मिलने की कोई संभावना नहीं है। वह निम्नलिखित दर्ज करता है:
- परीक्षण अवधि: अगस्त के अंत में
- गुणवत्ता संबंधी निर्णय: यदि डेटा पूर्ण है तो सितंबर में।
- व्यावसायिक निर्णय: अक्टूबर
- सबसे पहला ऑर्डर: अक्टूबर
- सबसे संभावित क्रम: नवंबर
- मुख्य जोखिम: परीक्षण का पुनर्निर्धारण, अपूर्ण माइग्रेशन डेटा, ऑनबोर्डिंग में देरी
मुकदमे की सुनवाई दो सप्ताह आगे बढ़ने के बाद, पूर्वानुमान में एक कारण से बदलाव आता है।
समय के साक्ष्य को दृश्यमान रखने के लिए SaleAI का उपयोग करें
SaleAI CRM में महत्वपूर्ण उपलब्धियां, खरीदार के बयान, मालिक, निर्भरताएं, तिथि सीमाएं और पूर्वानुमान परिवर्तन के कारण संग्रहीत किए जा सकते हैं। SaleAI एजेंट सार्वजनिक परिचालन संदर्भ में अनुसंधान में सहायता कर सकता है।
एक परिबद्ध कार्य निम्न हो सकता है:
इस अवसर के लिए खरीद के समय की समीक्षा करें। मूल्यांकन, बजट, आपूर्तिकर्ता की स्वीकृति, व्यावसायिक निर्णय, ऑर्डर और डिलीवरी को अलग-अलग करें। प्रत्यक्ष खरीदार की तिथियां, सहमत अगली कार्रवाइयां, ऐतिहासिक खाता समय, सार्वजनिक परिचालन घटनाएं, निर्भरताएं और जोखिम निकालें। साक्ष्य सहित सबसे शुरुआती, सबसे संभावित और सबसे नवीनतम समय सीमाएं प्रस्तुत करें। पूर्वानुमान चरण में परिवर्तन न करें या छूटी हुई तिथियों को मनगढ़ंत न बनाएं।
स्वचालित व्यावसायिक डेटा दिनांकित कंपनी की घटनाओं में योगदान कर सकता है, जबकि डेटा परिसंपत्तियां तुलनीय अवसरों में ऐतिहासिक चक्र पैटर्न को संरक्षित कर सकती हैं।
बिक्री प्रबंधकों को पूर्वानुमान परिवर्तनों को मंजूरी देनी चाहिए और मान्यताओं को चुनौती देनी चाहिए।
पूर्वानुमान नियम बनाएं
उदाहरण:
- खरीदार के अंतिम निर्णय के बिना कोई समापन तिथि नहीं है।
- प्रत्यक्ष समय प्रमाण के बिना कोई निश्चित पूर्वानुमान नहीं।
- हर बार तारीख बदलने पर कोई न कोई कारण बताना जरूरी होता है।
- विक्रेता द्वारा बनाए गए कार्य खरीदार के लक्ष्यों में शामिल नहीं होते हैं।
- सार्वजनिक संकेतों से खरीद प्रक्रिया के चरण की पुष्टि नहीं हो सकती।
- पुरानी भविष्यवाणियाँ पूर्वानुमान की विश्वसनीयता को कम करती हैं।
- स्थगित परियोजनाओं को प्रतिस्पर्धी नुकसान से अलग रखा जाता है।
- दोहराए गए ऑर्डर खाते के इतिहास का उपयोग केवल तभी करते हैं जब उत्पाद और स्थितियाँ तुलनीय हों।
नियमों का उद्देश्य ईमानदारी को बढ़ावा देना होना चाहिए, न कि अनिश्चितता के लिए विक्रेताओं को दंडित करना।
स्टेज से अलग आत्मविश्वास का आकलन करें
तकनीकी मूल्यांकन में दो अवसर अलग-अलग आत्मविश्वास स्तर के हो सकते हैं।
आत्मविश्वास निम्नलिखित बातों पर विचार कर सकता है:
- समय के साक्ष्य की प्रत्यक्षता
- मील का पत्थर स्वामित्व
- अनसुलझी निर्भरताओं की संख्या
- प्रक्रिया की ऐतिहासिक विश्वसनीयता
- हितधारकों की पहुंच
- खरीदार की कार्रवाई की नवीनता
- वाणिज्यिक और तकनीकी जोखिम
अपने आत्मविश्वास का कारण स्पष्ट करें। बिना स्पष्टीकरण के कोई संख्या बताने से मूल समस्या फिर से उत्पन्न हो जाती है।
महत्वपूर्ण घटनाओं के बाद तरोताज़ा हो जाएं
इसके बाद अनुमान को अपडेट करें:
- परीक्षण का पूरा होना या उसमें देरी होना
- आवश्यकता में परिवर्तन
- नया हितधारक
- बजट निर्णय
- आपूर्तिकर्ता ऑनबोर्डिंग अनुरोध
- वाणिज्यिक वार्ता
- परियोजना स्थगन
- खरीदार द्वारा अनुमोदित अगली कार्रवाई छूट गई
- बाहरी घटना जो संचालन को बदल देती है
