एक शोधकर्ता कंपनी के इतिहास, अधिकारियों की जीवनी, सोशल मीडिया पोस्ट, तकनीकी जानकारी और समाचारों से संबंधित तीन पृष्ठों की सामग्री एकत्र करता है। फिर भी विक्रेता एक सामान्य कोल्ड ईमेल लिखता है क्योंकि शोध से संदेश से संबंधित प्रश्न का उत्तर नहीं मिलता।
अधिक जानकारी होने से स्वतः ही उसकी प्रासंगिकता भी नहीं बढ़ जाती।
संभावित ग्राहक के लिए शोध रिपोर्ट तैयार करने का व्यावहारिक तरीका यह है कि संपर्क का प्रश्न परिभाषित किया जाए, कंपनी और भूमिका की उपयुक्तता सत्यापित की जाए, वर्तमान व्यवसाय के संदर्भ की थोड़ी जानकारी जुटाई जाए, एक परीक्षण योग्य संदेश परिकल्पना लिखी जाए और स्रोतों तथा अनिश्चितताओं को संग्रहित किया जाए। एक अच्छी रिपोर्ट विक्रेता को यह तय करने में मदद करती है कि ग्राहक से संपर्क करना है या नहीं और कौन सा उपयोगी प्रश्न पूछना है।
संपर्क स्थापित करने के निर्णय से शुरुआत करें
शोध से पहले, बताएं:
- उत्पाद या समस्या क्षेत्र
- लक्षित कंपनी का प्रकार
- प्रासंगिक आवेदन
- निर्णय से संबंधित भूमिका होने की संभावना है
- बाजार या भूगोल
- अगली बातचीत की इच्छा है
- खाता अनुपयुक्त होने के कारण
उदाहरण:
यह निर्धारित करें कि क्या यह जर्मन अनुबंध निर्माता निरीक्षण-प्रणाली संबंधी चर्चा के लिए प्रासंगिक है, कौन सा कार्य लाइन गुणवत्ता उपकरण का मूल्यांकन करता है, और क्या हाल ही में क्षमता में हुए परिवर्तन से एक विश्वसनीय शोध प्रश्न उत्पन्न होता है।
यह सीमा शोधकर्ता को ऐसे तथ्य एकत्र करने से रोकती है जिनका जनसंपर्क पर कभी कोई प्रभाव नहीं पड़ेगा।
एक पृष्ठ के संक्षिप्त प्रारूप का उपयोग करें
| संक्षिप्त अनुभाग | क्या रिकॉर्ड करना है | किन चीजों से बचना चाहिए |
|---|---|---|
| कंपनी की पहचान | कानूनी या व्यापारिक नाम, वेबसाइट, स्थान, व्यवसाय मॉडल | यदि समान नाम एक ही कंपनी के हैं तो |
| उपयुक्त | उत्पाद, अनुप्रयोग, पैमाना, बाजार, क्षमता | परिचालन प्रमाण के बिना उद्योग लेबल |
| भूमिका साक्ष्य | शीर्षक, टीम, स्थल, सार्वजनिक उत्तरदायित्व, तिथि | वरिष्ठता को अधिकार के रूप में मानना |
| वर्तमान संदर्भ | एक या दो प्रासंगिक बदलाव या परियोजनाएँ | असंबंधित समाचार और व्यक्तिगत विवरण |
| सीआरएम इतिहास | स्वामी, पूर्व संपर्क, परिणाम, अपवाद | डुप्लिकेट खाता बनाना |
| संदेश परिकल्पना | सबूत, संभावित प्रासंगिकता, उपयोगी प्रश्न | पुष्ट आवश्यकता या इरादे का दावा करना |
| सूत्रों का कहना है | यूआरएल, तिथियां, विश्वास | बिना स्रोत के कॉपी किया गया पाठ |
संदेश लिखने या स्वीकृत करने से पहले संक्षिप्त विवरण इतना छोटा होना चाहिए कि उसे सरसरी तौर पर पढ़ा जा सके।
संपर्क करने से पहले कंपनी की पुष्टि कर लें।
पुष्टि करना:
- आधिकारिक वेबसाइट और व्यवसाय का विवरण
- देश और परिचालन स्थान
- निर्माता, वितरक, आयातक, सेवा प्रदाता, या अन्य भूमिका
- उत्पाद और अनुप्रयोग की प्रासंगिकता
- मूल कंपनी, सहायक कंपनी या ब्रांड संबंध
