ईमेल स्मार्ट रीच उत्पाद पृष्ठ में ग्राहक पूछताछ के लिए स्वचालित उत्तर देने की सुविधा शामिल है। SaleAI स्वचालित ईमेल उत्तर तब सबसे उपयोगी होता है जब टीम के पास इस बारे में स्पष्ट नियम हों कि किन प्रश्नों का उत्तर स्वचालित रूप से दिया जा सकता है और किन प्रश्नों के लिए किसी जिम्मेदार व्यक्ति की आवश्यकता होती है, ताकि समय पर और संदर्भ-आधारित प्रतिक्रियाएँ दी जा सकें।
गति महत्वपूर्ण है, लेकिन तुरंत गलत उत्तर देने से सोच-समझकर प्रतिक्रिया देने की तुलना में अधिक काम बढ़ जाता है। कीमतों, डिलीवरी की प्रतिबद्धताओं, तकनीकी अनुकूलता, शिकायतों, कानूनी भाषा और खाते से संबंधित निर्णयों को कैटलॉग या मीटिंग के समय के लिए सामान्य अनुरोधों की तरह नहीं माना जाना चाहिए।
मसौदा तैयार करने से पहले पूछताछ को वर्गीकृत करें
| पूछताछ का प्रकार | स्वचालन समर्थन कर सकता है | आवश्यकता की समीक्षा करें |
|---|---|---|
| सामान्य उत्पाद संबंधी प्रश्न | स्वीकृत सारांश और संबंधित लिंक | प्रासंगिकता की जाँच करें |
| विनिर्देशन के लिए अनुरोध | अनुमोदित दस्तावेज़ और स्पष्टीकरण | यदि अस्पष्ट हो तो तकनीकी समीक्षा करें |
| कीमत या उद्धरण | मात्रा और आवश्यकताओं की जानकारी जुटाएँ | बिक्री अनुमोदन आवश्यक है |
| वितरण प्रतिबद्धता | स्थान और समय एकत्रित करें | संचालन संबंधी अनुमोदन आवश्यक है |
| शिकायत या दोष | स्वीकार करें और निर्देशित करें | मानवीय स्वामित्व आवश्यक है |
| खाता या अनुबंध संबंधी समस्या | अनुमत संदर्भ प्राप्त करें | अधिकृत स्वामी आवश्यक है |
यह वर्गीकरण SaleAI के स्वचालित ईमेल उत्तर को हर संदेश को सामग्री-निर्माण कार्य के रूप में मानने से रोकता है।
ग्राहक रिकॉर्ड को संदर्भ के रूप में उपयोग करें
SaleAI CRM ग्राहक की जानकारी, बातचीत का इतिहास, टिप्पणियाँ, प्राथमिकताएँ और चरण को व्यवस्थित करता है। यह संदर्भ वास्तविक बातचीत को जारी रखने में मदद करता है। सिस्टम पहले से दी गई जानकारी को दोबारा पूछने से बच सकता है और जिम्मेदार व्यक्ति की पहचान कर सकता है।
संदर्भ के अनुसार पहुंच की सीमाएं भी निर्धारित होनी चाहिए। प्रतिक्रिया में केवल प्राप्तकर्ता और कार्य के लिए उपयुक्त खाता जानकारी का ही उपयोग किया जाना चाहिए। आंतरिक नोट्स, असंबंधित संपर्क या संवेदनशील व्यावसायिक जानकारी को बाहरी मसौदे में शामिल नहीं किया जाना चाहिए।
जब कंपनी की पहचान स्पष्ट न हो, तो एंटरप्राइज़ स्कोप पृष्ठभूमि अनुसंधान में सहायता कर सकता है। डेटा एसेट्स स्रोत जानकारी को सुरक्षित रख सकते हैं। एक SaleAI एजेंट स्वीकृत वेबसाइट और सिंक्रोनाइज़ेशन कार्यों में सहायता कर सकता है। इन उपकरणों का उद्देश्य किसी विशिष्ट लापता तथ्य को हल करना होना चाहिए, न कि किसी सरल उत्तर में देरी करना।
ऐसा जवाब तैयार करें जो जांच को आगे बढ़ाए
एक उपयोगी स्वचालित ड्राफ्ट चार कार्य करता है:
- ग्राहक के वास्तविक प्रश्न को स्वीकार करता है।
- जहां संभव हो, प्रमाणित जानकारी के साथ उत्तर दें।