महीने के अंत में तिथि को स्वचालित रूप से न बदलें।
पूर्वानुमान सीखने को मापें
उपयोगी उपायों में निम्नलिखित शामिल हैं:
- खरीदार-समर्थित लक्ष्यों के साथ अवसर
- दर्ज कारण सहित तिथि में परिवर्तन
- खरीद के प्रकार के अनुसार सटीकता
- प्रत्येक निर्णय चरण में व्यतीत समय
- विशिष्ट निर्भरताओं के कारण होने वाली पूर्वानुमान त्रुटियाँ
- बाद में सार्वजनिक संकेतों की पुष्टि या खंडन किया गया
- ऐसे अवसर जिनमें समय का कोई निश्चित अनुमान नहीं होता।
- विक्रेता की गतिविधि और खरीदार की प्रगति के बीच अंतर
उद्देश्य शून्य तिथि गतिविधि नहीं है। उद्देश्य व्याख्या योग्य गतिविधि है।
अंतिम निष्कर्ष
किसी बी2बी खरीदार के खरीद चक्र का अनुमान लगाने का मतलब है निर्णय श्रृंखला के समय का आकलन करना, न कि अंतिम तिथि का अनुमान लगाना। विभिन्न चरणों को अलग-अलग करें, साक्ष्यों को क्रमबद्ध करें, सीमाएँ निर्धारित करें, निर्भरताओं का दस्तावेजीकरण करें और जब पुख्ता तथ्य सामने आएं तो अनुमान को संशोधित करें।
SaleAI खरीदारों के लक्ष्यों, व्यावसायिक घटनाओं, ऐतिहासिक समय और CRM पूर्वानुमानों को जोड़ने में मदद कर सकता है। टीमें साक्ष्य-आधारित खरीद समय निर्धारण वर्कफ़्लो बनाते समय SaleAI की कीमत की समीक्षा कर सकती हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
बी2बी खरीद चक्र क्या है?
यह किसी व्यावसायिक खरीद के लिए समस्या की परिभाषा, मूल्यांकन, अनुमोदन, आपूर्तिकर्ता चयन, वाणिज्यिक बातचीत, ऑर्डर प्राधिकरण और वितरण योजना का क्रम है।
बी2बी खरीद प्रक्रिया में कितना समय लगता है?
इसकी कोई सार्वभौमिक अवधि नहीं है। उत्पाद की जटिलता, जोखिम, बजट, आपूर्तिकर्ता को शामिल करना, हितधारक, नियम और परियोजना का समय चक्र को काफी हद तक बदल सकते हैं।
खरीद के समय का सबसे अच्छा प्रमाण क्या है?
किसी नामित उपलब्धि, मालिक और निर्णय प्रक्रिया से जुड़ा प्रत्यक्ष खरीदार का बयान आम तौर पर अप्रत्यक्ष सार्वजनिक या व्यवहार संबंधी संकेतों की तुलना में अधिक मजबूत होता है।
क्या बिक्री विभाग को एक ही संभावित समापन तिथि का उपयोग करना चाहिए?
सीआरएम सिस्टम में एक तारीख की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन टीम को अनुमानों और जोखिमों के साथ सबसे शुरुआती, सबसे संभावित और सबसे नवीनतम समयसीमा भी दर्ज करनी चाहिए।
क्या ऑर्डर का इतिहास अगले चक्र की भविष्यवाणी कर सकता है?
उत्पाद और खरीद की स्थितियाँ तुलनीय होने पर इतिहास एक उपयोगी आधार प्रदान कर सकता है। इसे वर्तमान खरीदार साक्ष्यों के साथ अद्यतन किया जाना चाहिए।
क्या SaleAI खरीद के समय का स्वचालित रूप से अनुमान लगा सकता है?
SaleAI महत्वपूर्ण पड़ावों, इतिहास, संकेतों और निर्भरताओं को व्यवस्थित कर सकता है। बिक्री टीम के सदस्यों को पूर्वानुमान के चरणों और तिथियों को अनुमोदित करना चाहिए।
क्लोजिंग डेट्स बार-बार क्यों आगे बढ़ती रहती हैं?
जब मूल अनुमान में खरीदार के साक्ष्य का अभाव हो, निर्भरताओं को छिपाया गया हो, महत्वपूर्ण पड़ावों में बदलाव हुआ हो, या परियोजना में वास्तव में कोई बदलाव आया हो, तो तिथियां बदल जाती हैं।
खरीद चक्र के पूर्वानुमान में सबसे बड़ी गलती क्या है?
विक्रेता की गतिविधि या किसी सार्वजनिक कंपनी की घटना को इस बात के प्रमाण के रूप में मानना कि खरीदार किसी विशिष्ट अनुमोदन या खरीद चरण में प्रवेश कर चुका है।