- सार्वजनिक व्यावसायिक संपर्क मार्ग
- मौजूदा सीआरएम रिकॉर्ड
देश-आधारित व्यापार मार्गदर्शिकाएँ देश और क्षेत्र के संदर्भ में सहायता प्रदान कर सकती हैं। विश्व व्यापार संगठन (डब्ल्यूटीओ) के सांख्यिकी संसाधन व्यापक व्यापार पृष्ठभूमि प्रदान कर सकते हैं। लेकिन इनमें से कोई भी यह साबित नहीं करता कि कोई नामित कंपनी उत्पाद के लिए उपयुक्त है।
यदि पहचान अनिश्चित बनी रहती है, तो ब्रीफ में इसका उल्लेख किया जाना चाहिए और व्यक्तिगत संपर्क अनुसंधान से पहले ही इसे रोक देना चाहिए।
भूमिका चयन को एक परिकल्पना के रूप में मानें।
शीर्षक एक सुराग हो सकता है।
अभिलेख:
- वर्तमान पदनाम और विभाग
- व्यावसायिक इकाई या स्थल
- सार्वजनिक पेशेवर जिम्मेदारियां
- लक्ष्य एप्लिकेशन से कनेक्शन
- निर्णय में संभावित संलिप्तता
- स्रोत और तिथि
- आत्मविश्वास
- यदि अनिश्चितता हो तो रेफरल मार्ग अपनाएं
उत्पादन प्रौद्योगिकी प्रस्ताव के लिए, एक संचालन प्रबंधक, प्रक्रिया अभियंता, गुणवत्ता प्रमुख, रखरखाव प्रबंधक और खरीद संपर्क व्यक्ति विभिन्न चरणों को नियंत्रित कर सकते हैं।
संक्षिप्त विवरण में यह बताया जाना चाहिए कि वह व्यक्ति क्यों प्रासंगिक हो सकता है, न कि केवल एक ईमेल पता प्रदान किया जाना चाहिए।
वर्तमान संदर्भ को अक्षरशः कैप्चर करें
प्रासंगिक संदर्भ में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:
- सुविधा विस्तार
- नई उत्पाद श्रृंखला
- भर्ती प्रक्रिया आवेदन से संबंधित है
- प्रमाणन
- नए बाजार में प्रवेश
- उपकरण प्रतिस्थापन
- व्यापारिक आयोजनों में भागीदारी
- सार्वजनिक तकनीकी परियोजना
स्रोत में जो दिखाया गया है, वही लिखें।
जिम्मेदारीपूर्ण टिप्पणी:
कंपनी ने ब्रनो में दूसरी पैकेजिंग लाइन शुरू करने की घोषणा की है और एक गुणवत्ता इंजीनियर की भर्ती कर रही है। उपकरण मूल्यांकन की पुष्टि अभी तक नहीं हुई है।
अतिदावा:
कंपनी को तत्काल नए निरीक्षण उपकरणों की आवश्यकता है।
पहला नोट एक प्रश्न का समर्थन करता है। दूसरा नोट अप्रत्यक्ष साक्ष्य को झूठे इरादे में बदल देता है।
वैकल्पिक स्पष्टीकरण जोड़ें
प्रत्येक महत्वपूर्ण संकेत के लिए, कम से कम एक विकल्प सूचीबद्ध करें।
| संकेत | संभावित प्रासंगिकता | वैकल्पिक व्याख्या |
|---|---|---|
| प्रोसेस इंजीनियर की भर्ती | नया उत्पादन या सुधार कार्य | मौजूदा परिचालनों के लिए प्रतिस्थापन कर्मचारी |
| वेबसाइट पर जाना | इस विषय पर शोध करने वाला खाता | छात्र, प्रतियोगी, आपूर्तिकर्ता या वर्तमान उपयोगकर्ता |
| आयात गतिविधि | श्रेणी भागीदारी | किसी मध्यस्थ या अन्य विभाग द्वारा खरीद |
| उत्पाद प्रक्षेपण | नए आवेदन की आवश्यकता है | मौजूदा आपूर्तिकर्ता और प्रक्रिया पहले से ही अनुमोदित हैं। |
वैकल्पिक स्पष्टीकरण शुरुआती चरण को अधिक सावधानीपूर्वक बनाते हैं और योग्यता में सुधार करते हैं।
संदेश से पहले संदेश की परिकल्पना लिखें।
इस प्रारूप का उपयोग करें:
[अवलोकनीय व्यावसायिक संदर्भ] के कारण, [भूमिका या टीम] [व्यावसायिक प्रश्न] की समीक्षा कर रही होगी। हमारा प्रस्ताव प्रासंगिक हो सकता है यदि [उपयुक्तता शर्त] पूरी हो। पहले संदेश में [विशिष्ट प्रश्न] पूछा जाना चाहिए और [अपुष्ट धारणा] का दावा नहीं किया जाना चाहिए।
उदाहरण:
कंपनी द्वारा नई स्टेरिल पैकेजिंग लाइन की घोषणा के कारण, प्लांट की गुणवत्ता या सत्यापन टीम निरीक्षण और ट्रेसबिलिटी संबंधी आवश्यकताओं की समीक्षा कर रही होगी। हमारा सिस्टम तभी प्रासंगिक है जब लाइन में स्वचालित सील निरीक्षण की आवश्यकता हो। संदेश में यह पूछा जाना चाहिए कि सत्यापन योजना का स्वामित्व किसके पास है और यह दावा नहीं किया जाना चाहिए कि आपूर्तिकर्ता चयन शुरू हो गया है।
यह परिकल्पना लेखक को एक उपयोगी सीमा प्रदान करती है।
संक्षिप्त जानकारी को एक सम्मानजनक शुरुआत में बदलें।
एक संक्षिप्त संदेश इस प्रकार हो सकता है:
मैंने देखा कि आपकी ब्रनो साइट पर एक स्टेराइल पैकेजिंग लाइन शुरू की जा रही है। हम लाइन सेटअप के दौरान सील निरीक्षण और ट्रेसिबिलिटी आवश्यकताओं का मूल्यांकन करने वाली गुणवत्ता टीमों के साथ काम करते हैं। क्या सत्यापन योजना साइट गुणवत्ता समूह द्वारा या केंद्रीय इंजीनियरिंग टीम द्वारा संभाली जाती है?
संदेश में प्रासंगिकता बताई गई है और स्पष्टीकरण मांगा गया है। इसमें खरीदार की योजनाओं के बारे में जानकारी होने का दावा नहीं किया गया है।
एक उदाहरण स्वरूप शोध संक्षिप्त विवरण
औद्योगिक निस्पंदन प्रणालियों का एक निर्यातक मेक्सिको में एक पेय उत्पादक की पहचान करता है।
संक्षिप्त विवरण से पता चलता है:
- कंपनी तीन पेय पदार्थ संयंत्रों का संचालन करती है।
- एक सार्वजनिक सतत विकास रिपोर्ट में जल पुन: उपयोग का उल्लेख किया गया है, लेकिन किसी भी प्रकार के फ़िल्टरेशन उपकरण की खरीद की घोषणा नहीं की गई है।
- लक्षित संपर्क व्यक्ति समूह खरीद का नहीं, बल्कि एक संयंत्र में उपयोगिताओं का प्रबंधन करता है।
- CRM में किसी अन्य साइट से एक पुरानी पूछताछ दर्ज है जो स्थानीय सेवा उपलब्ध न होने के कारण समाप्त हो गई थी।
- निर्यातक को अब मेक्सिको में एक अनुमोदित सेवा भागीदार मिल गया है।
- संदेश परिकल्पना का उद्देश्य यह पूछना है कि संयंत्र जल-पुन:उपयोग निस्पंदन का मूल्यांकन कैसे करता है और क्या सेवा कवरेज पहले एक बाधा थी।
कंपनी के इतिहास के एक और पृष्ठ की तुलना में पुराना सीआरएम रिकॉर्ड संदेश को अधिक बदल देता है।
सुसंगत ब्रीफ बनाने के लिए SaleAI का उपयोग करें
SaleAI एजेंट सीमित वेबसाइट अनुसंधान और संरचित निष्कर्षण में सहायता कर सकता है। लीडफाइंडर एजेंट प्रासंगिक सार्वजनिक भूमिकाओं की जांच में मदद कर सकता है, और SaleAI CRM दोहराव वाले संपर्कों को रोक सकता है।
एक उपयोगी कार्य यह हो सकता है:
इस ग्राहक के लिए एक पृष्ठ का संभावित ग्राहक अनुसंधान संक्षिप्त विवरण तैयार करें। कंपनी की पहचान, व्यावसायिक भूमिका, उत्पाद और अनुप्रयोग की उपयुक्तता, प्रासंगिक सार्वजनिक भूमिका के प्रमाण, सीआरएम इतिहास, एक या दो दिनांकित व्यावसायिक संकेत, वैकल्पिक स्पष्टीकरण, स्रोत यूआरएल और एक संदेश परिकल्पना की पुष्टि करें। अनावश्यक व्यक्तिगत डेटा को शामिल न करें। संभावित ग्राहक से संपर्क न करें और न ही खरीदारी का इरादा जताएं।
स्वचालित व्यावसायिक डेटा कंपनी-परिवर्तन संदर्भ जोड़ सकता है, और डेटा परिसंपत्तियां पुन: उपयोग के लिए अनुमोदित संक्षिप्त फ़ील्ड को संरक्षित कर सकती हैं।
विक्रेता को संपर्क भेजने से पहले संक्षिप्त विवरण की पुष्टि कर लेनी चाहिए।
डेटा न्यूनीकरण लागू करें
केवल वैध व्यावसायिक निर्णय और उचित संपर्क के लिए आवश्यक जानकारी ही एकत्र करें। पारिवारिक विवरण, निजी संपर्क जानकारी, असंबंधित सामाजिक गतिविधि या संवेदनशील व्यक्तिगत डेटा शामिल न करें।
यूरोपीय आयोग के डेटा संरक्षण दिशानिर्देश यूरोपीय संघ में डेटा संरक्षण के लिए सामान्य संदर्भ प्रदान करते हैं। टीमों को लागू कानून, स्थानीय आवश्यकताओं और कंपनी नीति का पालन करना चाहिए।
एक संक्षिप्त गुणवत्ता गेट जोड़ें
अनुमोदन से पहले, निम्नलिखित की जाँच करें:
- कंपनी की पहचान विश्वसनीय है
- उपयुक्तता परिचालन साक्ष्य द्वारा समर्थित है
- भूमिका की प्रासंगिकता समझाई गई है
- स्रोत और तिथियां दिखाई दे रही हैं
- CRM स्वामित्व की जाँच की जाती है
- संकेतों का शाब्दिक वर्णन किया गया है
- विकल्प सूचीबद्ध हैं
- संदेश परिकल्पना परीक्षण योग्य है
- इसमें कोई संवेदनशील या असंबंधित डेटा शामिल नहीं है।
- पहला प्रश्न तब भी उपयोगी है, भले ही परिकल्पना गलत हो।
यदि विवरण उपयुक्त नहीं है, तो और अधिक शोध करें या उस लेख को अस्वीकार कर दें।
संक्षिप्त उपयोगिता को मापें
उपयोगी उपायों में निम्नलिखित शामिल हैं:
- ऐसे संक्षिप्त विवरण जो अनुपयुक्त संपर्कों को रोकते हैं
- मौजूदा CRM इतिहास से जुड़े खाते
- वे उत्तर जो भूमिका संबंधी धारणाओं की पुष्टि या सुधार करते हैं
- संबंधित कार्य के लिए संदर्भ
- दिनांकित साक्ष्यों द्वारा समर्थित संदेश
- स्वीकृत खाते के लिए अनुसंधान समय
- समीक्षा में निराधार इरादे के दावे पाए गए
- बाद के लेखा कार्य में प्रयुक्त संक्षिप्त क्षेत्र
एकत्रित किए गए तथ्यों की संख्या को पुरस्कृत न करें।
अंतिम निष्कर्ष
संभावित ग्राहक अनुसंधान संक्षिप्त विवरण तैयार करने का उद्देश्य किसी एक संपर्क निर्णय के लिए अनिश्चितता को कम करना है। कंपनी की पुष्टि करें, भूमिका की प्रासंगिकता स्पष्ट करें, सीमित वर्तमान संदर्भ को शामिल करें, स्रोतों को सुरक्षित रखें और साक्ष्य को सावधानीपूर्वक तैयार किए गए प्रश्न में बदलें।
SaleAI अनुसंधान को मानकीकृत करने और इसे CRM स्वामित्व से जोड़े रखने में मदद कर सकता है। टीमें दोहराने योग्य ब्रीफ-टू-आउटरीच वर्कफ़्लो डिज़ाइन करते समय SaleAI की कीमत की समीक्षा कर सकती हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
प्रोस्पेक्ट रिसर्च ब्रीफ क्या है?