- इसमें यह बताया गया है कि अभी क्या आवश्यक है या कौन इसकी पुष्टि करेगा।
- यह एक स्पष्ट अगला कदम प्रदान करता है।
उदाहरण के लिए, मात्रा, डिलीवरी गंतव्य या विशिष्टताओं का उल्लेख किए बिना कोटेशन मांगने वाले खरीदार को एक संक्षिप्त स्पष्टीकरण अनुरोध प्राप्त होना चाहिए। सिस्टम को मनमाना मूल्य नहीं लगाना चाहिए या असंबंधित उत्पाद सूची प्रस्तुत नहीं करनी चाहिए।
अनुमोदन और वृद्धि संबंधी नियमों को लागू करें
टीमें कम जोखिम वाली प्रतिक्रिया श्रेणियों को परिभाषित कर सकती हैं जिन्हें त्वरित रूप से निपटाया जा सकता है। भेजने से पहले मसौदे की समीक्षा की जा सकती है, या सिस्टम केवल स्वीकृत ज्ञान सीमा के भीतर ही भेज सकता है। उच्च जोखिम वाली श्रेणियों को बिक्री, तकनीकी, संचालन, वित्त या ग्राहक सेवा विभागों को भेजा जाना चाहिए।
भेजा गया संदेश और परिणाम CRM में वापस आ जाने चाहिए। यदि ग्राहक आवश्यकता स्पष्ट करता है, तो अवसर का चरण और अगली कार्रवाई बदल सकती है। यदि समस्या शिकायत में बदल जाती है, तो स्वामित्व उपयुक्त वर्कफ़्लो को सौंप दिया जाना चाहिए।
NIST AI रिस्क मैनेजमेंट फ्रेमवर्क AI से संबंधित जोखिमों के मानचित्रण और प्रबंधन के लिए एक उपयोगी मॉडल प्रदान करता है। प्रचार संचार के हिस्से के रूप में प्रतिक्रिया दिए जाने पर अमेरिकी CAN-SPAM आवश्यकताएँ प्रासंगिक बनी रहती हैं।
उत्तर की गुणवत्ता का मापन करें
प्रतिक्रिया समय, तथ्यात्मक सुधार, शिकायतों का निवारण, ग्राहक स्पष्टीकरण, समाधान और अगले मालिक को पर्याप्त जानकारी मिली या नहीं, इन सभी की समीक्षा करें। त्वरित प्रतिक्रिया तब सफलता नहीं मानी जाएगी जब इससे भ्रम उत्पन्न हो या कोई निराधार प्रतिबद्धता बन जाए।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
SaleAI की स्वचालित ईमेल उत्तर सेवा किस उद्देश्य से बनाई गई है?
यह ग्राहकों की पूछताछ के लिए समय पर और संदर्भ-आधारित प्रतिक्रियाएं तैयार करता है और बातचीत को अगले चरण की ओर निर्देशित कर सकता है।
किन उत्तरों के लिए मानवीय अनुमोदन की आवश्यकता होनी चाहिए?
कीमतों, डिलीवरी संबंधी प्रतिबद्धताओं, तकनीकी दावों, शिकायतों, कानूनी शर्तों, संवेदनशील डेटा और खाता-विशिष्ट निर्णयों की जवाबदेही के साथ समीक्षा की जानी चाहिए।
क्या सीआरएम इतिहास से प्रतिक्रिया में सुधार हो सकता है?
जी हाँ। पिछली बातचीत, ग्राहक का स्तर, प्राथमिकताएँ और खाते का स्वामित्व, जवाब को अधिक प्रासंगिक बना सकते हैं।
क्या किसी अस्पष्ट कोटेशन अनुरोध का स्वचालित उत्तर दिया जाना चाहिए?
इसमें व्यावसायिक शब्दों का आविष्कार करने के बजाय, अनुपलब्ध मात्रा, विनिर्देश, गंतव्य, समय या अनुप्रयोग का अनुरोध किया जाना चाहिए।
भेजने के बाद क्या-क्या स्टोर किया जाना चाहिए?
संदेश, ग्राहक का जवाब, वर्गीकरण, मालिक, समस्या का समाधान और अगला कार्य संग्रहीत करें ताकि भविष्य में SaleAI द्वारा स्वचालित ईमेल उत्तर देने के निर्णयों में संदर्भ बना रहे।