यह एक संक्षिप्त विवरण है जो कंपनी के लिए उपयुक्तता, भूमिका की प्रासंगिकता, वर्तमान संदर्भ, सीआरएम इतिहास, स्रोत, अनिश्चितता और संभावित संपर्क प्रश्न की व्याख्या करता है।
संभावित ग्राहक को दी जाने वाली संक्षिप्त जानकारी कितनी लंबी होनी चाहिए?
यह आमतौर पर एक स्कैन करने योग्य पृष्ठ या स्क्रीन पर समा जाना चाहिए। जटिल रणनीतिक खातों में अधिक विवरण की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन प्रत्येक क्षेत्र किसी निर्णय का समर्थन करना चाहिए।
कोल्ड ईमेल भेजने से पहले किन बातों पर शोध करना चाहिए?
कंपनी, आवेदन की उपयुक्तता, प्रासंगिक भूमिका, वर्तमान व्यावसायिक संदर्भ, मौजूदा सीआरएम इतिहास, सार्वजनिक संपर्क मार्ग और खरीदार से संबंधित एक उपयोगी प्रश्न की पुष्टि करें।
क्या किसी उम्मीदवार का चयन करने के लिए पदनाम ही काफी है?
नहीं। पदनाम अलग-अलग होते हैं। भूमिका को प्रासंगिक मानने से पहले विभाग, स्थान, सार्वजनिक जिम्मेदारियां, निर्णय से संबंध और आत्मविश्वास जैसी जानकारी जोड़ें।
क्या सार्वजनिक समाचार खरीदारी के इरादे को साबित कर सकते हैं?
नहीं। सार्वजनिक घटनाएँ शोध या परिकल्पना को सही ठहरा सकती हैं, लेकिन किसी परियोजना या निर्णय की पुष्टि के लिए प्रत्यक्ष खरीदार के साक्ष्य की आवश्यकता होती है।
क्या SaleAI स्वचालित रूप से संभावित ग्राहकों के लिए संक्षिप्त विवरण तैयार कर सकता है?
SaleAI सार्वजनिक और CRM साक्ष्यों को एक संरचित संक्षिप्त विवरण में व्यवस्थित कर सकता है। विक्रेता को उपयुक्तता, गोपनीयता और संदेश की प्रासंगिकता की समीक्षा करनी चाहिए।
कौन सी जानकारी को शामिल नहीं किया जाना चाहिए?
असंबद्ध व्यक्तिगत जानकारी, संवेदनशील डेटा, उचित आधार के बिना निजी संपर्क विवरण और ऐसे तथ्य जो व्यावसायिक निर्णय का समर्थन नहीं करते हैं, उन्हें शामिल न करें।
संभावित ग्राहकों की तलाश में की जाने वाली सबसे बड़ी गलती क्या है?
आउटरीच के प्रश्न को परिभाषित किए बिना कई तथ्यों को एकत्र करने से लंबे-लंबे संक्षिप्त विवरण और सामान्य संदेश तैयार होते हैं।
